Investasi Teknologi melalui Pemanfaatan E-Procurement

Monday, 25 April 2022

Teknologi kini menjadi kebutuhan utama agar bisnis dapat menghadapi persaingan pasar. Investasi di bidang teknologi dinilai menjadi urgensi agar tercapai efisiensi dan efektivitas pada operasional bisnis yang akan berdampak pada peningkatan produktivitas perusahaan. 

Dalam penerapannya, implementasi teknologi informasi harus selalu selaras dengan rencana strategis perusahaan. Salah satu investasi teknologi digital yang kini mulai banyak dilirik oleh perusahaan adalah pada pemanfaatan sistem e-Procurement. Aplikasi e-procurement sendiri merupakan suatu perangkat lunak yang dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa. Saat ini e-procurement sudah banyak digunakan oleh instansi pemerintah, BUMN, dan berbagai perusahaan swasta di Indonesia.

 

Berikut beberapa uraian lengkap mengenai keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan e-Procurement.

  • Menghemat waktu dan tenaga

Cara kerja yang lebih efektif dan praktis adalah dambaan dari setiap orang. Memanfaatkan e-Procurement ini akan membantu Anda dalam melacak, mengendalikan, dan menganalisis semua kegiatan pengadaan bisnis. Dengan begitu Anda dapat mengatur skala prioritas pada setiap kebutuhan pengadaan. 

Digitalisasi melalui pemanfaatan e-procurement akan memberi kemudahan dalam melakukan transaksi pembelian, negosiasi, pembayaran, dan pengiriman barang. Anda dapat dengan mudah menentukan produk dan jumlahnya, hingga menetapkan lokasi pengiriman dengan praktis sesuai dengan kebutuhan.

  • Memangkas biaya operasional

Jika sebelumnya cara yang konvensional sering menimbulkan masalah dalam pengelolaan anggaran pengadaan, maka dengan menggunakan e-procurement perusahaan dapat mengelola anggaran hingga menekan biaya yang dikeluarkan. Sistem akan meminimalisir beban biaya yang dikeluarkan melalui proses pembelian barang serta prosedur pengadaan yang lebih simpel. 

  • Pengadaan lebih transparan

Penggunaan cara konvensional yang manual, dapat meningkatkan kemungkinan risiko fraud atau penyimpangan antara pembeli dan vendor. Metode pengadaan barang secara online melalui aplikasi dapat memberikan kontrol yang lebih baik terhadap berbagai kemungkinan penyimpangan. 

Semua transaksi yang sedang berlangsung dan sudah terjadi terdokumentasi di secara online dan real-time. Proses tawar menawar juga akan tercatat dalam sistem sehingga menjadi bukti yang lebih otentik dan dapat dimonitor dengan mudah.

  • Mengurangi human error

Untuk mempelajari dan menyesuaikan diri dengan hal baru selalu membutuhkan waktu. Hal ini juga tidak terkecuali pada perubahan proses pengadaan dari manual menjadi online. Namun setelah mengimplementasikan sistem e-procurement, Anda akan segera menyadari bahwa digitalisasi berbagai dokumen melalui software ini akan sangat memudahkan pekerjaan Anda.

Data yang tersaji secara online akan lebih sederhana dan mudah diakses. Apabila terdapat kesalahan, dapat langsung dikoreksi tanpa harus mengotak atik data lainnya. Untuk pesanan yang berulang, Anda dapat melihat history dan membandingkannya dengan pesanan baru akan dibuat untuk menghindari kesalahan. Selain itu risiko kehilangan dokumen juga sudah teratasi dengan data digital yang semuanya tersimpan pada server dengan aman.

  • Peningkatan kecepatan transaksi

Melalui implementasi e-procurement, Anda dapat menyederhanakan pekerjaan pengadaan barang mulai dari persiapan dokumen, mengatur pertemuan vendor, proses tender, pengaturan tagihan, dan lainnya.

Penyederhanaan aktivitas melalui aplikasi memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada tugas strategis. Waktu siklus pengadaan juga menjadi lebih singkat dan memudahkan dalam berkomunikasi dengan vendor. 

Proses pengadaan dengan memanfaatkan aplikasi e-procurement jelas memberikan dampak yang besar bagi perusahaan. Dengan fitur yang mendukung otomatisasi pada berbagai aktivitas pengadaan, Anda dapat meningkat produktivitas dan kinerja perusahaan. 

 

Saat ini telah tersedia aplikasi PROCSI dengan berbagai fitur untuk membantu operasional pengadaan bisnis Anda dengan lebih mudah. Ingin tahu lebih banyak mengenai aplikasi satu ini? Silakan hubungi kami di sini.