Pahami Penerapan berbagai Layanan Shared Services pada Bisnis
Fenomena digitalisasi kini tentunya tidak dapat terelakkan dalam dunia bisnis. Sudah tak terhitung banyaknya jumlah aktivitas bisnis yang bergantung pada teknologi digital dan juga mampu bertahan menghadapi ketatnya persaingan bisnis.
Banyak perusahaan telah menyadari pentingnya pergeseran pola pikir dan budaya ke arah digitalisasi. Ekspektasinya tidak hanya menjadi faktor penting bertahan, namun juga menjadi yang pembeda dari pelaku industri serupa. Penerapan model shared services dalam operasional bisnis kini juga menjadi pilihan bagi banyak kegiatan bisnis. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas dalam proses pendukung bisnis, dengan harapan proses inti akan lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaannya.
Shared services sebagai layanan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas dengan mengkolaborasikan proses bisnis pada back office berbasis digitalisasi. Layanan shared service seringkali dimaknai sebagai suatu profit center yang berfungsi untuk mengelola serta melayani seluruh kegiatan operasional bisnis yang terdapat dalam perusahaan. Berikut beberapa contoh penerapan shared services sebagai teknologi yang cocok untuk bisnis Anda:
- Penerapan pada Human Resource
Penggunaan shared services kini telah memberikan sumbangsih yang besar bagi bidang human resource (HR) perusahaan. Keberadaan layanan ini mampu memberikan banyak peluang untuk mendukung tujuan perusahaan. Adapun pada bidang HR, Anda dapat mengukur kinerja sumber daya manusia (SDM) melalui HR Metrics dengan menyelaraskan keberhasilannya terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan.
Penggunaan shared services memungkinkan perusahaan untuk menyediakan proses bisnis SDM dengan cara yang lebih efisien. Terdapat layanan umum dalam kegiatan administratif SDM diantaranya, payroll, HRIS, learning service, employee data management, reporting, hingga analytic.
- Penerapan pada Finance & Accounting (FA)
Layanan shared services kini telah banyak diadopsi oleh berbagai perusahaan besar secara global. Implementasi layanan ini menawarkan peningkatan produktivitas dan penggunaan biaya yang lebih hemat sehingga memacu kinerja perusahaan jauh lebih efisien. Pemanfaatan kolaborasi dengan penerapan shared services ini juga dimanfaatkan pada bidang finance and accounting (FA).
Berbagai proses yang mencakup pengelolaan keuangan, pencatatan transaksi keuangan, order-to-cash (O2C), maupun record-to-report (R2R) dapat dilakukan dengan shared services. Shared services dapat mengelola seluruh proses pesanan penjualan secara end-to-end hingga mengumpulkan pembayaran dari konsumen. Tidak hanya itu saja, layanan O2C juga mencakup beberapa aktivitas lain seperti proses billing and invoicing, income collection, treasury management, dan debt management.
Sedangkan pada layanan R2R, penerapan shared services biasanya berupa pelaporan pendapatan, buku besar, hingga penerbitan laporan keuangan standar. Pada pengelolaan keuangan jenis R2R ini pada dasarnya difungsikan untuk memberikan feedback strategis, finansial, serta operasional bagi kinerja bisnis suatu perusahaan.
- Penerapan pada Procurement
Sejauh ini banyak perusahaan BUMN telah menggunakan layanan shared service. Hal ini sejalan dengan konsep shared services, di mana proses pada operasional bisnisnya termasuk di bidang pengadaan memiliki karakteristik proses yang serupa dan juga menuntut resource yang tidak sedikit. Layanan shared services membantu perusahaan dapat melakukan kegiatan operasional berupa transaksi dan interaksi di bidang pengadaan.
Layanan shared services di bagian procurement atau pengadaan akan membantu proses mulai dari purchase order, pengiriman, daftar permintaan, dll. Bahkan beberapa layanan shared services telah menawarkan layanan tambahan seperti verifikasi faktur, query management, hingga statement reconciliation.
- Penerapan pada Service Desk
Layanan ini menyediakan fungsi Single Point of Contact (SPOC) melalui saluran telepon atau internet untuk mengelola dan mendokumentasikan setiap permintaan layanan. Melalui layanan ini perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih optimal terhadap karyawan hingga konsumen dan partner.
- Implementasi pada IT Operation
Nilai tambah lain yang dapat dirasakan perusahaan dengan mengimplementasikan layanan shared services adalah membantu pengelolaan pada bidang IT Operasional. Pada bidang ini tersedia beberapa layanan seperti penyediaan teknisi yang berpengalaman dalam mengelola operasional aplikasi & infrastruktur IT, serta menjamin kelancaran operasional ERP, Data Center, Network, hingga end user device.
Solusi shared services kini mencapai titik di mana perusahaan telah membutuhkannya. Layanan ini diyakini dapat membuat laju perusahaan semakin terarah dan bergerak dengan cepat. Data-data serta insight yang tersedia dari layanan ini dapat mempengaruhi perusahaan dalam mengambil keputusan, menciptakan produktivitas yang tinggi, memberikan pelayanan yang lebih profesional, menghasilkan konsolidasi, dan standardisasi transaksi.
Sederhanakan proses operasional perusahaan dengan Shared Services. Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda sekarang juga!