E-Procurement: Tips Terbaru, Perkembangan & Value Chain pada 2023
Hidup di dunia digital, Anda mungkin pernah mendengar istilah e-procurement. Pengadaan barang dan jasa secara elektronik ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses bisnis dan transaksi menggunakan teknologi internet.
Jika Anda seorang pengusaha, memahami cara kerja e-procurement dapat menjadi aset besar bagi bisnis Anda. Memahami bagaimana menerapkannya juga bisa sangat penting untuk bisnis Anda.
E-procurement adalah proses bisnis yang mana transaksi bisnis dilakukan melalui sarana elektronik. Pengadaan barang dan jasa secara online ini tidak hanya menguntungkan perusahaan, tetapi juga memudahkan pelanggan untuk melakukan pembelian. Pelanggan mendapat lebih banyak pilihan barang dan jasa.
Mereka juga dapat mengakses barang atau jasa ini dari rumah atau tempat kerja mereka sendiri. Mereka relatif dapat dengan mudah menemukan barang yang paling terjangkau atau sesuai dengan kebutuhannya dan mengetahui barang atau jasa apa saja yang saat ini tersedia.
Sistem ini dapat dilakukan secara real-time. Perusahaan tidak perlu pergi ke toko untuk membeli suatu produk atau mendatangi kantor-kantor untuk mendapatkan jasa. Dari sisi pemasok, mereka juga tidak harus menjualnya secara fisik.
E-procurement lebih dari sekedar pembelian dan penjualan, juga memungkinkan perusahaan untuk mengiklankan dan memasarkan produk mereka. Selain itu, e-procurement memungkinkan adanya perampingan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang bersifat reguler.
Seluruh proses e-procurement dilakukan otomatis. Ada beberapa komponen dalam proses e-procurement yaitu Source to Contract (S2C), Purchase to Pay (P2P), supplier management dan analitik.
Perkembangan e-Procurement
Sama seperti dunia bisnis secara keseluruhan, sektor pengadaan juga mengalami transformasi ke digital saat ini. Di Benua Biru, Uni Eropa meluncurkan inisiatif yang mendukung perombakan proses pengadaan publik menuju ke teknologi digital terbaru.
Tujuan dari transformasi ini yaitu untuk memudahkan perusahaan menggunakan sistem ini termasuk sektor publik lainnya yang mengelola pengadaan barang dan jasa. Inisiatif Uni Eropa ini juga memungkinkan adanya pendekatan berbasis data di seluruh proses procurement.
Dunia saat ini mulai dikontrol oleh big data. Pengadaan barang dan jasa secara digital akan memainkan peran yang sangat penting. Hal ini memungkinkan pemerintah untuk membuat keputusan tentang pengeluaran publik berdasarkan data dan bukti yang solid.
Pengeluaran publik bisa lebih efektif jika menggunakan sistem digital karena akan lebih berorientasi pada data, transparansi, efisiensi, dan disesuaikan dengan kondisi pasar. Pada kenyataannya, e-procurement telah menjadi salah satu kebijakan utama untuk pengadaan barang dan jasa publik berdasarkan arahan Uni Eropa baru-baru ini.
Ada banyak manfaat menggunakan e-procurement ini dalam pengadaan publik:
- Menjadi salah satu inovasi terbesar dalam bisnis dan pemerintah
- Adanya peningkatan transparansi
- Peluang bisnis baru
- Lebih sedikit birokrasi dan beban administrasi
- Penghematan yang cukup besar untuk semua pihak
- Proses yang lebih singkat dan sederhana
Value Chain Pengadaan Barang dan Jasa
Value chain dari pengadaan barang dan jasa secara elektronik terdiri dari indent management, e-informing, e-tendering, e-auctioning, vendor management, catalogue management, integrasi pemesanan pembelian, status pemesanan, notifikasi pengiriman, e-invoicing, e-payment dan manajemen kontrak.
- E-Informasi
E-informing tidak secara langsung dimasukkan dalam proses pembelian karena sebenarnya tahapan ini terdapat sebelum pembelian. E-informing menggambarkan proses meneliti dan mendistribusikan informasi pembelian dari dan ke departemen eksternal dan internal, menggunakan internet.
- E-Tender
Tujuan dari e-tendering adalah untuk meningkatkan dan merampingkan proses tender. Ini untuk pengadaan barang, jasa, atau operasi khusus dengan volume rendah tetapi bernilai tinggi.
- E-Lelang
Lelang elektronik atau e-lelang menggambarkan proses penyelenggaraan lelang untuk menjual sumber daya alam, aset, atau produk lainnya melalui penawaran kompetitif secara online.
- Manajemen vendor
Manajemen vendor terjadi ketika kontraktor berusaha untuk mendorong peningkatan layanan, mengendalikan biaya, dan mengurangi risiko. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan nilai dari vendor selama proses pengadaan. Tim manajemen kontrak umumnya dibentuk untuk memastikan tercapainya kesepakatan yang paling efisien.
- Manajemen katalog
Manajemen katalog adalah proses yang dimulai dengan pemasok menerbitkan katalog produk mereka secara online.
- E-Purchasing
E-Purchasing adalah kebalikan dari e-tendering. Ini digunakan untuk pengadaan layanan dan produk yang nilainya rendah tetapi volumenya tinggi. Proses e-purchasing dimulai dengan publikasi barang oleh pemasok secara online. Kemudian, dilanjutkan ke seleksi secara online, memesan hingga diakhiri dengan pembayaran.
- E-Ordering
E-Ordering menggambarkan proses membuat dan menyetujui permintaan pembelian.
- E-Invoicing
E-invoicing yaitu metode yang digunakan untuk menagih pelanggan secara online. Dalam bisnis besar, tim accounts payable bertanggung jawab atas: menyetujui, pengolahan dan membayar invoice.
- E-contract management
E-contract management terdiri dari pengelolaan terkait pembayaran, piutang, contract variations, penyelesaian kontrak, kinerja sekuritas dan audit. Berbeda dengan manajemen kontrak biasa, e-contract management dilakukan secara digital.
PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau procurement Procsi sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.