3 Tahapan Teknis Penting dalam Penerapan ERP Hindari Kegagalan Proyek
Ketika implementasi ERP berjalan dengan buruk, orang biasanya mengatakan “itu karena perangkat lunaknya.” Namun, hal itu bukanlah alasan. Perangkat lunak adalah alat. Penyebab kegagalan bukan pada perangkat lunaknya, karena software hanya suatu sarana.
Agar perangkat lunak ERP Anda berfungsi dengan baik untuk bisnis Anda, penting untuk fokus pada konversi data, integrasi dan pelaporan dari hari pertama proyek. Banyak perusahaan tidak melihat hal-hal berikut ini sebagai langkah-langkah teknis penting sampai nanti saat akhir proyek, dan ketika disadari hal itu sudah terlambat.
- Konversi data
Salah satu masalah terbesar selama proyek ERP adalah konversi data – memindahkan data dari yang sistem lama dan memetakannya ke dalam ERP baru. Tidak lengkap, salah, dan tidak koheren informasi, duplikasi data, data buruk, sedikit data – semua dapat menyebabkan masalah besar. Anda dapat mengorganisir dengan meninjau dan mengidentifikasi entitas data master Anda, termasuk master pelanggan Anda, master pemasok, master item, dan master akun.
Latihan pembersihan data bisa sangat panjang dan dapat memperpanjang waktu dan biaya proyek di luar rencana awal Anda. Sistem ERP baru tidak akan beroperasi secara efektif dengan data yang buruk. Mulai melakukan pembersihan data bahkan sebelum implementasi tentunya hal ini bisa lebih menguntungkan.
- Integrasi
Di awal proyek, mulailah berpikir tentang apa yang sistem lain perlu diintegrasikan dengan sistem ERP Anda. Pastikan bahwa perangkat lunak untuk sistem ini baru atau ditingkatkan ke versi yang terbaru. Luangkan waktu untuk mendokumentasikan input dan output dari sistem pihak ketiga yang akan terintegrasi dengan ERP Anda di awal proyek. Saat bekerja dengan sistem pihak ketiga, Anda perlu yakin vendor pihak ketiga Anda mengerti timeline ERP Anda dan tonggak penting, dan jadwalkan sumber daya mereka sesuai dengan tujuan proyek ERP Anda.
- Pelaporan
Salah satu manfaat terbesar dari penerapan suatu sistem ERP baru adalah untuk mendapatkan satu sumber kebenaran untuk bisnis Anda. Pelaporan sering merupakan salah satu tugas yang paling memakan waktu yang terkait dengan proyek ERP, jadi jangan biarkan menghabiskan waktu.
Sejak awal, minta karyawan untuk mengirim contoh laporan bisnis apa pun yang tidak dapat mereka jalani. Setelah Anda mengumpulkan masukan ini, klasifikasikan dan memprioritaskan daftar laporan. Memiliki informasi ini di tangan dapat membantu mendorong keputusan saat mengkonfigurasi perangkat lunak. Hal itu dapat mengaktifkan perencanaan proyek yang lebih baik karena Anda tahu dari awal laporan apa yang perlu Anda miliki di akhir proses.
Bisnis yang menunggu sampai terlalu lama dalam proyek untuk mendefinisikan dan menulis laporan akan menyadari kesalahan ini, baik mendorong go-live, atau mengorbankan laporan utama sampai setelah go-live. Dalam kasus ini, banyak laporan tidak pernah berakhir dikembangkan.
Sistem ERP adalah sistem pendukung untuk pengembangan kapabilitas operasional. Stakeholder utama dari inisiatif ini adalah pengguna sistem ERP ini. Setup dan konfigurasi sistem aplikasi yang biasanya menjadi tugas tim IT hanyalah sebagian kegiatan teknis dalam proyek implementasi ERP.
Saat ini SISI juga hadir dengan menyediakan FORCA ERP yang merupakan software ERP yang difungsikan sebagai layanan (SaaS). FORCA ERP untuk solusi bisnis mampu mengintegrasikan sistem pada beberapa lokasi serta menyediakan cara yang mudah dan cepat untuk menjalankan bisnis
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.