Approval Pengelolaan Keuangan Berbelit, Ancam Pertumbuhan Bisnis

Friday, 7 March 2025

Proses persetujuan atau approval workflow merupakan bagian penting dalam pengelolaan keuangan sebuah perusahaan. Setiap transaksi keuangan, baik besar maupun kecil, akan selalu memerlukan persetujuan dari beberapa pihak sebelum prosesnya dapat dijalankan.

 

Jika approval workflow ini terlalu berbelit dan memakan waktu lama, maka dapat berdampak negatif pada produktivitas dan pertumbuhan bisnis. Proses approval yang berbelit dapat menimbulkan sejumlah masalah pada bisnis, antara lain:

  • Penundaan Pengambilan Keputusan Bisnis

Semakin banyak tingkat birokrasi yang harus dilalui, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. Penundaan ini dapat menghambat kelancaran operasional perusahaan dan menyebabkan peluang bisnis hilang.

  • Kualitas Informasi yang Menurun

Informasi yang harus melewati banyak tangan dalam proses persetujuan berisiko mengalami distorsi atau kehilangan akurasi. Hal ini dapat mengakibatkan keputusan yang diambil berdasarkan data yang tidak valid.

  • Meningkatnya Biaya Operasional

Proses approval yang berbelit membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya manusia. Akibatnya, biaya operasional perusahaan akan meningkat.

  • Kurangnya Transparansi

Proses approval yang tidak jelas dan tidak terdokumentasi dengan baik dapat menyebabkan kurangnya transparansi dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat menimbulkan kecurigaan dan mengurangi kepercayaan di antara para pemangku kepentingan.

 

Penyebab Proses Approval Keuangan yang Berbelit

Beberapa faktor yang menyebabkan proses approval pada pengelolaan keuangan menjadi berbelit antara lain:

  • Birokrasi yang Berlebihan: Terlalu banyak tingkat persetujuan dan persyaratan yang tidak perlu dapat memperlambat proses persetujuan.
  • Kurangnya Standarisasi: Tidak adanya standar prosedur operasional yang jelas dapat menyebabkan kebingungan dan inkonsistensi dalam proses persetujuan.
  • Sistem Informasi yang Tidak Terintegrasi: Jika sistem informasi yang digunakan tidak terintegrasi dengan baik, maka data harus dimasukkan secara manual ke dalam berbagai sistem yang berbeda, sehingga memperlambat proses.

 

Untuk mengatasi masalah proses persetujuan yang berbelit, maka perusahaan dapat menerapkan beberapa langkah solusi berikut:

  • Standarisasi Prosedur

Buatlah standar operasional prosedur (SOP) yang jelas dan rinci untuk setiap jenis persetujuan. Dengan adanya SOP, semua pihak akan mengetahui persis apa yang harus dilakukan dan siapa yang harus terlibat.

  • Pembatasan Tingkat Persetujuan

Evaluasi kembali tingkat persetujuan yang ada dan batasi hanya pada yang benar-benar diperlukan. Hindari melibatkan terlalu banyak pihak dalam proses persetujuan.

  • Otomatisasi Proses 

Gunakan software ERP untuk mengotomatiskan sebagian besar proses persetujuan. Dengan otomatisasi, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu persetujuan dapat dipersingkat secara signifikan.

 

Software ERP terintegrasi adalah salah satu solusi andal yang dapat membantu Anda mengotomatiskan approval dalam proses keuangan. Dengan fitur approval workflow yang terdapat dalam layanan aplikasi ERP, Anda dapat mengatur alur persetujuan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Selain itu, software ERP juga menyediakan kemudahan untuk berbagai laporan kinerja. Hal ini dapat membantu Anda memantau kinerja proses persetujuan dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan untuk pertumbuhan bisnis Anda. Tertarik menggunakan ERP? Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.