Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Implementasi E-Procurement?
E-procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa baik di perusahaan, pemerintah, hingga BUMN. Pelaksanaannya dilakukan secara elektronik dan berbasis web atau internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi.
Sebelum hadirnya e-procurement, perusahaan atau pemerintah menggunakan sistem konvensional. Cara kerja procurement konvensional yaitu memerlukan koordinasi para pekerja untuk mengurusi tumpukan berkas-berkas seperti dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, penerimaan, dan masih banyak lagi.
E-procurement hadir untuk menyempurnakan proses pengadaan konvensional yang memiliki sejumlah kelemahan seperti banyaknya dokumen kertas yang bertumpuk, orderan yang berulang, banyaknya supplier yang harus diorganisir, ketidakakuratan data inventaris akibat kekeliruan karyawan atau human error.
Kelemahan lainnya yaitu proses yang sering kali terbengkalai sebab kecenderungan untuk menyelesaikan proyek yang dianggap darurat lebih dulu dan membutuhkan approval dari banyak pihak di tingkatan yang berbeda serta waktu pengerjaan yang lama atau memakan prosedur yang berbelit-belit.
Oleh sebab itu, tujuan menggunakan procurement secara elektronik yaitu untuk menciptakan transparansi, efisiensi dan efektivitas, serta akuntabilitas dalam pengadaan barang atau jasa melalui media elektronik antara pengguna jasa dan penyedia jasa.
Anda bisa menghemat kertas dan biaya mesin cetak, dalam hal ini Anda juga ikut menerapkan proses procurement yang ramah lingkungan. Selain itu, kualitas dan pengiriman barang yang dipesan bisa dipantau di e-catalogue, bahkan spesifikasi dan kelebihan barang yang akan dipesan bisa dilihat dalam e-catalogue dalam sistem e-procurement.
Berikut daftar tujuan yang ingin dicapai dari implementasi e-procurement adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan barang atau jasa;
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas;
- Memudahkan dalam akses data dan informasi tentang pengadaan barang dan jasa;
- Menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang dan jasa;
- Menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat antar penyedia barang dan jasa.
Namun, tujuan e-procurement di atas bisa tercapai jika dalam penerapannya memperhatikan beberapa faktor seperti leadership, penyedia infrastruktur dan fasilitas serta sumber daya manusia atau SDM. Tiga faktor ini mempengaruhi kesuksesan e-procurement.
- Leadership atau Kepemimpinan
Leadership atau yang biasa disebut kepemimpinan sangat penting dalam proses pengadaan barang atau jasa. Sebab, pastinya dibutuhkan seorang yang mampu mengarahkan proses procurement. Tanggung jawab ini dimiliki oleh pemimpin perusahaan.
Proses penerapan e-procurement ini membutuhkan dukungan yang penuh dari pimpinan agar proses tersebut dapat berjalan lancar. Kepemimpinan ini dianggap sebagai variabel yang memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kinerja pengadaan barang atau jasa perusahaan. Oleh karena itu, pemimpin yang mengarahkan pengadaan barang atau jasa haruslah paham mengenai proses e-procurement.
- Penyediaan Infrastruktur dan Fasilitas
Infrastruktur yang dimaksud terdiri dari banyak hal yang mana disesuaikan dengan kebutuhan. Infrastruktur yang harus disediakan oleh perusahaan haruslah mumpuni untuk menyukseskan e-procurement. Infrastruktur ini misalnya hardware atau perangkat keras yang mendukung software e-procurement sehingga dapat berjalan dengan baik dan lancar. Fasilitas lain misalnya koneksi internet yang mumpuni agar proses e-procurement berjalan lancar.
- Sumber Daya Manusia (SDM)
Meskipun saat ini sebagian besar pekerjaan manusia sudah dioperasikan menggunakan teknologi, tetapi teknologi tidak bisa berjalan dengan sendiri. Teknologi masih tetap membutuhkan operator yaitu sumber daya manusia yang ada di perusahaan tersebut.
Implementasi e-procurement membutuhkan SDM yang memadai. Tak hanya dari jumlah, SDM yang dimiliki oleh perusahaan harus yang berkualitas supaya bisa menjalankan proses pengadaan barang/jasa dapat berjalan dengan sukses, efektif dan juga efisien.
SDM memainkan peran penting dalam menyukseskan implementasi e-procurement. Sebab salah satu hambatan sistem e-procurement yaitu sumber daya manusia yang belum memahami pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara elektronik (LKPP, 2016).
Itulah tiga faktor yang akan mempengaruhi efektivitas dan keberhasilan dalam penggunaan e-procurement. Apabila faktor-faktor tersebut dapat dipenuhi oleh perusahaan, maka proses pengadaan barang atau jasa dapat berjalan dengan sukses dan perusahaan akan mendapatkan keuntungan melalui proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik tersebut.
Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini dapat membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.