Lebih Praktis, Proses Procurement Dalam Satu Aplikasi
Era digital mengubah wajah dunia secara cepat. Ketika semua serba terkoneksi dan terintegrasi secara sempurna dalam satu platform sistem informasi, segala sesuatu terkait pekerjaan maupun bisnis lebih mudah dikerjakan. Bahkan, dengan adanya hal ini semua dapat dilakukan tanpa mengenal perbedaan tempat dan waktu.
Penggunaan aplikasi e-Procurement kini menjadi salah satu bagian penting dari transformasi digital perusahaan dan mengubah budaya kerja. Teknologi ini dirancang untuk mengotomasi interaksi antara perusahaan dengan vendor maupun pelanggan dalam meningkatkan kecepatan dan efisiensi pada proses pengadaan.
Berbagai hal dapat Anda lakukan dalam satu sistem aplikasi ini secara praktis, berikut beberapa tahapan penggunaannya;
- Identifikasi kebutuhan
Sebagai tahapan awal dalam perencanaan pengadaan penting untuk identifikasi terlebih dahulu kebutuhan perusahaan. Identifikasi ini penting untuk mengetahui sarana dan prasarana yang menjawab kebutuhan operasional perusahaan. Berdasarkan hasil dari identifikasi ini pula Anda dapat mengetahui prioritas kebutuhan sehingga lebih mudah untuk memilahnya.
Dengan adanya e-procurement, semua proses dapat dilakukan dengan cepat. Identifikasi kebutuhan dari masing-masing departemen dapat diketahui dengan lebih tepat dan real-time.
- Persetujuan Pemilihan Supplier
Proses pengadaan yang dilakukan secara konvensional akan banyak memakan waktu dan bisa jadi berhari-hari dalam proses pemilihan supplier. Proses membandingkan harga dengan metode konvensional juga paling cepat bisa memakan waktu 1 hingga 2 hari. Belum lagi pada proses request quotation, pitching, hingga approval akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Namun dengan menggunakan aplikasi e-Procurement, proses ini dapat dipersingkat proses dan pemilihan supplier dapat dilakukan dengan lebih cepat. Pada tahapan ini Anda dapat memilih supplier terbaik berdasarkan perbandingan harga, spesifikasi produk atau jasa, serta track record pelayanan supplier.
- Transaksi Pemesanan/Pembelian
Singkatnya, pada tahapan inilah proses e-Procurement sangat terlihat. Perusahaan dapat melakukan pengadaan secara optimal sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Semua proses mulai dari pencarian produk, pembelian, pemesanan, approval, sampai pengiriman berlangsung secara online. Anda tidak perlu lagi melakukan cetak dan kirim surat ke kantor supplier. Semua transaksi pembelian yang sedang berlangsung akan tercatat di history transaksi.
- Pengecekan produk
Meskipun semua dilakukan secara online, penting bagi perusahaan tidak menyepelekan tahap yang satu ini. Setelah perusahaan melakukan pemesanan, ada baiknya Anda melakukan pengecekan kembali terhadap pesanannya.
- Pembayaran
Tahap akhir ini menjadi salah satu kelebihan dari e-Procurement. Baik perusahaan kecil, menengah, hingga besar membutuhkan sistem pengadaan yang efisien, efektif, dan transparan. Aplikasi e-procurement pada tahap ini dapat melakukan transaksi pembayaran dengan cepat dan terkontrol melalui sistem. Semua transaksi pembayaran yang sedang berlangsung atau sudah selesai akan tercatat di histori transaksi. Anda dapat mengatur sesuai keinginan jenis pembayaran yang diinginkan baik pembayaran diawal, secara berkala (dicicil), atau pembayaran di akhir. Apabila terdapat proses negosiasi juga dapat termonitor secara langsung melalui aplikasi.
Kini implementasi aplikasi e-procurement dapat menyederhanakan berbagai tahapan pengadaan dengan lebih efisien. Sistem e-procurement dapat memangkas waktu, tenaga, hingga biaya yang Anda keluarkan untuk bisnis. Anda dapat memanfaatkan Procsi sebagai layanan aplikasi e-Procurement yang dapat membantu mengotomasi proses pengadaan dengan lebih cepat. Beritahu kami seperti apa kebutuhan bisnis Anda dan temukan solusinya!