E-Procurement: Solusi atas Masalah dan Dampak Strategi Pengadaan yang Tak Optimal
E-procurement disebut sebagai solusi atas berbagai permasalahan dalam proses pengadaan barang dan jasa, baik di perusahaan, pemerintah hingga BUMN. Namun, meski didesain untuk membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien, penerapan e-procurement kerap kali menghadapi berbagai masalah dan kendala.
Laporan penelitian, yang ditulis oleh Tobias Schoenherr, profesor manajemen rantai pasokan di MSU menemukan tantangan dalam mengadopsi dan menerapkan e-procurement yaitu preferensi staf, masalah dalam manajemen, kurangnya waktu yang disediakan untuk mempelajari sistem ini, serta teknologi yang hanya dilihat sebagai pengeluaran daripada investasi.
Bahkan jika suatu perusahaan sukses menerapkan e-procurement dalam sistem mereka, masih ada sejumlah tantangan dan hambatan yang bakal dihadapi. Penelitian Tobias Schoenherr ini menemukan bahwa tantangan terbesar justru terjadi saat program e-procurement ini sudah diterapkan.
Masalah ini bisa datang dari internal maupun eksternal yang menyebabkan e-procurement tak berjalan secara optimal. Salah satu kendala internal yaitu pengguna yang tak dapat menjalankan sistem ini lantaran minimnya informasi atau pengetahuan terkait sistem baru tersebut. Hal ini tentu membuat sistem pengadaan barang dan jasa tersendat.
Beberapa masalah atau tantangan yang dihadapi procurement sebagai berikut:
- Komitmen seorang pimpinan memainkan peran penting dalam menjalankan proses e-procurement. Pengambilan keputusan yang tepat dapat mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa.
- Transformasi pola pikir dan pola tindak pemangku kepentingan juga dapat menjadi hambatan dalam e-procurement. Penting bagi pemangku kepentingan dalam mencari pola transformasi yang tepat.
- Jumlah dan kualitas sumber daya manusia perusahaan. Minimnya informasi atau edukasi terkait sistem e-procurement berdampak pada kurang optimalnya pemanfaatan e-procurement. Misalnya karyawan atau staf tak dapat menjalankan atau memanfaatkan semua fungsi yang terdapat dalam e-procurement.
- Meski e-procurement adalah solusi untuk berbagai masalah dalam pengadaan barang dan jasa, tetapi e-procurement sendiri bakal berjalan kurang optimal jika infrastruktur penunjangnya kurang memadai.
E-procurement yang tak berjalan optimal karena masalah di atas dapat berdampak pada layanan yang diberikan tidak sesuai dengan kesepakatan. Perusahaan yang kecewa biasanya akan berpikir ulang untuk memperbarui kontrak kerja sama di masa mendatang. Selain itu, SDM dan infrastruktur yang kurang memadai dapat membuat waktu pengadaan barang dan jasa yang lama. Hal ini dapat berdampak dan mempengaruhi produktivitas perusahaan.
Solusi untuk mengatasi masalah atau kendala di atas yaitu, perlu persiapan untuk membentuk SDM yang berkualitas dan berbasis teknologi. SDM yang mumpuni di bidang e-procurement tentu bisa menjadi pengintegrasi antara teknologi dan procurement. Sehingga procurement dapat berjalan secara optimal.
Perusahaan juga perlu memenuhi serta meningkatkan infrastruktur atau sarana prasarana untuk menunjang keberadaan e-procurement, termasuk pengembangan IT. Sebab SDM tanpa infrastruktur yang memadai pun adalah sia-sia.
Agar semakin optimal, perusahaan bisa membuat pusat konsultasi yang berkaitan dengan sistem procurement. Selain itu, perusahaan juga harus membuat regulasi yang jelas terkait keberadaan e-procurement. Regulasi yang ada diharapkan mampu melindungi kinerja e-procurement dan meningkatkan kepercayaan supplier terhadap teknologi ini.
Agar selalu mengikuti pasar, setiap perusahaan yang menyediakan e-procurement harus berinovasi, sehingga memiliki nilai tambah untuk mengatasi procurement perusahaan. Nilai tambah itu diharapkan mampu meningkatkan keefektifan dan efisiensi suatu proses procurement.
Selanjutnya, membangun komitmen di lingkungan pengadaan perlu dilakukan oleh seluruh pemangku kepentingan. Sistem yang sudah terbangun akan mandek jika tidak tercipta keharmonisan di dalam lingkungan pengadaan.
Demikian sebagian kecil tantangan dalam e-procurement dan solusi menghadapinya. Jika Anda membutuhkan aplikasi e-procurement yang tepat, Procsi dapat menjadi pilihan Anda. Procsi adalah solusi end-to-end untuk digitalisasi proses bisnis procurement yang akan mengoptimalkan produktivitas perusahaan Anda.
Procsi merupakan solusi terlengkap bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management suatu perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Manfaat yang didapatkan yaitu dengan mengadopsi best practice dari beberapa industri yang telah disempurnakan, hal ini dapat meningkatkan kualitas pengelolaan pengadaan perusahaan Anda secara berkelanjutan.
Selain itu, pemanfaatan sistem yang andal pada proses pengelolaan pemasok, pengadaan, hingga standarisasi material akan memastikan efektivitas dan efisiensi pada kinerja perusahaan.
Selanjutnya e-procurement sudah terintegrasikan dengan sistem ERP sehingga Anda dengan mudah dapat mengintegrasi beberapa integration point; master data vendor & material, purchase requisition (PR), purchase order (PO), dan dokumen invoice.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai Procsi sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.