4 Tantangan Implementasi Software ERP dan Solusi Mengatasinya

Tuesday, 3 January 2023

Bagi banyak perusahaan baik skala besar, menengah maupun kecil, perlu menemukan solusi untuk berbagai tantangan bisnis yang semakin pelik. Termasuk solusi yang membantu mereka mengelola alur proses bisnis lebih efektif dalam hal penerapan transformasi digital. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi jawaban atas kebutuhan industri saat ini.

Tentu saja, proses implementasi ERP seringkali terdapat tantangan tersendiri. Untuk itu perlu diketahui apa saja kendala yang bisa menjadi tantangan penerapan ERP sekaligus apa solusi untuk tantangan tersebut demi kesuksesan penerapan ERP. 

Berikut ini adalah beberapa contoh tantangan penerapan ERP dan solusinya:

 

  1. Pembuatan perencanaan yang bagus dan implementasi yang realistis

Mengandalkan vendor untuk perencanaan seringkali terkendala pada proses implementasi yang kurang memungkinkan. Perbedaan parameter antara vendor dan perusahaan pengguna bisa saja menjadi kendala penerapan ERP.

Solusi:

  • Lakukan pendekatan dengan vendor untuk membuat kesepakatan parameter yang disesuaikan mencakup semua kegiatan penunjang.
  • Miliki harapan yang realistis yang sesuai dengan perencanaan
  • Perancangan anggaran yang sesuai kebutuhan dalam perencanaan.

 

  1. Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan demi kelancaran implementasi dan menyiapkan perangkat teknologi sesuai dengan kebutuhan.

Proses implementasi seringkali tidak mempersiapkan sumber daya yang kompeten dalam pelaksanaannya. Kurang siapnya perangkat keras penunjang juga seringkali menjadi kendala dalam proses implementasi.

Solusi:

  • Perekrutan SDM yang kompeten
  • Pertimbangkan pengadaan perangkat keras baru atau menggunakan pihak ketiga sebagai penyedia perangkat keras penunjang
  • Pastikan tim yang ada memiliki sosok yang bisa memimpin mereka sebagai tim yang solid

 

  1. Membangun manajemen organisasi yang siap terhadap perubahan

Aspek ini sering dilupakan dan bahkan rencana implementasi akan gagal karena kurang siapnya menerima perubahan. Perubahan sistem bisa memicu kekhawatiran bagi yang terkena dampak perubahan. Stres juga akan dialami karena ketidakpastian bagi yang terkena dampak perubahan karena implementasi sistem baru. Mengkomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan akan mengurangi ketidakpastian serta kekhawatiran dan akan membantu memberi dampak positif.

Solusi:

  • Menerapkan tata kelola protokol yang kuat dan efektif sehingga kolaborasi antar divisi tetap terjaga.
  • Memastikan keakuratan data dari pihak yang akan terdampak implementasi.
  • Persiapan terhadap penolakan perubahan dan pastikan siap untuk mengatasi penolakan tersebut.

 

  1. Mengelola kinerja mitra dan memastikan akuntabilitas pelaksana implementasi

Penentuan kontrak dengan partner pelaksana harus jelas. Tanpa adanya perjanjian mengenai garansi standar performa, pinalti, klausa pemberhentian kontrak akan merugikan perusahaan. 

Solusi:

  • Pastikan kredibilitas partner yang akan ditunjuk sebagai pelaksana.
  • Perhatikan baik-baik detail kontrak dan klausa serta kejelasan permintaan dari kedua belah pihak
  • Menetapkan rencana yang matang untuk menghindari risiko kebingungan di tengah proses implementasi.
  • Memantau ketepatan anggaran serta ketepatan timeline pelaksanaan.
  • Komunikasikan dengan tepat waktu jika ada kendala saat implementasi dan eskalasikan pada pihak terkait.

 

Sistem ERP terus melakukan perkembangan dan penyesuaian agar dapat memenuhi segala kebutuhan bisnis perusahaan yang bervariasi. Layanan FORCA ERP yang dihadirkan oleh SISI saat ini dapat menjadi pilihan anda untuk mengimplementasikan ERP sebagai solusi bisnis perusahaan berdasarkan industri Anda.

Dalam implementasi ERP, SISI berpegang pada prinsip utama yakni value delivery atau kontribusi manfaat bagi bisnis perusahaan, bukan sekedar adopsi teknologi IT. Implementasi ERP juga menjadi bagian dari Risk Management perusahaan untuk memitigasi risiko-risiko operasional dan bisnis perusahaan.

Sistem ERP adalah sistem pendukung untuk pengembangan kapabilitas operasional. Stakeholder utama dari inisiatif ini adalah pengguna sistem ERP ini. Setup dan konfigurasi sistem aplikasi yang biasanya menjadi tugas tim IT hanyalah sebagian kegiatan teknis dalam proyek implementasi ERP.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.