5 Peran Shared Services yang Mendukung Visi Perusahaan untuk Bertumbuh
Peran organisasi shared services atau SSO yang paling efektif mencakup mampu berpikir secara global, berkembang secara rasional, dan menentukan entitas layanan dengan bijak. Tujuannya agar langkah penerapan shared services ini bisa mendukung visi dan misi perusahaan untuk terus beradaptasi pada perubahan.
Organisasi shared services memberikan dan menunjukkan nilai kepada pelanggan mereka dalam banyak cara. Para manajernya bisa meningkatkan tiga komponen utama layanan bersama — SDM, proses, dan teknologi — tetapi tim yang paling sukses biasanya memiliki lima karakteristik sebagai berikut:
Berpikir secara global sedari awal
Sebagian besar perusahaan mencoba model layanan bersama di negara asal mereka terlebih dahulu dan kemudian membagikan konsep tersebut ke bagian lain dunia. Akibatnya, setiap wilayah sering kali berfungsi sebagai unit yang terpisah, berusaha secara mandiri untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.
“Organisasi yang sukses mengambil pandangan jangka panjang dari layanan bersama sejak hari pertama dan menetapkan kebijakan dan struktur organisasi untuk model global,” kata Cliff Struhar, VP, Advisory, Gartner.
Perusahaan-perusahaan ini berhati-hati untuk tidak terbawa suasana dan membuka terlalu banyak kantor fisik, biasanya memilih kantor pusat global utama dan beberapa pusat regional kecil. Pemimpin SSO bertanggung jawab atas semua operasional global dan menyediakan layanan yang konsisten kepada unit bisnis di semua wilayah.
Perluas cakupan dan skala fungsi secara konsisten
Sebagian besar proyek shared services pertama-tama mengkonsolidasikan dan menstandarisasi aktivitas volume dengan transaksi tinggi. Banyak SSO tetap dengan peran ini, dan menjadi terpinggirkan sebagai utilitas pemrosesan transaksi.
Perusahaan yang berpikiran maju memperluas cakupan geografis dan luasnya penawaran layanan mereka. Untuk perusahaan ini, tidak ada opsi opt-out untuk unit bisnis.
SSO melayani setiap negara, lokasi, unit bisnis dan karyawan perusahaan. Perusahaan progresif memperluas cakupan untuk memasukkan fungsi ahli dan tidak membatasi kriteria apakah SSO menghasilkan penghematan biaya yang sama seperti yang dicapai dengan melakukan pemrosesan transaksi volume tinggi.
Gunakan GPO untuk standarisasi proses
Banyak proyek shared services menargetkan peningkatan biaya dan produktivitas dalam satu proses (seperti utang usaha). Perusahaan paling maju seringkali melampaui batasan tersebut dan menunjuk global process owner (GPO) untuk proses end-to-end seperti order-to-cash (pemesanan ke pembayaran tunai) atau purchase-to-pay (pembelian untuk bayar). GPO berupaya menstandarisasi aktivitas ini di semua lokasi, dan mereka melakukan langkah berikut:
- Ukur dan tingkatkan kualitas proses
- Terapkan praktik terbaik
- Kelola hubungan eksternal
- Memantau kepuasan pelanggan
- Identifikasi kebutuhan teknologi
Pertimbangkan otomatisasi
Dalam dua dekade terakhir, banyak perusahaan telah memindahkan aktivitas pemrosesan transaksi ke geografi berbiaya rendah untuk mengurangi masalah ketenagakerjaan. Upaya ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan organisasi, mendorong perbaikan proses, mengurangi biaya dan menjalankan strategi.
SSO juga harus mempertimbangkan kemampuan robotika. “Robotika canggih seperti komputasi kognitif dan alat pembelajaran mesin dapat melakukan tugas yang saat ini sulit diotomatisasi oleh SSO,” kata Struhar.
Lebih dari 80 persen organisasi layanan bersama telah menerapkan teknologi otomatisasi proses robotik, sebagaimana dinukil dari Gartner.
Penelitian Gartner menemukan lebih dari 80 persen organisasi layanan bersama telah menerapkan teknologi robotic process automation (RPA) untuk mengotomatisasi aktivitas rutin, berulang, berbasis aturan. RPA memungkinkan pimpinan layanan bersama untuk mencapai peningkatan produktivitas dan pengurangan biaya lebih dari yang disediakan oleh arbitrase tenaga kerja saja.
Berinvestasi dalam pelatihan dan kenali pentingnya karyawan
Karena SSO berupaya meningkatkan nilai yang mereka berikan kepada pelanggan unit bisnis, organisasi yang sukses tidak memperlakukan pelatihan karyawan sebagai biaya tambahan; melainkan, mereka melihat pelatihan dan pengembangan sebagai investasi.
Riset Gartner menunjukkan bahwa keterampilan pemecahan masalah sangat penting untuk memberikan layanan yang lebih baik bagi pelanggan internal — di depan kompetensi lain seperti mencari resolusi untuk masalah apa pun dan menjadi komunikator yang baik — dan pemecahan masalah empat kali lebih efektif daripada keahlian fungsional apa pun.
SISI sebagai penyedia layanan shared services memiliki tim yang berpengalaman dengan sertifikasi yang mencakup berbagai keahlian untuk mendukung layanan kami. Selain itu juga penerapan teknologi-teknologi terkini bisa menjadi solusi untuk implementasi shared services pada perusahaan Anda.
Hubungi kami untuk informasi lengkap mengenai layanan Shared Services sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan.