8 Praktik Terbaik Penerapan E-Procurement Procsi demi Pengadaan yang Efektif dan Efisien
Kemajuan teknologi dan informasi mendorong perkembangan dan inovasi dalam dunia bisnis. Teknologi ini dibuat untuk membantu atau mempermudah proses dalam berbagai kegiatan. Untuk memenuhi keperluan barang dan jasa baik di perusahaan atau pemerintah, dilakukan dengan proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan operasionalnya.
Perkembangan teknologi informasi ini kemudian dimanfaatkan dalam proses pengadaan barang dan jasa dengan mengembangkan sistemnya yang dikenal sebagai e-procurement (Electronic Procurement). Penerapan sistem e-procurement ini tentunya diharapkan dapat mempermudah proses pengadaan barang dan jasa, mampu memenuhi kebutuhan untuk operasional perusahaan, serta meningkatkan efektivitas pengadaan.
Efektivitas pengadaan berarti kegiatan procurement harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah diterapkan serta memberi manfaat sebesar-besarnya, yaitu kualitas, kuantitas, waktu, tempat, dan harga.
Saat menerapkan teknologi digital pada pengadaan dalam bisnis Anda, tentunya Anda pasti menginginkan agar mendapat hasil yang maksimal, efektif dan efisien.
8 Praktik Terbaik Penerapan E-Procurement
Berikut daftar praktik terbaik e-procurement, sehingga Anda dapat menikmati manfaat dari teknologi ini:
- Mengenalkan e-procurement di seluruh divisi di perusahaan
Perubahan adalah hal yang sulit bagi setiap orang dan satu-satunya cara agar penerapan e-procurement Anda berhasil, adalah jika Anda mempromosikan penggunaannya di seluruh divisi perusahaan. Pemimpin senior dalam bisnis Anda dan pemimpin di tim Anda harus direkrut untuk mempromosikan manfaat dari sistem e-Procurement.
Jika para pemimpin bergabung dengan sistem baru, seluruh perusahaan pastinya akan mulai mengadopsinya atau menggunakannya.
- RFI, RFP, dan RFQ yang Ringkas tetapi Detail
Saat Anda mengirimkan Permintaan Informasi (RFI), Permintaan Proposal (RFP), atau Permintaan Penawaran (RFQ), tentunya Anda ingin mendapatkan tanggapan yang relevan. Ini tidak dapat dilakukan jika Anda tidak memberikan informasi yang benar atau memberikan terlalu sedikit informasi dalam permintaan. Anda harus menyiapkan apa yang Anda butuhkan dan pastikan bahwa semua persyaratan tercatat dengan jelas dan rapi.
Misalnya, jika Anda membutuhkan bahan dengan kualitas tertentu, cantumkan di dalamnya. Jika informasi tidak cukup spesifik dapat menyebabkan pemasok menawarkan produk yang kualitasnya terlalu rendah atau terlalu mahal. Hal ini juga dapat meningkatkan biaya pasokan dalam jangka panjang.
- Jangan Gunakan Tawaran Terendah
Hal ini memang tidak selalu benar, terkadang tawaran terendah adalah tawaran yang tepat. Tetapi akan ada saatnya, terutama dalam skenario lelang terbalik. Reverse auction atau lelang terbalik adalah jenis lelang yang mana peran pembeli dan penjual dibalik, dengan tujuan utama untuk mendorong harga pembelian ke bawah.
Sementara lelang biasa memberikan penjual peluang untuk menemukan harga terbaik di antara pembeli yang berminat. Lelang terbalik memberikan pembeli berkesempatan menemukan penjual dengan harga terendah. Anda harus melihat keseluruhan kontrak dan biaya serta kualitas kiriman. Kemudian, baru setelah itu, Anda dapat memastikan pemasok apa yang terbaik untuk bisnis Anda.
- Engage dengan vendor dalam lelang terbalik
Harga dan kualitas saja tidak dapat membuat kemitraan yang baik. Anda perlu tahu bahwa Anda dapat berbicara dengan pemasok tentang perubahan permintaan, dan detail lainnya. Satu-satunya cara Anda dapat melakukannya adalah dengan terlibat dengan pemasok selama lelang terbalik.
Ini dapat dengan mudah dilakukan bila Anda memiliki fasilitas komunikasi online yang terpasang di dalam perangkat lunak. Saat mengobrol dengan pemasok, Anda melihat bagaimana mereka menyapa Anda, menjawab pertanyaan Anda, dan responsnya.
- Gunakan checklist dalam pengadaan
Daftar periksa atau checklist adalah alat dasar yang dapat digunakan dalam proses e-procurement untuk menentukan tahap proses pengadaan. Daftar periksa dapat ditulis di atas kertas, tetapi ini bisa hilang, salah letak, atau tidak akurat.
Versi digital seringkali lebih akurat, dan Anda dapat menautkan daftar periksa ke dokumen tertentu di sistem komputer Anda. Daftar periksa pengadaan sangat baik untuk memastikan semua orang di tim pengadaan memiliki pemahaman yang sama, sekaligus mengurangi waktu pemrosesan dan mencegah pemborosan.
- Memantau seluruh proses purchase-to-pay
Saat Anda menerapkan sistem baru dalam bisnis, kecil kemungkinannya hanya satu area yang akan terpengaruh. Seringkali banyak departemen atau pekerjaan akan terpengaruh oleh proses e-procurement. Oleh karena itu, sebelum Anda menerapkan sistem baru, analisis seluruh proses purchase-to-pay untuk memastikan Anda menyertakan semua orang yang akan bersinggungan dengan sistem ini.
Dengan cara ini, Anda dapat memaksimalkan penghematan yang dilakukan di seluruh bisnis dengan mengoptimalkan proses di seluruh perusahaan, tidak hanya di departemen pembelian.
- Tetapkan tolok ukur untuk menguji sistem e-procurement
Anda tidak akan pernah tahu keberhasilan proses e-procurement jika Anda tidak memiliki tolok ukur untuk mengujinya. Oleh karena itu, sebelum menerapkan proses e-procurement baru, menetapkan tolok ukur biaya, waktu, dan metrik lain yang ingin Anda ukur saat sistem baru digunakan.
- Tetapkan tenggat waktu transformasi ke sistem e-procurement
Anda harus mulai meninggalkan praktik manual atau konvensional untuk memulai proses bekerja menggunakan e-procurement. Anda harus memulai langkah awal ini dengan tetap memasang target waktu agar bisa pindah ke sistem online secara keseluruhan.
Demikian delapan praktik terbaik dalam penerapan e-procurement di perusahaan. Namun, membaca panduan praktik terbaik penerapan e-procurement atau berinvestasi dalam teknologi saja tidak akan memungkinkan Anda menghemat uang dalam sistem pengadaan Anda. Anda perlu mencocokkan investasi perangkat lunak dengan staf yang sudah siap dan memastikan mereka menggunakan teknologi itu dengan cara terbaik.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau procurement sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, terdapat solusi e-procurement yaitu Procurement System Integration atau Procsi. Procsi dapat menjadi solusi end-to-end untuk digitalisasi proses bisnis procurement yang akan mengoptimalkan produktivitas perusahaan Anda.
Untuk informasi lengkap mengenai pengadaan atau procurement sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan hubungi kami di sini.