5 Hal yang Bikin Shared Service Konsisten Jalan
Shared service atau pusat layanan bersama adalah sebuah model operasional yang memusatkan fungsi-fungsi pendukung (seperti keuangan, sumber daya manusia, atau teknologi informasi) dari berbagai unit bisnis ke dalam satu entitas. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan menyederhanakan proses.
Namun, implementasi shared service center seringkali tidak berjalan mulus. Tanpa konsistensi dalam operasional, tujuan untuk mencapai efisiensi dan nilai tambah akan sulit tercapai. Kunci keberhasilan terletak pada pemenuhan lima pilar utama yang memastikan model ini dapat berjalan secara berkelanjutan.
Berikut adalah lima pilar agar Shared Service Berjalan Konsisten:
- Visi dan Strategi yang Jelas
Shared service harus selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Tanpa visi yang jelas, shared service hanya akan menjadi pusat biaya, bukan pusat nilai. Manajemen puncak harus berkomitmen penuh dan memahami bahwa tujuan utamanya bukan hanya memotong biaya, melainkan juga meningkatkan kualitas layanan.
- Tata Kelola (Governance) yang Kuat
Ini adalah aturan main yang mengatur hubungan antara shared service dengan departemen lain. Governance yang kuat mencakup Service Level Agreement (SLA) yang jelas, peran dan tanggung jawab yang terdefinisi, serta mekanisme yang efektif untuk menyelesaikan masalah.
- Komunikasi dan Keterlibatan yang Efektif
Keterlibatan dari semua pihak, dari pimpinan hingga karyawan, sangat penting. Komunikasi yang proaktif dan transparan membantu membangun kepercayaan dan memastikan semua orang memahami manfaat dari shared service.
- Teknologi dan Proses yang Tepat
Teknologi berfungsi sebagai enabler, bukan solusi tunggal. Standardisasi proses yang didukung oleh teknologi yang tepat (misalnya, sistem ERP atau HRIS terintegrasi) akan meningkatkan efisiensi dan akurasi, serta meminimalkan pekerjaan manual.
- Pengukuran Kinerja yang Tepat dan Berkelanjutan
Apa yang diukur adalah yang dikelola. Pengukuran kinerja yang relevan, seperti tingkat kepuasan pelanggan internal, waktu respon, dan tingkat akurasi, sangat penting untuk perbaikan yang berkelanjutan.
Pada akhirnya, keberhasilan shared service merupakan kombinasi dari strategi, tata kelola, manusia, teknologi, dan pengukuran. Semua pilar ini harus bekerja sama untuk menciptakan fondasi yang kuat, sehingga shared service tidak hanya menjadi tren sesaat, tetapi juga model operasional yang efisien dan berkelanjutan.
Bagaimana? sudahkah Shared Service Center di perusahaan Anda memenuhi lima pilar di atas?
Jika belum, inilah saatnya untuk merefleksikan, meninjau kembali sistem yang ada, dan mulai melangkah menuju perbaikan yang berkelanjutan. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.