Solusi dari Tantangan yang Biasa Dihadapi Procurement pada Bisnis Anda
Eksekutif atau pemimpin divisi procurement memiliki serangkaian tanggung jawab agar semua proses pengadaan barang dan jasa dapat berjalan lancar. Tanggung jawabnya mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pemrosesan pembayaran.
Departemen procurement bekerja sesuai timeline atau jadwal yang sudah ditentukan dalam setiap proses. Tak ada kata terlambat, meski hanya sehari dalam procurement karena dapat mengganggu operasional perusahaan. Oleh sebab itu, pekerjaan manajer procurement penuh dengan tantangan. Jika mendapat masalah, ia juga harus mengidentifikasi dan mencari solusi dari masalah tersebut.
Terkadang, untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah e-procurement membutuhkan waktu, biaya dan upaya yang besar karena pengadaan barang dan jasa berdampak langsung pada keuntungan perusahaan.
Sementara tantangan pengadaan dapat bervariasi berdasarkan ukuran perusahaan, lini bisnis, dan faktor lainnya. Berikut adalah enam tantangan umum yang kerap terjadi dalam procurement dari segala sisi serta solusinya.
- Mitigasi risiko
Risiko pasokan selalu menjadi tantangan utama dalam proses pengadaan. Risiko pasar, potensi penipuan, biaya, kualitas, dan risiko pengiriman merupakan jenis risiko yang paling umum. Selain itu, risiko kepatuhan seperti anti-korupsi, kepatuhan terhadap kebijakan, dan lainnya membuat para pemimpin procurement harus mengambil tindakan yang tepat.
Solusi untuk manajer atau pemimpin divisi procurement yaitu selalu menganalisis potensi-potensi risiko dalam pengadaan barang dan jasa. Meminimalisir konflik serta membuat kebijakan atau aturan untuk mencegah terjadinya masalah atau kendala.
- Dark purchasing
Pembelian yang dilakukan di luar proses pengadaan barang dan jasa yang sudah ditentukan termasuk dalam pembelian gelap. Pengeluaran yang tidak terkendali seperti itu pada akhirnya akan membuat biaya bisnis yang tinggi.
Ketika barang-barang yang dibeli di luar pengadaan tak dapat digunakan sebagai modal atau persediaan material, maka berdampak pada hilangnya pendapatan. Hal ini merupakan tantangan yang besar bagi perusahaan. Cara yang tepat untuk mengurangi pembelanjaan di luar pengadaan adalah dengan mengelola pembelanjaan Anda.
- Kurangnya transparansi
Spreadsheet adalah tempat yang bagus untuk memulai ketika Anda ingin mengatur atau mengelola data, tetapi ketika Anda kebutuhan terus meningkat, tentunya akan ada banyak spreadsheet.
Masalah pertama yang mungkin Anda temui adalah akses data. Anda mungkin sulit untuk menemukan informasi dan melacaknya di beberapa spreadsheet. Sehingga muncul masalah yaitu kecepatan Anda dapat mengakses informasi berkurang seiring dengan bertambahnya volume data.
Anda juga harus akan menghadapi risiko keamanan dan menghindari mengungkapkan terlalu banyak informasi kepada banyak orang. Kesalahan dan kelalaian kecil dapat menghasilkan data yang salah. Hal ini pastinya membebani Anda dengan mulai dari transaksi, klien, dan hubungan vendor.
Solusi untuk masalah dalam procurement ini yaitu mengotomatisasi proses pengadaan Anda. Ini adalah cara terbaik untuk meningkatkan transparansi. Hal ini juga memiliki banyak manfaat lain. Misalnya, meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda.
- Data tidak akurat
Untuk membuat keputusan pengadaan yang baik, perusahaan membutuhkan data yang akurat dan dapat diandalkan. Melakukan pembelian berdasarkan data pengadaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kekurangan persediaan, kelebihan persediaan, dan tantangan pengadaan tambahan lainnya yang berpotensi berdampak pada laba organisasi secara langsung.
Oleh sebab itu, dibutuhkan SDM yang mumpuni dan infrastruktur pengelolaan data secara real-time yang serta dapat diakses secara mudah, cepat dan aman.
- Kegagalan mengadopsi teknologi
Mengelola proses pengadaan Anda secara manual mungkin tampak sederhana pada awalnya, tetapi ketika proses menjadi lebih kompleks, hal ini akan menjadi penghalang terbesar menuju kesuksesan. Inilah sebabnya mengapa salah satu tantangan pengadaan adalah melihat teknologi sebagai alat yang membantu, mitra yang membantu perusahaan menciptakan value.
Untuk mencapai tujuan masa depan, maka diperlukan bagaimana solusi pengadaan digital dapat mengurangi biaya dan mendorong inovasi sangat penting.
- Masalah terkait pemasok
Salah satu tantangan terbesar dalam pengadaan adalah manajemen pemasok. Dari mengidentifikasi pemasok yang tepat hingga melacak kinerja vendor dan memastikan pasokan produk berkualitas yang stabil. Seluruh proses dipenuhi dengan komplikasi. Apalagi dengan kondisi pandemi Covid-19, penting bagi perusahaan untuk memiliki basis pemasok yang stabil dan berkelanjutan.
Karena pasar dan teknologi terus berkembang, tantangan baru dalam pengadaan terus meningkat. Memahami kompleksitas dalam proses pengadaan hingga pembayaran, manajemen vendor, dan manajemen kontrak akan membantu bisnis tetap terdepan dalam persaingan dan memenuhi tujuan pengadaan Anda.
Untuk itu, menghadapi semua masalah dan tantangan dalam procurement, yang dibutuhkan bagi bisnis Anda ke depan adalah e-procurement yang lebih efektif dan efisien.
Beberapa aplikasi e-procurement mulai dikembangkan, bahkan ada yang buatan dalam negeri. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merilis aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.