Prinsip-Prinsip yang Perlu Diperhatikan dalam Pelaksanaan E-Procurement

Friday, 14 October 2022

Procurement atau pengadaan adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.

Lalu apa bedanya dengan e-procurement atau pengadaan online? E-procurement adalah sistem yang membuat proses procurement lebih efisien. Proses pengadaan yang biasanya dilakukan manual dan masih banyak human error, bisa dilakukan lebih efisien dengan e-procurement.

E-procurement menggunakan antarmuka web atau beberapa jenis sistem jaringan lain yang menghubungkan pemasok dan pelanggan. Tujuan menggunakan sistem e-procurement adalah untuk memperoleh produk atau layanan dengan harga terbaik dan pada waktu terbaik. Untuk memenuhi tujuan ini, penting bagi bisnis untuk menjalin hubungan dengan pemasok. 

Hal ini memungkinkan personel pengadaan untuk menegosiasikan kontrak dengan pemasok. Mereka juga dapat menetapkan pedoman atau batasan seputar anggaran dan pengeluaran dalam platform e-procurement.

 

Prinsip-prinsip dalam pelaksanaan e-Procurement:

  • Pengiriman Barang atau Pelaksanaan Jasa di atau ke Tempat yang Tepat

Prinsip ini memastikan bahwa barang atau jasa akan dikirimkan ke alamat yang benar, sesuai dengan sistem. Tidak hanya itu, akomodasi atau mobilisasi akan diatur secara otomatis dan menjadi efisien bagi semua pihak.

  • Terkirim Tepat Waktu atau Selesai Tepat Waktu

Melalui e-procurement, barang atau jasa akan sampai tepat pada waktu yang telah ditentukan. Hal ini tentunya akan membantu perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya tepat waktu dan tidak akan ada pemberhentian produksi karena alasan kekurangan bahan.

  • Kualitas Sesuai dengan Pesanan dan Standar Perusahaan

Memastikan kualitas barang atau jasa yang sampai di perusahaan, sesuai dengan kualitas saat proses pemesanan. Ini juga akan membantu perusahaan menjaga kualitas hasil produk dan jasa mereka tetap sesuai dengan standar yang ada.

  • Kuantitas Tepat dan Sesuai dengan Pesanan

E-procurement memastikan jumlah barang yang datang sama dengan jumlah barang saat pemesanan. Proses ini akan membantu kedua belah pihak, yaitu pembeli dan penjual supaya tidak ada yang dirugikan. Misalnya, barang yang dikirim jumlahnya tidak sesuai, maka akan merugikan pihak pembeli, dan penilaian pihak pembeli kepada pihak penjual akan menurun.

Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang, karena bisa dipastikan sama dengan e-procurement, tentunya akan menghemat waktu bagian pembelian dan gudang.

  • Barang atau Jasa dari Supplier yang Tepat & Asli

Memastikan barang atau jasa dalam pengadaan berasal dari vendor atau supplier yang benar, untuk menghindari pemalsuan merek. Jika menggunakan merek yang palsu, akan menurunkan kualitas produk perusahaan juga.

Demikian prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan e-procurement. Sebelum memilih software e-procurement alangkah baiknya mempertimbangkan juga kebutuhan perusahaan Anda.

Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

 

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.