Mengenal Seluk Beluk Procsi, Mulai dari Manfaat hingga Fungsi Modul Utama

Monday, 12 December 2022

Di era sekarang ini, salah satu masalah yang sering terjadi dalam proses bisnis perusahaan biasanya berkaitan dengan proses pengadaan. Sebab, procurement atau proses pengadaan masih dilakukan secara konvensional dan manual. Kedua, tender pengadaan barang atau jasa yang sejenis dalam waktu relatif bersamaan tidak terkonsolidasi. 

Selain itu, terdapat juga masalah pengelolaan pemasok yang tidak optimal dan tingginya duplikasi master data material. Masalah lain terkait manajemen kontrak, laporan progress pekerjaan, hingga penagihan masih dilakukan secara manual. 

Dampak dari semua masalah tersebut yakni menimbulkan kesulitan dalam memonitor proses pengadaan. Hal ini berujung pada tidak tercapainya proses pengadaan yang efektif dan efisien. Masalah lain terkait kesulitan dalam mendapatkan pemasok yang andal dengan nilai tawar yang kompetitif dan tingginya nilai persediaan. Selain itu, juga bisa berdampak pada pelaksanaan pekerjaan yang terhambat.

Untuk menjawab permasalahan dalam proses pengadaan konvensional yang menimbulkan dampak beruntun pada proses bisnis yang tidak efisien dan efektif, maka diperlukan sistem e-procurement atau proses pengadaan online.

Dilihat dari artinya, e-procurement sendiri adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa secara elektronik yang difasilitasi oleh software (perangkat lunak) atau web dan koneksi internet, dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. E-procurement menjadi solusi end-to-end untuk digitalisasi proses bisnis procurement yang akan mengoptimalkan produktivitas perusahaan Anda.

 

Manfaat Penerapan Aplikasi E-Procurement Procsi
  1. Perbaikan terus-menerus

Dengan mengadopsi praktik terbaik dari beberapa industri yang telah disempurnakan, tingkatkan kualitas pengelolaan pengadaan perusahaan Anda secara berkelanjutan.

  1. Pengurangan biaya

Pemanfaatan sistem yang andal pada proses pengelolaan pemasok, pengadaan, hingga standarisasi material akan memastikan efektivitas dan efisiensi pada kinerja perusahaan.

  1. Terintegrasi dengan ERP

Integrasikan sistem dengan mudah melalui beberapa titik integrasi; vendor & material data master, beli requisition (PR), purchase order (PO), dan dokumen invoice.

 

Modul Utama Procsi

Modul utama yang yang dimiliki aplikasi Procsi sebagai berikut:

  1. Manajemen Vendor

Pada modul manajemen vendor, tersedia pengelolaan pemasok dengan fungsi online registration, kualifikasi vendor hingga performa vendor. Pengelolaan yang baik akan memudahkan perusahaan untuk mendapatkan pemasok yang andal, kompetitif, dan tepat guna. Beberapa fitur yang tersedia dalam manajemen vendor yakni registrasi vendor, update profile, performa vendor dan punishment.

  1. Manajemen Tender

Digitalisasi proses pengadaan mulai dari purchase requisition, hingga pelaksanaan pengadaan yang mencakup undangan tender, aanwijzing, quotation, bid opening,  negosiasi, evaluasi, hingga penetapan pemenang. Melalui cara e-tender, maka sistem ini sangat efektif dan efisien karena tidak perlu lagi mencari-cari vendor atau bahkan menyerahkan setumpuk kertas penawaran. Sistem pun dapat secara otomatis memenangkan vendor dengan penawaran terendah. Ini akan memotong waktu untuk membaca satu persatu penawaran.

  1. Manajemen Expediting

Pada modul ini, tujuannya untuk memonitor outstanding Purchase Order dan komunikasi dengan vendor terkait progres pengiriman barang dan jasa. Secara garis besar, perusahaan yang membeli barang selalu berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, risiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif. Sistem ini memfasilitasi hal tersebut.

  1. Manajemen Invoice

Pada modul manajemen invoice ini, rekanan pemasok dapat memanfaatkan kemudahaan, mulai dari proses invoice, pemantauan tagihan, hingga verifikasi yang lebih transparan, efektif, dan efisien. Beberapa fitur dalam modul ini mencakup progress execution, unbilled  dan invoicing.

Semua proses dalam e-procurement akan direkap dalam sebuah sistem, maka seluruh kegiatan di dalam e-Procurement menjadi lebih transparan. Pihak yang ditunjuk dapat mengakses seluruh data yang ada. 

 

Beberapa komponen minimum yang diperlukan untuk mengoperasikan Procsi, sebagai berikut:

  • Akses internet dengan bandwidth minimum 512 Kbps
  • PC atau Laptop dengan RAM minimum 4 GB

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.