4 Keuntungan E-Procurement bagi Instansi Pemerintah dan BUMN
Proses pengadaan elektronik atau e-procurement dapat diterapkan dalam sistem di perusahaan, instansi pemerintah, maupun Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Sebutan untuk sistem ini biasa dikenal dengan eproc ketika diterapkan di instansi pemerintah dan BUMN.
Pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik atau e-procurement merupakan salah satu cara untuk memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung proses monitoring dan audit, serta untuk memenuhi kebutuhan akses informasi yang real-time.
Aturan tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah tertuang dalam Undang-Undang Nomor 70 Tahun 2012. Pengadaan ini adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa.
Berdasarkan data dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, manfaat dari e-procurement ini mampu menciptakan efisiensi dalam bentuk finansial. Hal ini terlihat dari laporan profil penggunaan e-procurement pada 2014.
Selain pemerintah dan BUMN, perusahaan juga mulai beralih dari sistem procurement ke e-procurement, terutama di perusahaan berskala besar. E-procurement sangat membantu bisnis dalam menghemat waktu dan tenaga, memangkas biaya operasional, mewujudkan pengadaan yang lebih transparan, mengurangi human error, serta pembayaran dan pengiriman yang fleksibel.
Beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari software procurement untuk instansi pemerintahan dan perusahaan BUMN sebagai berikut:
- Membiasakan metode paperless
Sebelum procurement elektronik ada, proses procurement manual menghabiskan begitu banyak kertas untuk berbagai macam dokumen. Contohnya adalah arsip dari proses tersebut perlu dicetak untuk berbagai macam pihak, mulai dari staf yang terlibat secara langsung hingga pejabat lain yang berwenang mengetahui informasi terkait.
Melalui penerapan sistem e-procurement ini maka ketika pihak tertentu memerlukan suatu data, mereka tinggal membuka file yang sudah terunggah ke satu platform yang telah tersedia. Solusi otomatis ini akan lebih mengurangi prosedur administrasi yang tidak perlu.
- Menumbuhkan sikap transparansi
Proses pengadaan barang secara manual mengundang berbagai tindak penyimpangan yang bertentangan dengan prinsip dan ketentuan, seperti korupsi. Penggunaan software procurement bertujuan untuk memperbaiki akuntabilitas dan transparansi dalam proses procurement sekaligus memperbaiki tingkat efisiensinya, mendukung proses monitoring dan audit yang berhubungan dengan kebenaran serta ketersediaan data.
Sistem tidak hanya menggantikan praktik procurement manual, namun juga menyediakan output yang andal dalam lingkungan yang kompleks seperti instansi pemerintah. Memerlukan pengawasan dan pengendalian internal dalam pengadaan barang. Pelaksanaan e-procurement ini juga diharapkan menjadi pelopor dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang terpercaya.
- Mewujudkan efisiensi operasional pemerintah
Sistem e-procurement akan menangani tugas administrasi dan operasional seperti pengelolaan tender dan manajemen pesanan pembelian. Pihak yang selama ini bertanggung jawab pada tugas administrasi pun bisa mengalihkan fokusnya pada hal lain yang memerlukan strategi khusus, seperti manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru. Manfaat lain, melalui penerapan e-procurement, instansi menjadi bagian dari pionir modernisasi layanan publik.
Instansi pemerintah diuntungkan dalam mengurangi pengeluaran dan menyediakan cara yang lebih akuntabel dan efektif untuk manajemen procurement. Hal tersebut berasal dari efisiensi biaya proses dan administrasi seperti mengurangi bahkan menghilangkan biaya yang berkaitan dengan panggilan telepon dan persiapan dokumen. Selain itu juga melalui kecepatan dalam pengadaan barang dan jasa, serta kualitas maksimum dari hasil keseluruhan proses dan barang yang diperoleh.
- Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.
Sistem mampu memberikan data yang terkini tentang proses procurement. Semua pihak dengan mudah dapat mengakses satu platform yang menjadi pusat informasi. Instansi pemerintah dapat membuat keputusan secara cepat dan tepat berdasarkan data yang ada.
Saat ini SISI telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.