Cara Menentukan ROI dari Implementasi Aplikasi E-Procurement

Monday, 15 May 2023

Pada tingkat yang paling sederhana, e-procurement menggambarkan pembelian dan penjualan persediaan dan layanan bisnis-ke-bisnis melalui internet. Dari akses ke informasi produk dan katalog online melalui layanan pembayaran elektronik, internet memfasilitasi pertukaran tanpa batas untuk mendukung perdagangan elektronik.

Direncanakan dan dijalankan dengan benar, sistem e-procurement akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi, mencegah pembelian yang tidak wajar, dan menangkap informasi yang memungkinkan manajemen untuk meneliti pola pembelian. Ini juga mempersiapkan organisasi pembeli dengan alat statistik untuk menegosiasikan kontrak baru dengan lebih baik.

 

Manfaat nyata dari penggunaan e-Procurement meliputi:

  • Pengurangan biaya pembelian melalui peningkatan sumber pada komoditas tidak langsung dan langsung.
  • Mengurangi biaya operasional melalui penghapusan proses manual.
  • Rasionalisasi dan optimalisasi rantai pasokan.
  • Pengurangan atau penghapusan total pengeluaran yang tak direncanakan.
  • Pengurangan kesalahan pesanan dan pengembalian.
  • Penurunan waktu siklus.
  • Audit dan pelacakan yang komprehensif dan otomatis.
  • Pelaporan yang lebih canggih.

 

Manfaat intangible meliputi:

  • Kemampuan untuk memperkenalkan atau meningkatkan manajemen komoditas dan pemasok.
  • Hubungan yang lebih kuat dengan pemasok pilihan.
  • Mengurangi perputaran dan meningkatkan throughput.
  • Peningkatan tren pengeluaran pusat biaya.
  • Peningkatan visibilitas perubahan harga.
  • Peningkatan kontrol pengeluaran dan kepatuhan karyawan.

Setiap perhitungan laba atas investasi (ROI) harus memperhitungkan biaya dan manfaat penerapan sistem e-Procurement. Menghitung elemen nyata ROI untuk e-Procurement cukup mudah, misalnya: 

 

Penghematan Kepatuhan: Menghilangkan pengeluaran tak terduga dengan membatasi pembeli pada pemasok yang dikontrak dan memanfaatkan peluang yang diberikan oleh e-procurement untuk menerapkan strategi e-sourcing menciptakan penghematan rata-rata 13,2% dalam barang dan jasa, menurut penelitian oleh Aberdeen Group.

 

Penghematan Tenaga Kerja: Gartner Group menyatakan bahwa pengadaan manual rata-rata merupakan proses 11 langkah dengan biaya administrasi untuk memproses permintaan pesanan pembelian mulai dari £25 – £40 tergantung pada biaya sumber daya perusahaan.

 

Melalui alur kerja persetujuan dan efisiensi administrasi, e-procurement dapat mengurangi biaya ini sebanyak 80%. Lebih sulit untuk secara akurat menjelaskan manfaat tidak berwujud, tetapi dampak organisasinya tetap dapat menjadi besar dan oleh karena itu harus diperhitungkan dalam kasus bisnis apapun.

Penting untuk memahami tujuan manajemen eksekutif untuk perusahaan dan memastikan bahwa inisiatif sejalan dengan tujuan mereka. Setiap kasus bisnis harus selaras dengan tujuan dan sasaran perusahaan organisasi.

Tetapkan tujuan dan sasaran proyek yang jelas dan ringkas. Apa yang paling penting bagi perusahaan–untuk menurunkan biaya, menemukan penghasil pendapatan, atau menyederhanakan proses bisnis?

 

Mengukur Tujuan Bisnis, Biaya, dan Risiko

  • Selesaikan analisis ROI menggunakan skenario kasus terbaik dan terburuk dan nyatakan dengan jelas hasil yang diharapkan.
  • Gunakan data yang dapat diukur untuk mengukur pengembalian apa yang dapat diharapkan.
  • Tentukan bagaimana manajemen akan mengukur keberhasilan proyek (misalnya biaya operasi yang lebih rendah, rasionalisasi pemasok, biaya pembelian yang lebih rendah, dll).

 

Penghitungan ROI tidak boleh memasukkan terlalu banyak penggerak atau faktor atau akan mempersulit pelacakan dan pengukuran ke depan. Keuntungan akan didapatkan oleh perusahaan, karena banyak biaya yang dihemat. Semua itu tidak lepas dari proses perencanaan di awal, termasuk menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai aplikasi e-procurement sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, hubungi kami di sini.