6 Alasan Pentingnya Penggunaan Aplikasi Pengelolaan SDM
Keberhasilan dan pertumbuhan setiap bisnis bergantung pada seberapa baik pengelolaan karyawannya. Sehingga sebagian besar perusahaan saat ini mencoba berbagai cara untuk meningkatkan kualitas manajemen karyawan mereka. Di titik inilah peran teknologi dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) sangat dibutuhkan.
Melalui penggunaan aplikasi human resource (HR) manajemen perusahaan dapat mengelola karyawan dengan lebih mudah, pekerjaan operasional rutin menjadi lebih ringan, integrasi berbagai unit kerja, dan memberikan pengalaman yang memberi peningkatan motivasi karyawan dalam bekerja. Penggunaan aplikasi HR dapat membantu setiap aspek operasional SDM, mulai dari organisasi manajemen, administrasi personal, hingga sistem penggajian karyawan.
Pemanfaatan teknologi melalui penggunaan aplikasi HR ini tentunya membutuhkan investasi. 6 alasan pentingnya penggunaan aplikasi HR berikut ini dapat membantu Anda untuk segera melakukan investasi yang pasti akan menguntungkan ini.
- Mengurangi waktu dan kepadatan pekerjaan
Saat ini, aplikasi HR telah membuat kemajuan pesat dalam otomatisasi. Tugas-tugas seperti pengelolaan informasi, penyimpanan dokumen, penilaian, dan analisis kinerja karyawan dapat dengan mudah diatur dalam satu aplikasi. Aplikasi HR memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi banyak tugas terpenting dalam fungsi SDM. Anda dapat mengotomatiskan penggajian, presensi, hingga operasional SDM dengan lebih cepat. Hal ini selain akan mengurangi kepadatan pekerjaan, tentunya juga dapat mewujudkan efektifitas dalam pengaturan jadwal dan pola kerja karyawan di perusahaan.
- Mendukung paperless dan penghematan biaya
Salah satu keunggulan penggunaan aplikasi HR adalah semua data dapat diakses secara online. Sehingga proses ini dapat mengurangi penggunaan kertas dalam dalam perusahaan melalui sistem pengarsipan yang komprehensif. Namun mungkin sebagian dari Anda mungkin akan mempertimbangkan biaya untuk pengadaan aplikasi di awal, namun dalam jangka waktu yang panjang perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang lebih dari pemanfaatan aplikasi HR ini. Bahkan untuk usaha kecil menengah, aplikasi HR akan sangat membantu proses operasional SDM.
- Unit kerja SDM dapat lebih fokus pada pekerjaan strategis lainnya
Seiring pertumbuhan perusahaan, tak dapat dipungkiri permintaan dan tugas untuk unit kerja atau departemen SDM akan lebih banyak lagi. Karena peran unit kerja SDM adalah satu di banyak bidang, masuk akal untuk memiliki alat yang dapat menangani sebanyak mungkin fungsi yang diperlukan. Hal ini memungkinkan manajer SDM untuk fokus pada tugas-tugas strategis dan penting lainnya, seperti perekrutan, strategi pelatihan karyawan, dan masih banyak lagi. Selain itu dengan adanya aplikasi HR, unit kerja SDM dapat menghubungkan sistem perekrutan ke database karyawan, bahkan dapat memungkinkan untuk menambahkan informasi kebutuhan yang berhubungan dengan lamaran kerja.
- Mengurangi risiko duplikasi dan kesalahan
Memang benar bahwa penggunaan aplikasi memiliki banyak keuntungan seperti pengurangan tenaga, hingga waktu proses yang lebih efisien, dan komunikasi antar departemen atau unit yang lebih cepat. Namun selain itu ada hal penting yang perlu Anda ketahui. Penggunaan aplikasi HR dapat menekan kemungkinan pengulangan kesalahan dan berkat penerapan formula dan otomatisasi.
Jika Anda masih menggunakan cara yang konvensional, tentu akan selalu ada risiko duplikasi dan kesalahan pekerjaan. Tetapi dengan bantuan aplikasi HR, secara signifikan Anda dapat mengurangi risiko dengan formula yang dibuat yang tidak memungkinkan Anda memasukkan data dalam format yang salah, seperti notifikasi peringatan saat terjadi duplikasi data.
- Layanan mandiri karyawan
Dengan aplikasi HR, perusahaan dapat menetapkan aturan, peran, dan izin pengguna yang didefinisikan dengan jelas sehingga setiap karyawan sebagai pengguna dapat menjalani tanggung jawabnya dengan baik. Termasuk juga dapat melakukan kendali atas data mereka dan memperbarui informasi pribadi mereka jika dibutuhkan. Semua karyawan juga dapat melihat ulasan pengembangan kemampuan dan berpartisipasi dalam pelatihan sesuai kebutuhan mereka.
- Meningkatkan Keunggulan Kompetitif
Coba bayangkan, Anda ingin menarik dan mempertahankan talenta terbaik dalam perusahaan. Namun teknologi yang digunakan lebih ketinggalan dibandingkan dengan pesaing Anda. Tentunya proses akan berjalan lambat karena Anda mengandalkan sistem lama untuk melakukan pengelolaan sumber daya. Hal ini mungkin akan membuat sebagian karyawan berpikiran bahwa perusahaan tidak lagi menjadi prospek yang menarik untuk prospek masa depan.
Dengan penggunaan aplikasi HR, Anda dapat mengubah cara pengelolaan karyawan dengan menawarkan mereka pengalaman kerja yang nyaman dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Anda akan dapat memahami dengan cepat kebutuhan karyawan misalnya saja seperti saat karyawan sedang membutuhkan peningkatan skill dan knowledge di bidang keahlian mereka. Anda juga dapat mengatur kursus atau sistem pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal ini tidak hanya meningkatkan kualitas SDM perusahaan Anda, tetapi juga dapat mempertahankan karyawan dengan lebih mudah karena karyawan dapat melihat bahwa perusahaan mempertimbangkan kebutuhan mereka.
Telah kita ketahui bersama, bahwa pemanfaatan aplikasi HR akan memberikan banyak manfaat bagi manajemen perusahaan. Namun, penting bagi Anda untuk memilih perangkat lunak yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Lengkapi kebutuhan Anda dengan FORCA HR, layanan aplikasi yang setiap modulnya telah dirancang untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan SDM. Untuk konsultasi dan mengetahui lebih jauh bagaimana layanan FORCA HR dapat mendukung bisnis Anda, hubungi kami di sini.