Belajar dari Perusahaan BUMN yang Terapkan Shared Services

Peran BUMN harus semakin kuat sebagai agen pembangunan dan penciptaan nilai yang berkelanjutan. Kekuatan BUMN sebagai sumber daya negeri ini harus bisa bertahan hingga lintas dekade dan bisa menjadi warisan generasi selanjutnya.

Untuk mewujudkan bisnis yang berkelanjutan, BUMN diharapkan dapat mengutamakan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan proses bisnis. Penerapan model shared services menjadi jawaban bagi masalah tersebut.

Saat ini beberapa BUMN yang telah menggunakan layanan shared services adalah seperti perusahaan yang tergabung dalam Telkom Group, seperti Telkom Indonesia, Telkom Metra, Telkom International, Telkom Satelit Indonesia, Telkomsigma, dan Finnet. Juga, Pertamina dan Biro Klasifikasi Indonesia (BKI).

Dari beberapa BUMN yang menerapkan shared services tersebut, ada beberapa hal yang bisa menjadi pelajaran, di antaranya:

• Meningkatnya Tingkat Keandalan

Solusi shared services ini bisa meningkatkan efisiensi operasional perusahaan sekaligus tingkat keandalan layanannya. Terutama, karena penyelenggara shared services melakukan pengawasan atas jalannya layanan yang dipimpin oleh sejumlah ahli di bidangnya. Contohnya Telkom Group yang melakukan efisiensi biaya dan mendorong nilai bisnis menajdi prioritas utama untuk investasi dalam layanan bersama. Telkom tidak lagi memerlukan divisi keuangan dan akuntansi, teknologi informasi dan komunikasi, HR, dan aset di setiap cabang mereka. Hal ini mampu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dan tentunya meningkatkan tingkat keandalan layanannya.

• Perpaduan Teknologi

Pemusatan penyediaan layanan SDM dan IT menjadi cara yang efektif untuk efisiensi biaya, tetapi bahkan lebih efektif bila dikombinasikan dengan keunggulan teknologi dari layanan shared services center (SSC). SSC menciptakan peluang bagi organisasi untuk memperkenalkan otomatisasi proses robotik (RPA) ke dalam proses penyampaian layanan mereka untuk proses yang berulang.

Telkom Metra sebagai anak perusahaan PT Telkom Indonesia Tbk yang memiliki 18 anak perusahaan ini merasakan benefit berupa meningkatnya efisiensi dan produktivitas setelah menggunakan layanan shared services. Di mana, fungsi-fungsi operasional HR dan finance dialihkan ke unit Shared Services yang dikelola oleh Infomedia, yang juga merupakan salah satu anak perusahaan Telkom Metra. Selain itu pemanfaatan teknologi juga memegang peran penting, seperti dalam penerapan ERP.

Selain itu, banyak perusahaan sektor swasta terbesar di Amerika Serikat, termasuk General Electric, Ford, Pfizer, dan SAP, telah mengadopsi model shared services untuk menurunkan biaya pengiriman layanan, menghemat jutaan dolar dalam prosesnya. 

Shared services juga telah berhasil diterapkan pada sektor publik. NASA Shared Services Center (NSSC), yang menyediakan manajemen keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, dan layanan TI untuk NASA menggunakan model SSC, mampu menghemat 20 juta dolar AS per tahun sejak didirikan pada 2006.