Pahami Continuous Improvement dan Proses Utamanya

Monday, 24 July 2023

Dewasa ini istilah continuous improvement seakan melekat dalam masyarakat utamanya dalam kalangan pebisnis. Continuous improvement merupakan upaya memperbaiki sekaligus mengembangkan suatu program secara berkelanjutan, melalui kegiatan evaluasi yang diharapkan membuahkan solusi bagi keberlangsungan bisnis.

Umumnya continuous improvement ini dilakukan oleh pelaku bisnis untuk memperbaiki dan melakukan inovasi berbagai produk, layanan, hingga proses bisnis. Hal ini bertujuan untuk menjaga ketahanan perusahaan dan mengembangkannya. Dalam perkembangannya istilah continuous improvement menawarkan konsep dengan model siklus yang biasa dikenal dengan konsep PDCA (Plan, Do, Check dan Act). Konsep ini dikembangkan dengan tujuan mendeskripsikan proses continuous.

 

Plan

Sesuai dengan namanya, pada tahapan ini Anda akan melakukan perencanaan dan menentukan apa saja yang akan dilakukan untuk melakukan perbaikan. Anda perlu mengidentifikasi peluang dan potensi penunjang inovasi untuk merencanakan perubahan sesuai dengan target.

 

Do

Pada tahapan ini, Anda diharuskan untuk mengimplementasikan proses implementasi dengan skala kecil dari rencana yang sudah disusun di tahap sebelumnya. Namun pada tahap ini Anda perlu melakukan kontrol agar sesuai dengan perencanaan.

 

Check

Lakukan pemantauan terhadap apa saja yang telah dilakukan. Anda juga dapat melakukan pengecekan ulang dan melakukan pengukuran pada data yang ada dalam konsep yang direncanakan.

 

Act

Jika perubahan dianggap telah sukses diimplementasikan, maka Anda perlu melakukan tahapan ini dalam bentuk implementasi yang lebih besar dari sebelumnya dan pertahankan hasilnya. Namun apabila perubahan belum mendatangkan perbedaan yang berarti, ulangi kembali siklusnya.

 

Namun tentunya untuk memulai hal ini perlu beberapa hal yang harus diperhatikan agar dapat digunakan dan dijalankan secara benar. Beberapa hal yang harus dilakukan untuk memulai proses continuous improvement menurut Kaizen di antaranya;

  1. Make Problems Visible

Setiap perusahaan tentu memiliki masalah yang berbeda-beda. Sebelum lebih jauh, ada baiknya Anda melakukan brainstorming dan tentukan masalahnya. Dari sekian banyak masalah yang dihadapi prioritaskan masalah tersebut. Sehingga masalah yang penting untuk diutamakan dapat segera teratasi sehingga tidak akan menghambat hal lainnya.

  1. Develop Countermeasure

Sesuai dengan konsep PDCA, semua perubahan dapat diawali dengan hal kecil. Hal ini juga berlaku pada proses continuous improvement. Anda perlu mengumpulkan beberapa data pendukung seperti penyebab masalah-masalah yang ada dengan ditunjang data yang akurat. Anda dapat mengumpulkannya dari data-data kecil yang bisa jadi identifikasi dalam menyelesaikan masalah tersebut.

  1. Determine Root Cause

Setelah mengumpulkan beberapa data pendukung, cari tahu akar masalah yang terjadi. Anda dapat menggunakan metode 5 why analysis yang digabungkan dengan metode fishbone (diagram tulang ikan). Dalam implementasinya Anda dapat bertanya mengapa (why) dan diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya, dan kemudian melakukan perbaikan.

  1. Hypothesize Solution

Dari proses sebelumnya, Anda dapat menentukan hipotesis dan mencari alternatif solusi berdasarkan akar masalah yang sudah ditemukan sebelumnya. Lakukan pemetaan beberapa alternatif solusi sebagai langkah perbaikan. Nah dalam hal ini sebaiknya dalam pengumpulan solusi Anda melibatkan mereka yang memang sering terlibat dalam masalah tersebut. Agar diperoleh solusi yang tepat dalam melakukan perubahan ke arah yang lebih baik lagi ke depannya.

  1. Test Hypothesis

Dalam melakukan perbaikan, sumber daya manusia merupakan hal penting yang harus diperhatikan. Pada proses ini Anda sebaiknya melibatkan beberapa pihak yang biasanya terlibat untuk menguji alternatif solusinya. Sediakan beberapa parameter yang dapat menunjukan hasil dari solusi yang sedang dicoba.

  1. Implement Solution

Pada tahapan ini, Anda diharuskan untuk melakukan implementasi dari penemuan solusi berdasarkan tahapan sebelumnya. Namun dalam melakukan implementasi sebaiknya tetap adakan pengawasan serta pengontrolan. Jangan sungkan untuk menerima umpan balik serta pengukuran yang dilakukan secara berkala. 

  1. Standardized Work

Apabila dirasa permasalahan atau target yang diinginkan telah tercapai, Anda perlu membuat standarisasi terbaru berupa SOP untuk menjaga kualitas dari layanan produk, jasa, maupun proses kerja. Standarisasi kerja ini akan berfungsi sebagai pedoman kerja yang harus diimplementasikan ke depannya hingga adanya perbaikan kembali.

 

Penerapan continuous improvement merupakan sesuatu yang memiliki dampak besar dalam pertumbuhan bisnis sebuah perusahaan. Beberapa proses continuous improvement di atas merupakan salah satu pendekatan secara sistematis yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan perbaikan yang diinginkan.