Seluk Beluk Manajemen Invoice pada FORCA PROC dan Implementasinya

Thursday, 6 April 2023

Ada beberapa permasalahan dalam proses pengadaan konvensional yang menimbulkan dampak beruntun pada proses bisnis yang tidak efisien dan efektif. Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan sistem e-procurement (procurement online).

Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merilis aplikasi e-procurement yang dinamai FORCA PROC. Aplikasi ini dapat membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

FORCA PROC merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Ada empat modul yang dikembangkan SISI, yakni manajemen vendor, tender, expediting dan invoice. Pada modul manajemen invoice ini, rekanan pemasok dapat memanfaatkan kemudahaan, mulai dari proses invoice, pemantauan tagihan, hingga verifikasi yang lebih transparan, efektif, dan efisien. Beberapa fitur dalam modul ini mencakup progress execution, unbilled dan invoicing.

 

Beberapa fitur pada kategori manajemen invoice FORCA PROC yakni:

    • Good Receipt dan Service Acceptance

Good Receipt merupakan proses penerimaan delivery barang dari vendor, oleh bagian unit kerja penerima barang (warehouse). Service Acceptance merupakan proses penerimaan progress jasa dari vendor, oleh bagian unit kerja penerima jasa atau pengawas pekerjaan. Proses ini dilakukan dengan sinkronisasi pengambilan data Good Receipt & Service Acceptance dari ERP ke FORCA PROC dan pembuatan data Good Receipt & Service Acceptance manual pada FORCA PROC. Warehouse akan melakukan pengecekan additional cost serta penambahan beban penalty. Setelah pengecekan selesai, data Good Receipt & Service Acceptance akan disubmit kepada vendor.

    • Create Invoice Vendor

Proses penagihan pembayaran yang dilakukan oleh vendor, atas dasar penerimaan barang maupun jasa. Vendor akan membuat invoice dengan melengkapi data dan dokumen yang dibutuhkan pada saat penagihan yang akan di submit ke bagian verifikasi pembayaran.

    • Invoice Verification

Proses verifikasi oleh verifikator dengan melakukan pengecekan kesesuaian dokumen invoice softcopy serta hardcopy dari vendor dan verifikasi persetujuan dokumen invoice serta kelengkapan input data ERP. Verifikasi invoice dapat diintegrasikan dengan ERP dalam bentuk posting dokumen invoice vendor.