Bagaimana Menerapkan Manajemen Risiko dalam Sistem Pengadaan atau Procurement
Proses procurement yang efektif dan efisien bisa meningkatkan tujuan perusahaan untuk mencapai profitabilitas maksimal, sekaligus produktivitas yang optimal. Namun, dalam proses bisnis akan dihadapkan pada risiko usaha.
Demikian juga pada lini pengadaan atau procurement. Oleh sebab itu, dibutuhkan manajemen risiko untuk meminimalisir kesalahan dalam proses pengadaan. Risiko dalam procurement bisa ditemukan dalam rantai pengadaan barang, pengelolaan vendor, pemrosesan faktur hingga pembayaran.
Manajemen Risiko dalam Procurement
Berikut beberapa jenis risiko umum yang kerap terjadi atau ditemukan dalam proses pengadaan:
- Rantai pasokan
Di luar daftar persediaan yang Anda perlukan untuk internal, Anda juga memerlukan informasi terkini tentang berapa biaya setiap persediaan yang Anda perlukan dan bagaimana harganya berubah, untuk membuat perencanaan ke depan secara efektif.
Jika, misalnya, Anda melihat bahwa pasokan tertentu yang Anda butuhkan untuk proses produksi menjadi langka dan lebih mahal, Anda dapat menyimpan cadangan uang tunai Anda dan tetap beroperasi ketika pasar mulai bergejolak.
Oleh sebab itu, jika Anda tidak mengelola rantai pasokan secara efisien, bisnis Anda akan tertinggal. Saat dihantam harga pasokan yang lebih tinggi dengan kualitas rendah serta munculnya siklus pasokan yang tak terduga, bisnis Anda akan merugi.
- Analisis kurang memadai
Jenis risiko lainnya yaitu analisis yang kurang memadai. Misalnya, sebelum Anda pergi ke toko peralatan kantor, salah satu hal yang dilakukan yaitu mengambil kertas dan menuliskan apa yang akan Anda beli.
Hal sederhana ini dapat membantu Anda untuk terhindar dari salah atau lupa beli hingga membatasi Anda dalam membeli barang impulsif.
Namun, tak sedikit perusahaan yang melakukan pembelian impulsif. Hal ini tentunya membuat karyawan menghabiskan banyak biaya di luar anggaran pengadaan, membeli perlengkapan yang tidak standar, dan melakukan pembelian yang tidak direncanakan. Analisis kebutuhan yang tidak memadai akan membuat banyak waktu, uang, dan usaha terbuang sia-sia.
- Fraud
Selain itu, jenis risiko yang umum terjadi dalam procurement yaitu fraud. Hal ini akan menyedot banyak anggaran dan menjadi salah satu risiko terbesar dalam procurement.
Misalnya, vendor yang mencoba memberikan faktur palsu atau karyawan yang menggunakan dana pengadaan untuk kebutuhan pribadi. Risiko ini bakal membebani operasional pengadaan Anda.
Sebuah penelitian dari Association of Certified Fraud Examiners memaparkan bahwa perusahaan di Amerika Serikat kehilangan 7 persen dari pendapatan tahunan karena fraud.
Apa Pentingnya Manajemen Risiko dalam Procurement?
Oleh sebab itu, manajemen risiko dalam procurement sangat dibutuhkan. Fungsi dari manajemen risiko dalam procurement yaitu untuk mitigasi potensi risiko, menyelesaikan masalah yang terjadi saat proses pengadaan hingga mencegah agar tidak terjadi masalah atau kesalahan yang sama di masa yang akan datang.
Berikut beberapa peran penting manajemen risiko dalam proses procurement, yakni:
- Memungkinkan proses pengadaan yang Anda lakukan berfungsi secara optimal,
- Meminimalisir risiko kesalahan dalam procurement,
- Membuat proses procurement lebih efisien,
- Dapat membantu dalam mengelola vendor, faktur, dan
- Mempertahankan standar pasokan.
Penerapan Manajemen Risiko dalam Procurement
Bagaimana Anda mengelola dan mengurangi risiko dalam procurement bisnis Anda? Berikut adalah lima langkah yang diperlukan dalam manajemen risiko untuk mengelola risiko pengadaan dan menciptakan efisiensi ke dalam proses procurement.
- Identifikasi risiko
Sebelum memulai mengurangi risiko, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi risiko apa yang Anda miliki dan dari mana asalnya.
Mungkin itu dari manajemen vendor Anda, proses pengadaan, pemrosesan faktur dan pembayaran Anda, atau mungkin beberapa sub-proses kecil lainnya dalam payung pengadaan. Mengidentifikasi risiko yang ada adalah langkah pertama untuk mengelola procurement.
- Analisis risiko
Setelah Anda mengidentifikasi risiko procurement, langkah selanjutnya adalah memecahnya menjadi komponen-komponennya untuk memahami mengapa risiko itu muncul, faktor apa yang berkontribusi terhadapnya, dan upaya apa yang dapat diambil untuk mengurangi risiko tersebut.
Analisis risiko hanyalah melakukan upaya bersama untuk memahami seberapa signifikan risiko tersebut dan apa yang dapat dilakukan untuk mengatasinya.
- Prioritas
Ada banyak peluang risiko yang muncul dalam pengadaan. Anda mungkin memiliki sumber daya yang terbatas untuk menangani semuanya sekaligus. Oleh karena itu, pendekatan terbaik adalah mengurutkan risiko-risiko ini yaitu berdasarkan seberapa besar bahaya yang ditimbulkannya terhadap proses procurement Anda.
Proses pemeringkatan risiko ini memudahkan Anda menyalurkan upaya dan mengelola risiko dengan sumber daya yang terbatas.
- Mitigasi risiko
Setelah Anda mengetahui prioritas penanganan risiko, langkah selanjutnya adalah mulai bekerja untuk menguranginya. Diawali dengan perbaikan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi risiko yang ditimbulkan setiap faktor terhadap operasi Anda.
Selanjutnya, bisakah Anda mengotomatiskan beberapa manajemen risiko? Bagaimana Anda bisa mengurangi eksposur Anda ke elemen risiko? Di mana Anda perlu menerapkan upaya untuk mengurangi risiko?
Mitigasi risiko melibatkan pengambilan langkah-langkah untuk mengurangi eksposur Anda dan membatasi kemungkinan risiko menjadi bencana besar.
- Mencatat risiko
Pekerjaan Anda belum selesai usai mitigasi risiko. Selanjutnya, sangat penting untuk membuat catatan daftar risiko yang Anda hadapi, mendokumentasikan apa pun tentang apa penyebabkannya, dan praktik terbaik apa untuk menghindarinya di masa mendatang.
Saat ini sudah tersedia berbagai macam aplikasi e-procurement. Salah satu buatan anak negeri juga tersedia. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merilis aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, dapat menghubungi kami di sini.