Absensi Manual atau Online, Manakah yang Lebih Baik?

Friday, 14 January 2022

Absensi menjadi sebuah rutinitas bagi karyawan sebelum memulai aktivitas bekerja. Segala bentuk kehadiran karyawan harus tercatat baik secara manual maupun modern. Manajemen absensi atau kehadiran karyawan merupakan komponen bisnis yang sangat penting dimiliki suatu perusahaan. Kehadiran karyawan dalam bekerja baik di kantor maupun daring perlu dicatat untuk keperluan administrasi seperti penghitungan potongan ketidakhadiran, menjamin kelancaran produktivitas dan lain sebagainya. 

Seiring dengan perkembangan teknologi saat ini untuk urusan absensi karyawan pun tersedia dengan berbagai pilihan tools. Anda dapat memilih menggunakan layanan aplikasi untuk memudahkan karyawan dalam melakukan perekaman, atau melalui alat absensi manual yang dipasang pada lokasi kerja. Lalu mana pilihan yang lebih baik di antaranya?

 

  1. Implementasi penggunaan

Apabila Anda menggunakan absensi manual dan bisnis Anda miliki hanya memiliki sedikit karyawan, maka dapat dikatakan implementasi penggunaan sistem manual itu mudah. Penggunaan absensi manual mudah diimplementasikan pada kantor dan memiliki sistem administrasi yang cenderung sederhana karena setiap data nampak pada kertas atau media yang digunakan. Namun karena operasionalnya menggunakan tenaga manusia, maka sistem ini tidak bergantung pada aliran listrik yang digunakan untuk operasional komputer. 

Tapi bagaimana jika perusahaan Anda memiliki banyak karyawan? Tentu sangat merepotkan jika penggunaan absensi manual benar-benar dilakukan. Sebagai alternatifnya, Anda bisa menggunakan layanan aplikasi absensi online jika memiliki banyak karyawan. Segala pengurusan absensi, tidak lagi diperlukan banyak sumber daya manusia karena sebagian besar pekerjaan telah diselesaikan oleh sistem online yang ada. 

  1. Rekap absensi

Ada banyak jenis karyawan yang dapat kita temui di perusahaan, seperti karyawan tetap, kontrak karyawan tidak tetap (PKWT), kontrak karyawan paruh waktu, dan outsourcing. Dengan adanya perbedaan status karyawan dalam perusahaan ini tentunya terdapat perbedaan hak dan nilai pembayaran upahnya. Tentunya jika sistem absensi pada perusahaan masih manual, maka unit kerja HR perlu memiliki waktu lebih lama melakukan rekap absensi untuk kemudian pengelolaan data informasinya.  

Hal ini berbeda dengan layanan aplikasi, yang memiliki fungsi dan fitur yang memungkinkan perusahaan memperoleh rekap absensi secara otomatis dari aplikasi ketika karyawan tersebut melakukan absen. Penggunaan data berupa waktu hadir, tiba, dan pulang saling berkaitan satu sama lain dan terekam secara online sehingga memudahkan akses terhadap data yang ada. Informasi data ini dapat dimanfaatkan untuk keperluan lain seperti penggajian dan penilaian karyawan berdasarkan kehadiran. Keseragaman data ini menjadi dasar yang baik untuk pengelolaan SDM yang dimiliki, sehingga keputusan strategis bisa diambil secara tepat. 

  1. Akurasi data

Jika dilihat dari sisi akurasi data, sistem manual juga memiliki kekurangan. Hal yang paling terasa tentu terkait akurasi data dan faktor human error. Sistem absensi manual rentan kecurangan pada data waktu kehadiran karena data dikelola oleh manusia.   

Berbeda halnya dengan penggunaan absensi online yang berbasis aplikasi, penggunaan sistem akan sangat meningkatkan akurasi serta mengurangi terjadinya kesalahan yang mungkin terjadi karena faktor manusia. Perusahaan dapat melihat siapa saja karyawan yang melakukan absensi detik itu juga dengan data yang akurat sesuai dengan jam tiba karyawan melakukan absensi. 

  1. Biaya yang Dikeluarkan

Absensi manual memerlukan media berupa kertas dan bolpoin yang pengadaannya tiap hari dapat memakan biaya. Sedangkan absensi dengan metode online pun tidak selalu efisien. Perusahaan harus menyediakan dana untuk pembelian aplikasi absensi online. Namun Perusahaan tidak perlu menyediakan alat fisik untuk absensi karena absensi dapat langsung dilakukan oleh karyawan melalui gadget yang mereka miliki.

 

Melihat nilai fungsinya, diantara keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan. Namun penggunaan absensi online untuk kantor atau perusahaan dapat meningkatkan banyak hal terkait operasional. Umumnya, program aplikasi absensi online mempermudah mereka untuk absen tanpa harus perlu pergi ke kantor hanya dengan melalui aplikasi absensi. Perusahaan pun mampu memantau data absensi di manapun dan kapan pun. Tertarik untuk menggunakan layanan aplikasi absensi online? Hubungi kami untuk lakukan demo sistem absensi dari aplikasi FORCA ESS di sini.