Inka, Belajar Menjadi Andal melalui General Affairs

Hai Sobat, mungkin di antara kalian ada yang masih bingung apa sih General Affair (GA) itu? Atau mungkin kadang dibingungkan dengan perbedaan General Affair (GA) dan Human Resource (HC)?  Secara pembagian tugas GA dan HC jelas memiliki perbedaan. Jika HC akan berfokus pada pengelolaan sumber daya manusia, divisi General Affair dibutuhkan untuk mengurus operasional perusahaan secara menyeluruh. 

Biasanya divisi General Affair kerap menjadi partner HC demi kelancaran operasional SDM khususnya melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris, perkantoran. Perannya menjadi sangat penting, karena GA akan berfokus pada pemberian pelayanan umum kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit. 

Jika kita menelisik lebih jauh, sebenarnya banyak sekali tugas seorang General Affair yang harus dikerjakan. Seperti cerita salah satu staf General Affair SISI, Inka Cut Nurbaiti atau biasa dipanggil dengan Inka. Gadis asal Jakarta ini mengaku, menjadi seorang GA harus perlu serba tahu dan serba bisa. Ia merasa harus mengetahui masalah yang akan muncul, yang telah muncul, dan yang telah diselesaikan utamanya mengenai fasilitas yang ada di perusahaan. Mulai mengetahui di mana bisa mendapatkan barang yang diperlukan, mengetahui harga terbaik, hingga mengetahui supplier terbaik dengan pembayaran yang bervariatif. 

“Intinya sih jangan takut mencoba, terkesan repot memang menjadi GA. Tetapi ketika sudah dijalani justru banyak suka dan manfaatnya, salah satunya kita jadi bisa develop diri sendiri menjadi multitasking karena harus melayani permintaan di waktu yang bersamaan,” jelas Inka ketika dihubungi melalui messenger. 

Inka yang mulai bergabung dengan SISI di awal tahun 2019 ini berbagi sedikit tips mengenai strategi pengelolaanya. Bagi Inka, semua itu perlu tertata rapi dengan disesuaikan dengan prinsip Do and Don’t, yakni dengan melakukan pekerjaan berdasarkan prioritas dan kebutuhan perusahaan. Dirinya perlu melakukan pencatatan semua kegiatan, khususnya yang berkaitan dengan perpindahan barang dan kegiatan pembelian atas semua aktivitas kebutuhan perusahaan. 

Mengingat tugasnya adalah mengelola berbagai fasilitas perusahaan, Inka mengaku memiliki tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang diperlukan oleh divisi lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget. Inilah mengapa dirinya juga selalu menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas barang. Dengan adanya ini, perusahaan akan terhindar dari pembengkakan anggaran belanja perusahaan. 

Soal tips menjadi andal selanjutnya menurut Inka yaitu selalu berusaha mencintai pekerjaan yang sedang dilakukan. Sebanyak apapun pekerjaan menjadi GA yang sering mendadak, jika dilakukan dengan suka cita pasti akan selalu bahagia. “Kalau aku sih, cara mengatasinya ketika ada kebutuhan yang mendadak lebih ke mempersiapkan diri  dan menggali informasi untuk kebutuhan tersebut terus juga memahami kebiasaan dari masing-masing personal di kantor,” ungkap Inka.