Apa Beda Penerapan E-Procurement dengan E-Commerce?
Perkembangan teknologi yang kian pesat berbanding lurus dengan perannya dalam membantu merampingkan banyak operasional back-office dalam sebuah perusahaan. Anda juga menyaksikan berbagai sistem, teknologi atau konsep baru yang terus bermunculan di era digital ini.
Konsep atau sistem ini berakar dengan cepat dan kuat. Mungkin terkadang Anda tidak mendapat kesempatan untuk sepenuhnya memahami terkait konsep dan sistem yang baru ini, meskipun telah mendengarnya berulang kali.
E-commerce dan e-procurement adalah contoh dari fenomena cepatnya perkembangan teknologi ini. Sepintas, keduanya tampak sama, tetapi e-commerce dan e-procurement adalah dua sistem yang berbeda.
E-commerce adalah proses pembelian, penjualan, transfer, atau pertukaran produk, layanan atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet. Dengan kata lain, e-commerce hanya mencakup transaksi bisnis secara digital antarorganisasi dan antara organisasi dengan individu.
Contoh e-commerce misalnya saat Anda mengakses internet, membuka toko online dan membeli sesuatu. Ini adalah tindakan membeli dan menjual layanan atau barang secara online dan mentransfer uang dan informasi untuk menyelesaikan transaksi.
Dalam penerapan e-commerce, terdapat tiga faktor unik dalam setiap transaksi:
- Server web yang didedikasikan untuk mengelola toko online dan memproses transaksi yang terhubung dengan server bank. Hal ini untuk memverifikasi detail kartu kredit pembeli.
- Basis data yang bertanggung jawab untuk memantau inventaris (secara otomatis melakukan penyesuaian barang, memesan dari pemasok batch produk baru yang hampir habis).
- Sistem pengiriman yang terhubung ke gudang (untuk mengidentifikasi pesanan, mengirimkannya ke pelanggan, dan lain-lain).
Sedangkan e-procurement juga merupakan proses jual beli barang atau jasa secara online tetapi perbedaannya dengan e-commerce yaitu hanya pengguna terdaftar yang diperbolehkan menggunakan sistem pemasok. Dengan kata lain, orang yang bisa melakukan transaksi sangat terbatas.
Dalam penerapannya, perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen procurement berbasis cloud untuk mengotomatiskan proses yang panjang seperti evaluasi dan pemilihan pemasok, mengelola dokumen kontrak, pesanan lelang, hingga pembebasan modal.
Selain meningkatkan alur kerja dengan desentralisasi dan layanan mandiri pengguna, e-procurement juga dapat membantu perusahaan dalam memantau perilaku pembelian mereka untuk mencegah pengeluaran yang berlebihan, mengkonsolidasikan pemasok, dan terhubung dengan rantai pasokan eksternal.
Sebagian besar e-procurement menyediakan alur kerja pra-pembelian, daftar persediaan yang disukai atau disetujui yang dapat dikelola, pelacakan pengeluaran, pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang atau jasa terhadap PO/WO, tingkat akses pengguna dan tools untuk penganggaran.
Berikut beberapa perbedaan bagaimana perangkat lunak e-procurement dan e-commerce menangani proses pengadaan elektronik:
- Proses menemukan produk tersedia di e-commerce sedangkan e-procurement tidak tersedia. Sistemnya menggunakan platform yang terintegrasi.
- Proses konfigurasi harga juga tersedia di e-commerce sedangkan e-procurement menggunakan platform yang terintegrasi.
- Proses mengelola permintaan hanya tersedia di e-procurement. E-commerce menggunakan platform yang terintegrasi.
- Proses mengelola pesanan pembelian juga tersedia di e-procurement. Sedangkan e-commerce menggunakan platform yang terintegrasi.
Integrasi e-Procurement dan e-Commerce
Penjual tidak cukup hanya dengan menawarkan produk yang tepat kepada pelanggan. Penjual harus memenuhi permintaan pembelian yang bervariasi dari satu pelanggan ke pelanggan berikutnya.
Pembeli yang menggunakan sistem e-procurement biasanya memulai pencarian mereka di sana, meminta katalog penjual untuk melanjutkan proses pembelian.
Sehingga penting bagi penjual untuk memfasilitasi integrasi e-procurement dengan e-commerce. Manfaat dari integrasi ini lantaran pembeli menghabiskan lebih banyak waktu dan memiliki hubungan yang lebih lama dengan penjual e-commerce yang mengakomodasi sistem e-procurement.
Selain itu, pembeli dapat menggunakan sistem e-procurement mereka untuk melakukan pembelian dari situs web e-commerce pemasok. Lalu, bagaimana pengguna e-procurement melihat pengalaman pembelian untuk memastikan kualitas atau reputasi pemasok? Pertama-tama mereka akan mulai dengan mengevaluasi vendor dalam solusi e-procurement mereka.
Ketika mereka memilih pemasok, mereka akan melihat akun pribadi mereka dengan produk dan harga yang ditarik dari toko e-commerce. Ketika mereka menambahkan produk ke keranjang, daftar belanja ditransfer ke sistem e-procurement yang mana pesanan pembelian dan persetujuan yang diperlukan dibuat. Kemudian, informasi tersebut ditransfer ke sistem e-commerce tempat pembelian dicatat.
Dengan integrasi e-procurement dan e-commerce, tak heran jika banyak pembeli e-commerce mengevaluasi penjual berdasarkan pengalaman di e-commerce mereka dan kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem e-procurement pilihan mereka.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau e-procurement solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.