Tantangan Shared Services yang Perlu Diperhatikan bagi Perusahaan Holding
Sebagian besar perusahaan holding atau induk perusahaan saat ini memiliki fokus pada peningkatan efisiensi biaya. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan proses inti bisnis untuk mencapai keuntungan yang lebih tinggi.
Perusahaan holding juga meninjau fungsi dukungan internal untuk mengurangi beban kerja dan memotong biaya. Hal ini dilakukan sebagai langkah sewajarnya dalam pengembangan perusahaan dan sering kali dilakukan dengan menerapkan model shared services.
Shared services center (SSC) adalah unit manajemen bersama untuk pelaksanaan proses back office sebagai pendukung proses inti bisnis. Tugas utama SSC adalah merampingkan administrasi internal dan menstandarisasi serta meningkatkan kualitas fungsi dan proses.
Layanan SSC biasanya menangani fungsi-fungsi pendukung seperti administrasi keuangan, IT, sumber daya manusia dan pengelolaan aset. Dalam penerapannya, peralihan beberapa proses menuju shared services bukan tanpa tantangan.
Berikut beberapa tantangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam penerapan shared services:
- Rutinitas dan format file
Jika suatu perusahaan memiliki bisnis yang terdaftar di beberapa negara, SSC sering kali harus menggunakan penyedia layanan yang berbeda di setiap negara (misalnya, pemindaian, bank, portal e-faktur, sistem ERP). Sebab, sebagian besar penyedia layanan SSC tidak dapat menawarkan layanan global.
Salah satu dampak dari penyedia layanan yang berbeda-beda adalah bahwa staf di SSC menghadapi rutinitas yang berbeda dari perusahaan yang berbeda. Sebagai contoh, pembayaran atau faktur pemasok yang memerlukan format berbeda tergantung pada sistem ERP negara yang bersangkutan.
- Melakukan variasi persyaratan dan standar peraturan
Semakin banyak negara di seluruh dunia yang memperkenalkan persyaratan hukum terkait e-faktur. Perumusan persyaratan hukum ini berbeda di setiap negara dan proses e-faktur juga tunduk pada peraturan lokal yang berbeda. Untuk perusahaan yang memproses e-faktur di beberapa negara, sulit untuk menemukan solusi tunggal untuk seluruh aliran e-faktur. Berkaitan dengan berkas pembayaran, ada juga standar yang harus dipatuhi.
- Sulit untuk mendapatkan deskripsi umum
Fakta bahwa perusahaan di SSC menggunakan sistem ERP yang berbeda membuat sulit untuk mendapatkan gambaran statistik konsolidasi. Perusahaan sering dipaksa untuk membawa sistem eksternal untuk mengumpulkan data dan menghasilkan laporan.
- Sistem akuisisi data yang tidak memadai
Banyak perusahaan menggunakan layanan pemindaian untuk mengumpulkan informasi. Ini membutuhkan sumber daya yang signifikan dalam hal waktu dan personel untuk menghasilkan kualitas yang diinginkan. Faktur yang masuk sering kali dipindai secara manual pastinya akan membutuhkan banyak waktu dan tingkat keakuratannya tidak maksimal. Dengan demikian, perusahaan kehilangan informasi berharga untuk analisis lebih lanjut dan pendukung keputusan, seperti analisis biaya.
SISI sebagai salah satu penyedia layanan shared services juga berkomitmen memberikan inspirasi di tengah tren ke depan.Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services SISI sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, hubungi kami di sini.