Workflow Implementasi Firms, Aplikasi ERM yang Andal

Thursday, 5 January 2023

Workflow adalah istilah yang merujuk pada sebuah proses kinerja sistematis dalam sebuah perusahaan. Ketika ada pekerjaan yang telah diselesaikan, hal tersebut akan dipindah alihkan ke pihak lain untuk kemudian dilanjutkan sebagai bagian dalam proses produksi.

Workflow secara sederhana adalah rangkaian rutinitas yang dilakukan oleh perusahaan mulai dari awal hingga akhir proses. Dalam praktiknya, setiap karyawan yang berkontribusi dalam operasional perusahaan harus mengetahui tugas serta tanggung jawab masing-masing.

Dengan mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing orang, maka operasional perusahaan pun dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya kekurangan sedikit pun. Oleh sebab itu, bisa dibilang keberadaan workflow atau alur kerja ini memegang peran yang cukup penting dalam sebuah perusahaan.

Workflow atau alur kerja ini berlaku pada seluruh divisi dalam sebuah perusahaan. Tak hanya pada divisi produksi saja, tetapi juga divisi yang berada di dalam kantor baik itu administrasi, marketing hingga manajemen risiko.

Berikut adalah tiga jenis utama dari alur kerja atau workflow:

  1. Process Workflow

Process Workflow atau alur kerja merupakan rangkaian dari kumpulan tugas yang selalu ada dan dilakukan secara berulang untuk menunjang operasional. Artinya sebelum memulai alur kerja, Anda sudah mengetahui secara persis rangkaian pekerjaan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

  1. Case Workflow

Jenis alur kerja yang berikutnya ialah Case Workflow. Alur ini muncul setelah terjadi sebuah kasus atau kondisi tertentu. Sehingga untuk menyelesaikannya tidak ada cara khusus yang spesifik. Anda bisa menyelesaikan arus kerja yang satu ini setelah menyelidiki dan menganalisis permasalahan yang muncul dan mencari solusi untuk mengatasi masalah tersebut.

Contoh, dalam penyusunan strategi pengelolaan risiko, Anda baru bisa mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan setelah mengidentifikasi risiko yang muncul atau mengevaluasi rencana manajemen risiko yang sebelumnya gagal atau kurang maksimal.

  1. Project Workflow

Selanjutnya Project Workflow dalam sebuah proyek pekerjaan tentu juga terdapat alur yang harus diikuti. Namun biasanya hal ini jauh lebih fleksibel dibandingkan tipe Process Workflow. Artinya, Anda bisa berinovasi atau melakukan hal-hal di luar rencana sebelumnya.

 

Manfaat Workflow

Dari tiga jenis utama workflow di atas, implementasi alur kerja pada sebuah perusahaan sangat penting, termasuk pada manajemen risiko karena memberi beberapa manfaat. Berikut manfaat sistem alur kerja di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Distribusi yang bisa dengan mudah dilakukan

Alur kerja yang sistematis dan tertata rapi akan memudahkan sistem pendistribusian tugas dan tanggung jawab. Seluruh proses dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan. Siklus dari workflow tersebut pun akan berjalan secara otomatis jika sudah terbiasa. Jika distribusi tugas lancar maka seluruh otorisasi pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih cepat dan praktis.

  1. Penanganan dokumen bisa langsung diketahui

Sistem alur kerja juga membantu perusahaan dalam mengatur setiap alur dalam distribusi dokumen di perusahaan. Jika dilakukan dengan cara yang tepat, penanganan sebuah dokumen dapat dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan dapat dengan mudah diselesaikan.

  1. Persetujuan bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun

Persetujuan atau agreement dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja dengan sistem workflow yang sudah terkelola dengan baik. Selain itu, workflow dapat memudahkan kinerja kerja Anda meskipun sedang tidak berada di kantor atau perusahaan.

 

Workflow Firms

Dengan manfaat di atas, Firms atau Factually Integrated Risk Management System juga menggunakan alur kerja atau workflow dalam mengelola risiko (ERM). Firms adalah aplikasi pengelolaan risiko perusahaan yang akan membantu Anda dalam melakukan mitigasi mulai dari asesmen, pengawasan, hingga tindakan pengendalian risiko bisnis perusahaan.

Ini adalah salah satu keunggulan dari aplikasi Factually Integrated Risk Management System. Dalam implementasi aplikasi ini, terdapat workflow sebagai berikut:

  1. Submitted by Creator

Pada proses ini, ada bagian yang mendata faktor-faktor risiko yang akan dihadapi perusahaan. Pihak yang mengisi faktor risiko apa saja ini disebut Creator, untuk selanjutnya dimintakan persetujuan dari pihak yang akan mengambil keputusan di proses berikutnya.

  1. Approval by Risk Owner

Risiko-risiko tersebut akan mendapat persetujuan atau ditolak, keputusan tergantung Risk Owner. Pihak ini juga yang akan meneruskan persetujuan ke Risk Coordinator.

  1. Approval by Risk Coordinator

Setelah disetujui oleh Risk Owner, maka dilanjutkan persetujuan ke Risk Coordinator. Pihak Risk Coordinator ini juga yang akan memutuskan apakah faktor-faktor risiko ini patut diteruskan approval ke Risk Manager.

  1. Review by Risk Manager

Pihak yang akan melakukan peninjauan yakni Risk Manager, terkait apakah akan diteruskan ke Risk Register atau tidak.

  1. Risk Register

Pada tahap ini, risiko yang sudah diajukan akan didaftarkan oleh Risk Register. Apabila tidak disetujui maka alur kerja akan dikembalikan ke Risk Coordinator dan seterusnya. Semua dilakukan berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai Firms, Enterprise Risk Management sebagai solusi untuk mengelola risiko menjadi peluang strategis perusahaan, silakan klik di sini.