12 Kunci Utama Perencanaan dan Implementasi E-Procurement yang Tepat Guna
Tolok ukur industri telah menunjukkan bahwa sekitar 30-50 persen dari pengeluaran eksternal organisasi adalah untuk pembelian barang dan jasa tidak langsung. Pembelian ini termasuk perlengkapan kantor, sumber daya IT, peralatan dan aksesori elektronik, perangkat lunak, alat tulis, percetakan, konsultan dan kontraktor.
Ketika tekanan finansial datang, procurement akan menjadi salah satu bidang pertama yang akan dibebankan oleh kepala keuangan untuk mendorong penghematan. Biasanya, salah satu peluang awal yang diidentifikasi adalah sumber peluang penghematan.
Selain itu, departemen pengadaan perlu menilai infrastruktur permintaan atau pembeliannya untuk memastikan ada landasan untuk mendorong penghematan dengan memastikan pembelian organisasi dari harga kontrak yang dinegosiasikan dan dari pemasok dan komoditas yang disetujui, serta memastikan mereka menerima harga serendah mungkin dengan tingkat layanan dan nilai tertinggi.
Berikut adalah 12 langkah kunci untuk merencanakan dan menerapkan strategi e-procurement yang sukses di organisasi Anda:
- Nilai dan dokumentasikan proses pengadaan Anda saat ini.
- Menilai dan mendokumentasikan strategi pengadaan masa depan yang Anda inginkan.
- Identifikasi kesenjangan antara di mana Anda berada sekarang dan di mana Anda ingin berada.
- Identifikasi proses dan solusi sistem yang akan diperlukan untuk menjembatani kesenjangan.
- Dokumentasikan manfaat penting yang akan diperoleh dari penerapan sistem e-procurement (manfaat keras, lunak, dan tidak berwujud).
- Kembangkan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur keberhasilan terhadap tujuan pengadaan yang Anda identifikasi.
- Buat kasus bisnis yang membahas masalah paling kritis dari organisasi pembelian Anda.
- Dapatkan dukungan dari para pimpinan eksekutif dan dari internal untuk inisiatif ini.
- Kembangkan rencana dan komitmen sumber daya untuk proyek ini.
- Tinjau dan pilih penyedia solusi e-procurement yang optimal untuk kebutuhan Anda.
- Buat rencana implementasi yang mengurangi waktu penerapan/pemeliharaan dan permintaan sumber daya di departemen IT Anda.
- Sampaikan dan ukur manfaatnya.
Strategi e-procurement organisasi harus dipahami secara holistik sebagai bagian terintegrasi dari strategi pengadaan secara keseluruhan untuk memastikan tujuan bisnis terpenuhi. Penting untuk memahami dampak rencana e-procurement Anda terhadap struktur seluruh organisasi Anda; oleh karena itu, komunikasi yang jelas diperlukan di semua tahap proyek.
Pada akhirnya, Anda akan mendapatkan organisasi yang jauh lebih kuat, ramping, kolaboratif, dan layak secara finansial yang siap membawa operasi pengadaan Anda ke tingkat kesuksesan berikutnya. Namun, yang perlu diperhatikan juga sebelum memilih aplikasi e-procurement, Anda harus menyesuaikan dengan kebutuhan dan skala perusahaan Anda.
Beberapa aplikasi e-procurement yang tersedia di dalam negeri, salah satunya Procsi. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.