Pentingnya Sosialisasi hingga ke Unit Kerja dalam Implementasi Shared Services

Kini tren shared services telah banyak dikenal pada berbagai kalangan bisnis. Implementasi shared services telah terbukti menguntungkan untuk back office bisnis di berbagai unit kerja seperti, human resource, finance and accounting (FA), serta general affair dan procurement.

Shared services secara umum dapat diartikan sebagai sebuah solusi guna membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan proses bisnis yang berbasis digitalisasi. Layanan ini bekerja secara terpusat dengan mengkonsolidasikan aktivitas operasional bisnis perusahaan yang bersifat non-core atau transaksional. Kini layanan shared services telah banyak diadopsi oleh perusahaan besar di Indonesia sehingga penggunaannya dapat diawasi serta dianalisa untuk perbaikan ke depannya. 

Apabila saat ini Anda ingin mengimplementasikan shared services, terdapat beberapa fitur layanan yang dapat membantu operasional Anda agar lebih efisien. Fitur-fitur tersebut di antaranya:

Financial & Accounting Operation

Layanan yang mencakup proses akuntansi menyeluruh mulai dari billing dan invoicing, income collection, pelaporan pendapatan, hingga penerbitan laporan keuangan sesuai dengan standar.

Human Resource Operation

Layanan end-to-end mulai dari melakukan proses perekrutan, penerbitan kontrak, payroll, serta pengelolaan lifecycle karyawan mulai dari detail personal, manajemen jam kerja hingga pemutusan hubungan kerja.

Purchasing Operation

Layanan ini meliputi pembuatan purchase order dan pengiriman, daftar permintaan, dan layanan dukungan pengadaan. Tersedia juga layanan verifikasi faktur dan sejenisnya.

IT Operation

Di layanan shared services untuk fitur IT operation, tersedia teknisi yang berpengalaman dalam mengelola operasional aplikasi & infrastruktur IT, yang menjamin kelancaran operasional ERP, Data Center, Network, hingga End User Device.

Service Desk

Dalam layanan ini service desk akan menjadi pintu komunikasi utama bagi end user jika membutuhkan bantuan. End user dan shared service akan saling terhubung melalui saluran telepon atau internet untuk mengelola dan mendokumentasikan setiap permintaan layanan.

Layanan shared services kini telah banyak diadopsi oleh banyak perusahaan di Indonesia. Dengan penggunaan layanan ini, dapat memberikan solusi pada perusahaan untuk melakukan otomasi, yang bisa dilakukan dengan penggunaan teknologi. Pendekatan ini tentu akan menghasilkan efisiensi pada proses pekerjaan dan mengurangi biaya. Namun implementasi dapat berhasil jika ditunjang dengan dukungan dari berbagai pihak utamanya dari masing-masing unit kerja.

Berikut beberapa alasan pentingnya manfaat implementasi shared services disosialisasikan hingga ke unit kerja:

Hilangkan Rasa Takut Karyawan akan Kehadiran Layanan Shared Services

Pada prinsipnya penggunaan shared services ini akan membantu perusahaan dari sisi back office. Hal ini yang membawa rasa ketakutan dari karyawan akan kehadiran layanan satu ini. Manajemen perusahaan harus dapat menjelaskan bahwa sistem digunakan untuk membantu tugas mereka yang repetitif dan memakan banyak waktu, sehingga mereka dapat fokus untuk melakukan pekerjaan lainnya yang lebih esensial.

Berikan penjelasan kepada semua pihak yang ada dalam perusahaan tentang teknologi yang akan digunakan dan kenapa perusahaan menggunakannya. Ini bertujuan agar semua pihak dalam perusahaan mau memahami dan siap saat menerima teknologi yang akan diimplementasikan. Beri kesadaran pada tim atau individu yang ada di perusahaan, bahwa layanan ini penting dan dapat membantu aktivitas bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.

Persiapkan Manajemen yang Siap dengan Digitalisasi

Proses transformasi digital melalui layanan shared services perusahaan kini menjadi hal penting. Di era digital saat ini perusahaan membutuhkannya guna memudahkan proses pekerjaan yang dilakukan. Agar implementasi shared services dapat berjalan secara optimal, pihak manajemen perusahaan perlu menguasai kebijakan dan proses shared services dengan baik. Dengan begitu, setiap manajemen diharapkan dapat menjawab pertanyaan dari karyawan dan membantu mereka ketika mengalami kesulitan dalam memahaminya.

Persiapkan Keberhasilan dan Evaluasi untuk Proses Optimalisasi

Terkait dengan pelaksanaan shared services ini tentu tidak semua hasilnya sesuai dengan harapan yang diinginkan. Untuk itu lakukan evaluasi secara berkala guna memantau bagaimana perkembangan dari proses implementasi shared services yang sedang berjalan apakah sesuai dengan tujuan awal. Apabila diperlukan perbaikan, segera buat solusi agar tidak menjadi masalah yang besar. 

Di sisi lain Anda juga dapat merangkum apa saja keberhasilan yang telah dicapai dalam implementasi shared services guna disampaikan pada karyawan. Ini bertujuan untuk memotivasi karyawan dan memberikan gambaran yang lebih terhadap karyawan bahwa implementasi shared service ini berdampak baik bagi perusahaan.

Itu tadi beberapa alasan pentingnya sosialisasi shared service pada karyawan. Untuk jangka waktu yang panjang, mengimplementasikan shared service dalam alur kerja perusahaan akan membantu bisnis Anda menjadi lebih unggul dan kompetitif. Pelajari bagaimana tim SISI dapat membantu Anda dan konsultasikan manajemen operasional bisnis yang Anda butuhkan. Hubungi kami!