Pemberdayaan RPA, Teknologi, dan Analisis Data dalam Shared Services
Selama beberapa dekade banyak perusahaan dari berbagai industri telah membangun dan berhasil menerapkan shared services center (SSC) dan global business center (GBS) yang mencapai hasil serta manfaat yang luar biasa dalam hal kualitas, layanan, dan efisiensi biaya. Perusahaan semakin memanfaatkan dan menguasai alih daya dengan biaya lebih rendah.
Sekarang, peningkatan produktivitas yang penting menjadi tantangan. Pada saat yang sama, SSC dan GBS menghadapi setiap tekanan yang meningkat untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik, lebih cepat dan lebih personal, dan atau untuk mengelola lebih banyak transaksi dengan biaya yang sama atau lebih sedikit.
Robotic process automation (RPA), teknologi dan analisis data bisa menjadi jawaban atas banyak tantangan dalam penerapan SSC dan GBS. Ketiganya menjadi pendukung utama transformasi digital dan membantu SSC dan GBS untuk mendefinisikan peran dan proposisi layanan mereka untuk memaksimalkan kontribusi nilai mereka.
Perusahaan perlu mengidentifikasi dan menerapkan cara untuk menangani peningkatan volume pekerjaan dan kompleksitas dengan biaya yang berkelanjutan. SSC dapat mengambil peran utama sebagai berikut:
- Secara proaktif mengidentifikasi cara untuk memanfaatkan keluasan penuh RPA dan AI serta teknologi yang digerakkan oleh insight.
- Buat pilihan layanan yang inovatif dan efisien untuk fungsi bisnis individu dari organisasi yang melayani mereka.
- Melayani sebagai penasihat untuk nilai bisnis. Pemindahan setidaknya sebagian dari model bisnis/operasi mereka dari pusat biaya ke penghasil pendapatan.
Sedangkan penerapan RPA, teknologi dan analisis data juga dilakukan pada ribuan proyek di seluruh industri, sebagai berikut:
- Efisiensi Biaya
Biaya rata-rata full-time equivalent (FTE) robot yang terisi penuh adalah sekitar sepertiga dari rata-rata karyawan SSC. FTE mengacu pada unit pengukuran yang setara dengan workload individu – karyawan – satu hari kerja yang berlaku dalam berbagai konteks. Artinya, robot dapat menangani lebih banyak volume transaksi daripada manusia (seringkali dengan akurasi 100 persen atau volume yang sama hanya dengan biaya 33 persen). Hanya pengecualian, bagi proses yang masih memerlukan campur tangan manusia. Artificial intelligence (AI) dapat lebih jauh menghilangkan atau meminimalkan upaya manusia yang diperlukan.
Ratusan proyek telah menunjukkan bahwa RPA dapat mencapai rata-rata setidaknya 20-30 persen otomatisasi proses. Beberapa proses dapat diotomatisasi hingga 100 persen. RPA juga berfokus pada menghilangkan tugas-tugas yang membosankan yang tidak praktis dan rawan kesalahan bagi karyawan.
Angka sangat bergantung pada proses yang mendasarinya dan apa yang telah diterapkan sebelumnya. Oleh karena itu, seringkali menyesatkan untuk membandingkan proses tertentu pada satu perusahaan dengan proses yang sama di perusahaan lain. Potensi otomatisasi mungkin sangat berbeda.
- Akurasi & Kualitas
Setelah dikonfigurasi dengan benar, robot akan memproses pekerjaan dengan akurasi 100 persen untuk proses yang ditentukan. Akurasi dan kualitas kerja memainkan peran yang semakin meningkat dalam penanganan dan kepuasan pelanggan.
Seringkali robot bekerja lebih cepat daripada manusia. Faktor eksternal seperti kurangnya bandwidth, masalah jaringan, dan pembatasan slot waktu dapat memperlambat robot. Keterbatasan ini dapat diatasi dengan arsitektur ICT yang tepat.
- Manajemen Risiko
Kesalahan menyebabkan hilangnya pelanggan, bisnis, dan pendapatan. Pelanggaran kebijakan, aturan, undang-undang dan peraturan dapat mengakibatkan denda, reputasi dan kerusakan merek, bahkan lisensi untuk beroperasi. RPA menawarkan jejak audit terperinci yang membantu memantau operasi yang memungkinkan analisis akar masalah sistematis untuk perbaikan berkelanjutan.
- Pengelolaan Data dan Teknologi
Perpaduan RPA, teknologi, dan analisis data dapat membantu proses pengambilan keputusan yang penting, analisis, dan alat prediksi dengan data yang penting. Ada anggapan RPA hanya sebagai alat otomatisasi.
Kenyataannya, apabila ada data yang lebih baik, informasi yang lebih baik, hasil yang lebih baik, maka RPA dapat menjembatani seluruh sistem data dan mengumpulkan atau memproses data di seluruh organisasi, rantai pasokan dan nilai, serta ekosistem.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.