Mengenal Procsi, Fitur-fitur dalam Modul dan Fungsinya
Permasalahan yang sering dihadapi perusahaan yang masih melakukan proses pengadaan atau procurement secara manual adalah menjadi tidak efektif dan efisien. Apalagi bila tender pengadaan barang atau jasa yang sejenis dalam waktu relatif bersamaan maka prosesnya menjadi tidak terkonsolidasi.
Selain itu, pengelolaan pemasok yang tidak optimal dan tingginya duplikasi master data material juga jadi masalah yang lazim ditemui. Masalah lain terkait manajemen kontrak, laporan progres pekerjaan, hingga penagihan masih dilakukan secara manual.
Dampak dari semua masalah tersebut yakni menimbulkan kesulitan dalam memonitor proses pengadaan. Kesulitan dalam mendapatkan pemasok yang andal dengan nilai tawar yang kompetitif dan tingginya nilai persediaan. Selain itu, juga berdampak pada terhambatnya pelaksanaan pekerjaan lain.
Untuk menjawab permasalahan dalam proses pengadaan konvensional yang menimbulkan dampak beruntun pada proses bisnis yang tidak efisien dan efektif, maka diperlukan sistem e-procurement (procurement online).
Kini PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) juga telah menghadirkan aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi. Aplikasi ini dapat membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
Procsi dihadirkan sebagai solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apa Saja Fitur-fitur pada Modul Procsi?
Beberapa modul yang diterapkan dalam aplikasi Procsi meliputi sebagai berikut:
- Manajemen Vendor
Pada modul manajemen vendor atau rekanan, tersedia pengelolaan pemasok dengan fungsi registrasi online, kualifikasi vendor hingga performa vendor. Pengelolaan yang baik akan memudahkan perusahaan untuk mendapatkan pemasok yang andal, kompetitif, dan tepat guna.
Pemohon adalah Vendor yang belum terdaftar sebagai mitra. Registrasi Vendor oleh Pemohon adalah proses registrasi yang diprakarsai oleh Pemohon untuk menjadi vendor di perusahaan dengan melengkapi dokumen yang dipersyaratkan.
Dalam proses Pendaftaran Vendor oleh Pemohon, Pemohon harus melengkapi data profil yang menjadi salah satu syarat untuk menjadi rekanan tetap perusahaan. Permohonan pendaftaran vendor baru oleh pemohon yaitu calon pemasok dengan mengisi dan mengunggah dokumen yang dipersyaratkan seperti company profile, akta, izin usaha, pemegang saham, manajemen perusahaan, kompetensi, pengalaman, data keuangan, pajak, dan lain-lain.
Pemohon akan membuat akun dan mengaktifkan akun tersebut. Setelah data profil selesai, akan ditinjau dan diverifikasi oleh perusahaan. Jika sudah diverifikasi maka vendor akan mendapatkan notifikasi dan Qualification Pass Letter yang berisi nomor vendor dan menjadi partner tetap perusahaan.
Beberapa fitur yang tersedia dalam manajemen vendor sebagai berikut:
- Pendaftaran Rekanan Baru oleh Applicant
- Pendaftaran Rekanan Baru oleh User
- Pengkinian Data Rekanan Pemasok
- Pendaftaran ke Anak Perusahaan oleh Rekanan
- Pendaftaran ke Anak Perusahaan oleh User
- Penilaian Kinerja Rekanan
- Pemberian Sanksi Rekanan
- Pembukaan Sanksi Rekanan
- Manajemen Tender
Digitalisasi proses pengadaan mulai dari purchase requisition, hingga pelaksanaan pengadaan yang mencakup undangan tender, aanwijzing, quotation, bid opening, negosiasi, evaluasi, hingga penetapan pemenang.
Fitur-fitur yang ada dalam manajemen tender yakni:
- Permintaan layanan atau material
- Permintaan pembelian
- Menyusun proposal tender
- Prakualifikasi
- Pemilihan vendor (DUR)
- Pengumuman tender
- Aanwijzing
- Harga penawaran
- Pembukaan penawaran
- Evaluasi
- Negosiasi
- Awarding
- Lelang
- Purchase Order
- Manajemen Expediting
Modul manajemen expediting ini, memonitor outstanding Purchase Order dan mengkomunikasikan dengan vendor terkait progres pengiriman barang dan jasa. Proses pembuatan jadwal oleh buyer yang dikirimkan kepada vendor yang bersangkutan. Vendor akan menerima pemberitahuan mengenai jadwal reminder yang telah dibuat oleh buyer. Reminder akan selalu aktif sampai due date yang telah ditentukan.
Beberapa fitur yang termasuk dalam manajemen expediting yakni:
- Expediting reminder
- Expediting communication
- Expediting progress
- Manajemen Invoice
Pada modul manajemen invoice ini, rekanan pemasok dapat memanfaatkan kemudahaan, mulai dari proses invoice, pemantauan tagihan, hingga verifikasi yang lebih transparan, efektif, dan efisien. Beberapa fitur dalam modul ini mencakup progress execution, unbilled dan invoicing.
Beberapa fitur pada kategori manajemen invoice yakni:
- Good Receipt dan Service Acceptance
- Create Invoice Vendor
- Invoice Verification
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.