Sejauh Mana Shared Services Memberi Nilai Tambah dalam Proses Bisnis?

Selama lebih dari satu dekade, organisasi baik di sektor publik maupun swasta telah memanfaatkan model shared services center atau layanan bersama terpusat untuk mengurangi biaya dari operasional back office, mendorong standarisasi proses bisnis, dan mencapai tingkat kontrol atau visibilitas yang lebih tinggi ke dalam operasional bisnis.

Di sisi lain, model bisnis shared services sendiri digunakan baik perusahaan besar multi industri maupun perusahaan kecil yang sedang merintis bisnisnya. Bagi perusahaan besar yang memiliki anak perusahaan atau banyak lini bisnis, shared services center (SSC) menjadi salah satu solusi untuk menyederhanakan proses operasional back office mereka. 

Bagi perusahaan yang baru merintis dan berusaha tetap bisa bersaing di era bisnis 4.0 sekarang ini, shared services juga dianggap bisa menjadi solusi, karena perusahaan baru ini bisa menikmati fasilitas back office dengan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) terkini. Lalu sejauh mana shared services bisa memberi nilai tambah dalam proses bisnis?

Perencanaan & Desain Global

Fase desain global atau regional yang efektif akan mencakup visi yang jelas tentang proses atau transaksi bisnis mana yang akan ditangani oleh SSC dan mana yang akan ditangani oleh tim lokal.

Kegagalan untuk mengidentifikasi persyaratan utama selama fase desain dapat mengakibatkan peningkatan anggaran yang tidak terduga di kemudian hari dalam proyek serta pengguna yang memproses transaksi di luar sistem.

Mengubah Manajemen & Pelatihan untuk Mendorong Kesuksesan Bersama

SSC adalah inisiatif yang mengganggu kemapanan proses bisnis konvensional dan akibatnya risiko perubahan organisasi harus diukur dan ditangani. Kegagalan untuk mengelola risiko perubahan dapat mengakibatkan hilangnya karyawan-karyawan kunci dan penolakan organisasi terhadap inisiatif shared services.

Kegagalan untuk melatih staf secara memadai tentang proyeksi staf ke depan dan sistem IT di masa depan akan menghasilkan produktivitas yang buruk, merusak nilai inisiatif shared services.

Mengelola IT 

Seringkali, inisiatif shared services mencakup perubahan teknologi yang memungkinkan transformasi bisnis. Menggabungkan volume transaksi yang besar dapat menghadirkan peluang yang signifikan untuk penghematan biaya, tetapi juga sangat meningkatkan biaya yang terkait dengan semua jenis gangguan sistem atau gangguan layanan lainnya.

Organisasi perlu menentukan apakah kapabilitas dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung keadaan masa depan lingkungan IT akan dikembangkan secara internal atau outsourcing, untuk menyeimbangkan biaya dan risiko secara efektif.

Implementasi 

Pemusatan transaksi dari beberapa unit bisnis atau geografi melibatkan pengambilan keputusan sistem yang akan berdampak pada pendekatan implementasi dan biaya sistem dalam jangka panjang. Contohnya, termasuk fitur multi-bahasa lokal, pemrosesan transaksi multi-mata uang dan persyaratan akuntansi dan perpajakan lokal.

Merampingkan Proses Bisnis 

Saat melakukan ribuan atau bahkan jutaan transaksi bisnis per hari, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas berulang dalam aplikasi IT atau untuk menarik informasi dari sistem menjadi sangat penting. 

Kabar baiknya adalah skala shared services seringkali memberikan skala ekonomi yang mendukung investasi teknologi yang tidak dapat dibenarkan dalam model pemrosesan transaksi yang terfragmentasi. Hal yang perlu disoroti yakni teknologi yang dapat merampingkan pemrosesan transaksi dalam aplikasi perusahaan baru atau yang sudah ada.

KPI & Analisis Operasional

Sebagian besar proyek transformasional memiliki kasus bisnis yang terkait dan seringkali merupakan analisis ROI yang sulit. Perusahaan penyedia jasa shared services akan memberikan informasi tentang cara mendapatkan biaya dasar pelaksanaan transaksi bisnis dan merencanakan tingkat staf yang sesuai untuk tim shared services.

Selain itu, juga akan menyajikan informasi tentang alat dan teknologi yang memungkinkan organisasi untuk meninjau pemrosesan transaksi harian untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan atau hambatan yang dapat merusak nilai SSC.

Peningkatan Proses Berkelanjutan

Sebagian besar proyek shared services menyertakan asumsi bahwa SSC akan menjadi pusat keunggulan proses bisnis. Untuk mencapai nilai yang dijanjikan dari keunggulan utama, proses bisnis harus terus dianalisis dan disempurnakan, sementara pelaksanaan standar proses bisnis harus diukur dan ditegakkan.

IT akan menyajikan informasi tentang bagaimana memodelkan dan menyempurnakan proses bisnis dan menyebarkan pemahaman umum tentang proses bisnis standar di seluruh organisasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services, SISI bisa menjadi solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, hubungi kami di sini.