Hal Penting yang Perlu Diperhatikan saat Transisi Manajemen dalam Shared Services

Beberapa tahun terakhir, semakin banyak perusahaan kelas dunia yang menggunakan model shared services untuk menunjang produktivitas bisnisnya. Dari laporan PricewaterhouseCoopers  (PwC) pada 2012 menyatakan bahwa 90 persen perusahaan yang masuk dalam daftar Fortune 500 menerapkan shared services. 

Selain itu, laporan survei dari Hackett Study (2013) juga menyatakan 100 persen dari Top 25 perusahaan Fortune 500 menerapkan shared services yang terbukti bisa mengendalikan biaya, kualitas dan profil risiko. Fakta ini semakin menguatkan para pengambil keputusan terutama untuk perusahaan yang memiliki beberapa anak usaha dengan proses bisnis yang kompleks untuk melakukan efisiensi dengan shared service center (SSC).

Ada beberapa tahapan yang harus dilalui apabila perusahaan sudah menetapkan akan menggunakan model shared services. Fase pertama, mayoritas perusahaan akan memulai studi kelayakan (feasibility study) dengan pengembangan visi yang jelas. Hal-hal yang perlu dideskripsikan soal bagaimana proses bisnis yang bisa dialihdayakan, teknologi seperti apa yang akan dipakai, lokasi yang perlu diperhatikan. Manfaat secara finansial dan non-finansial harus jelas dipetakan untuk menentukan di fase ini jelas memakai shared services atau tidak.

Fase kedua, mendesain proses bisnis shared services ke depan saat diterapkan di perusahaan Anda, termasuk siapa yang akan mengerjakan detail pekerjaan hingga tempat dan bagaimana prosesnya. Teknologi memegang kunci penting karena bisa membuat proses lebih efisien. Dampak proses ini ke karyawan juga besar, termasuk memikirkan resistensi dari karyawan.

Fase ketiga, membangun dan melakukan tes, keduanya berjalan simultan. Perubahan mendasar akan ada kebijakan, dokumen prosedur, panduan pekerjaan, materi pelatihan, dan detail pekerjaan seperti memilih staf untuk posisi baru, dan mengomunikasikan ke seluruh karyawan soal dampak penerapan shared services ke perusahaan. Dan melakukan percobaan sebelum “live” juga poin penting. Fase keempat adalah implementasi shared services. Terakhir, fase untuk mengoptimalkan shared services setelah diterapkan.

Pengembangan roadmap transisi yang jelas 

Sebagai organisasi yang menerapkan shared services biasanya menghadapi tantangan sebagai berikut:

• Berhadapan dengan implementasi shared services secara live dan proses bisnis sebagai transaksi biasa, sembari menstabilkan solusi baru di lingkungan baru.
• Menyetujui tahapan perpindahan yang realistik dan rencana yang memberikan manfaat.
• Memahami dampak dari perubahan dan level unit bisnis di tingkat lokal hingga pemegang kepentingan tertinggi yang perlu dilibatkan.
• Mendedikasikan sumber daya lokal ketika aktivitas bisnis sehari-sehari masih perlu ditangani.
• Mengimplementasikan desain yang terstandarisasi.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan membutuhkan arah, pendekatan dan perencanaan yang sangat jelas. Untuk menerjemahkan secara presisi bagaimana bisnis ini akan bertransisi menuju model shared services center (SSC), ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Pendekatan transisi: penggambaran dalam level tertinggi tentang bagaimana unit bisnis lokal akan bertransisi ke model shared services.
• Migrasi strategi dan pendekatan: lebih detail mengenai pendekatan transisi, termasuk tahapan dari tiap proses, waktu dan tingkat ketergantungan.
• Migrasi ke SSC: setiap unit bisnis lokal akan bertransisi ke model SSC
• Perencanaan transisi site: detail plan untuk tiap unit bisnis mempersiapkan migrasi

Pada saat implementasi migrasi dari model konvensional ke shared services, hal penting yang perlu diperhatikan adalah memastikan solusi yang sudah direncanakan di atas kertas dapat terimplementasi. Bisnis juga segera dalam kondisi siap untuk bertransisi dan proses migrasi ini pun harus dikontrol dan diawasi.

Pihak manajemen perusahaan perlu mendorong adanya dukungan pengetahuan yang mumpuni termasuk transfer pengetahuan dari konvensional ke SSC. Yang menjadi tantangan, karena bisnis as usual masih berlangsung meski ada migrasi, tetapi perencanaan yang matang dan SDM yang unggul bisa mengatasi transisi yang mulus.

SISI juga menyediakan layanan shared services sebagai solusi end-to-end pengelolaan proses bisnis yang berbasis digitalisasi. Layanan ini bekerja secara terpusat dengan mengkonsolidasikan aktivitas operasional bisnis perusahaan yang bersifat non-core atau transaksional.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, hubungi kami di sini.