6 Strategi Manajemen Perubahan untuk Kesuksesan Implementasi ERP
Dari semua kemungkinan kesalahan yang dapat Anda buat, manajemen perubahan (change management) yang dijalankan dengan buruk mungkin penyebab masalah dan kegagalan implementasi ERP yang paling dapat dihindari. Resistensi terhadap perubahan, bahkan perubahan positif, adalah perilaku manusia yang normal dan diharapkan – dan rencana harus dibuat untuk meminimalkan dampaknya.
Penting untuk dipahami bahwa manajemen perubahan bukanlah fase implementasi yang terpisah. Sebaliknya, itu harus dijalin di seluruh proyek, tertanam dalam metodologi dan dimasukkan ke dalam budaya tim.
Dengan mengingat hal itu, berikut adalah enam strategi manajemen perubahan yang dirancang untuk mendukung dan memungkinkan implementasi ERP yang sukses:
- Kembangkan dan bagikan visi
Tentukan pasca-implementasi organisasi Anda akan terlihat seperti apa dan bagaimana itu akan berjalan, lalu bagikan dengan organisasi Anda. Setiap perusahaan mengharapkan solusi ERP baru untuk “mengubah” bisnis mereka. Tapi apa sebenarnya? Apa artinya itu? Mengembangkan kondisi masa depan yang diinginkan – dan kemudian mengkomunikasikannya ke seluruh organisasi – adalah kunci langkah pertama untuk manajemen perubahan yang sukses.
- Mengartikulasikan Kasus untuk Perubahan
Pastikan bahwa setiap orang di setiap level perusahaan Anda memahami mengapa penting untuk membuat kembali proses bisnis inti dan menerapkan solusi ERP yang baru. Sangat penting untuk mengartikulasikan kasus dengan jelas untuk perubahan ke seluruh organisasi Anda. Apalagi, klien dan tim implementasinya harus didorong untuk mengomunikasikan ruang lingkup proyek, peluncuran strategi dan jadwal pelaksanaan dimulainya proyek.
- Memobilisasi dan menyelaraskan pemimpin
Buat kelompok pemandu pemimpin yang berbagi visi bersama untuk organisasi Anda bertransformasi dan merangkul perubahan yang akan datang. Manajer puncak ini harus benar-benar memahami dan mengkomunikasikan manfaat proyek dan memposisikannya sebagai prioritas utama inisiatif transformasi bisnis.
- Terlibat dengan karyawan dan pemangku kepentingan
Analisis dampak dari setiap perubahan, dan sering berkomunikasi dengan setiap karyawan, tim dan fungsi yang akan terpengaruh. Taktik penting dalam hal manajemen perubahan organisasi adalah untuk mengembangkan dan mengeksekusi communication plan dengan karyawan yang terperinci. Rencana Anda harus mencakup apa yang akan dikomunikasikan, mengapa, kepada siapa (audiens), oleh siapa, kapan, dan bagaimana. Semua komunikasi harus mencakup proyek lingkup, tujuan, pencapaian, dan hasil, menyajikan faktor dan pendekatan keberhasilan kritis, dan mendiskusikan transisi ke solusi baru.
Juga, sangat penting untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan kunci – pemberi pengaruh – dalam bisnis Anda dan menentukan pemahaman mereka tentang, dan tingkat dukungan untuk inisiatif ERP. Buatlah rencana untuk mempertahankan dan meningkatkan pengetahuan serta dukungan mereka di seluruh proyek. Dan, secara berkelanjutan, menilai kesiapan bisnis Anda dan orang-orang untuk perubahan. Memantau suasana hati, antusiasme, moral, dan tingkat dukungan orang-orang Anda dengan melakukan pengecekan di tengah implementasi proyek.
- Merancang konsep organisasi masa depan
Kembangkan dan rancang organisasi yang diinginkan dan keadaan masa depan. Analisis kondisi bisnis Anda saat ini, lokasi dan departemen dalam hal proses, organisasi dan sistem SDM-nya. Dan yang paling penting, merancang rencana transformasi. Rencana ini harus merinci tindakan, tanggung jawab, dan jangka waktu untuk mendapatkan organisasi ke titik akhir yang baru.
Tentukan proses baru menggunakan praktik terbaik industri, dan sesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda. Menilai desain ulang pekerjaan dan persyaratan kompetensi untuk lingkungan yang baru. Dan Anda juga harus menganalisis implikasi SDM seperti kinerja manajemen, kompensasi dan klasifikasi, merekrut, mempekerjakan dan on-boarding, dll.
- Persiapkan dan lengkapi karyawan Anda
Langkah ini berkaitan dengan mengaktifkan orang-orang Anda untuk berjuang dalam transformasi organisasi. Fase ini lebih dari sekadar melatih karyawan Anda pada teknologi baru – biasanya membutuhkan redefinisi pekerjaan yang signifikan, perolehan keterampilan dan perubahan desain organisasi. Tentukan kompetensi baru yang akan dibutuhkan.
Berusahalah untuk menilai pegawai Anda dalam hal keterampilan, kemampuan, pengalaman dan kemampuan, dan menilai dampak staf yang akan datang dengan solusi ERP baru. Kemudian lanjutkan dengan mengembangkan, merencanakan, dan mengimplementasikan strategi pelatihan untuk menutup kesenjangan belajar. Dan, jauh sebelum go live, bantu semua orang –pengguna akhir pemimpin, anggota tim implementasi, proses pemilik, pelanggan, dan pemasok– memahami dengan jelas bagaimana proses dan pekerjaan mereka akan terkena dampak.
Pada fondasi ini, kunci manajemen perubahan yang efektif adalah berkomunikasi secara komprehensif dan sering tentang proyek implementasi –dan mengartikulasikan kasusnya untuk perubahan secara jelas dan konsisten. Sangat penting juga untuk memperkuat dan mengulangi pesan ini, demi memastikan semua tingkat organisasi Anda tetap fokus pada manfaat yang akan datang dengan keadaan masa depan – dan bukan pada gangguan dan perubahan tidak nyaman yang menyertai implementasi ERP.
Saat ini SISI juga hadir dengan menyediakan FORCA ERP yang merupakan software ERP yang difungsikan sebagai layanan (SaaS). FORCA ERP untuk solusi bisnis mampu mengintegrasikan sistem pada beberapa lokasi serta menyediakan cara yang mudah dan cepat untuk menjalankan bisnis.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.