Bagaimana Membangun Business Case untuk Implementasi Software ERP?
Ide sistem ERP awalnya berakar pada manajemen manufaktur tahun 1960-an dan perencanaan material tahun 1980-an. Sejak itu, konsep ERP telah berkembang dalam ruang lingkup dan teknologi baru telah memungkinkan evolusi yang signifikan. Dan model ERP modern hari ini dalam aplikasi bisnis adalah hasilnya.
Perangkat lunak ERP saat ini menawarkan bisnis profesional sebagai solusi terintegrasi dengan visibilitas penuh ke semua data bisnis Anda, serta alat pelaporan yang mendefinisikan dan memberikan indikator kinerja utama, mengukur kinerja dan rencana pertumbuhan. Bagi perusahaan yang sedang berupaya melakukan transformasi bisnis, aplikasi ini sangat berguna.
Transformasi bisnis dari manual ke digital akan difasilitasi dengan tepat guna oleh sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Penggunaan ERP telah menjadi solusi bagi perusahaan-perusahaan kelas dunia di berbagai belahan dunia untuk meningkatkan kinerja bisnis. Kemudahan dan keandalan menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan sistem ERP. Namun, yang perlu diperhatikan bagaimana membuat konsep bisnis yang jelas melalui sistem ERP yang akan dibangun ini.
Lalu bagaimana membangun business case untuk implementasi software ERP?
- Identifikasi masalah saat ini dan alasan untuk perubahan
Apa poin masalah terbesar dalam perusahaan Anda? Proses mana yang ingin Anda perbaiki? Anda tidak bisa melakukan perbaikan jika Anda tidak tahu proses mana yang lambat, buruk, atau rusak –dan tanpa mengidentifikasi hambatan apa pun untuk berubah dan tumbuh.
- Tentukan dan analisis peluang
Bagaimana organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari perbaikan proses? Apa
solusi untuk poin masalah Anda? Sebagian besar manfaat ERP berasal dari keterkaitan fungsi dan proses – dan integrasi dan aksesibilitas data di semua departemen.
- Tentukan fokus dan tentukan tujuan
Apa yang ingin dicapai organisasi Anda? Apa visi Anda? Keadaan yang ingin dicapai di masa depan Anda? Dengan potensi manfaat yang teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah tahu mana yang penting untuk mencapai keadaan masa depan organisasi Anda
dan selaras dengan visi transformasionalnya.
- Evaluasi solusi dan vendor potensial
Vendor mana yang memiliki keahlian di industri Anda? Bagaimana solusi yang ditawarkan? Kemampuan untuk mendukung tujuan Anda? Setelah mengidentifikasi pain point dan solusi, dan memperjelas tujuan Anda –Anda memiliki wawasan tentang kebutuhan Anda dan bagaimana organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari peningkatan tertentu– dan apakah mampu mengidentifikasi solusi yang cocok untuk organisasi dan proses Anda.
- Perkirakan biaya
Berapa angka akurat untuk biaya proyek implementasi? Faktor biaya apa? Kasus bisnis yang realistis dan valid membutuhkan perkiraan akurat dari total biaya kepemilikan untuk solusi ERP baru. Biaya signifikan lainnya adalah layanan implementasi, termasuk perangkat lunak konfigurasi, manajemen perubahan, dan manajemen proyek.
- Analisis laba atas investasi
Berapa biaya bersih dari solusi baru? Berapakah nilai manfaat tidak berwujud? Tinjau kembali peluang yang diidentifikasi dan tujuan ditentukan, dan menghitung ROI (return on invesment) mereka. Biasanya, pengembalian Anda akan datang terutama dari produksi yang lebih efisien dan pengurangan yang dihasilkan dalam operasi, persediaan dan biaya tenaga kerja. Hitung manfaat ini. Ingatlah untuk bandingkan biaya pengoperasian sistem Anda saat ini dengan sistem yang akan menggantikannya. Dan ketahuilah bahwa manfaat tidak langsung memiliki nilai nyata.
- Identifikasi risiko dan berikan rencana mitigasi
Faktor-faktor apa yang menempatkan potensi manfaat dan keberhasilan proyek dalam bahaya? Apa upaya mitigasi akan mengurangi risiko? Setiap perubahan besar pada perusahaan Anda sistem menciptakan risiko. Tetapi perencanaan proyek yang cermat dan komprehensif, manajemen perubahan yang efektif dan sumber daya ahli mengurangi risiko itu.
- Buat rencana implementasi tingkat tinggi
Bagaimana solusi tersebut akan diterapkan? Sebuah evaluasi rinci dari nilai bisnis proyek perlu menyertakan gambaran besar tentang bagaimana itu akan dilanjutkan, dan proyeksi dari kedua sumber daya yang dibutuhkan dan jadwal pelaksanaan.
- Sajikan manfaat dan nilainya
Bagaimana masing-masing departemen dan fungsinya mendapat manfaat? Apa argumennya untuk ERP baru? Anda perlu meyakinkan pemangku kepentingan di seluruh organisasi bahwa manfaat jangka panjang tapi juga menjadi tantangan pada jangka pendek. Fokus pada nilai yang didorong oleh peningkatan di area fungsionalnya dan proses.
Saat ini SISI juga hadir dengan FORCA ERP, yang merupakan software ERP yang difungsikan sebagai layanan (SaaS). FORCA ERP, yang merupakan penggalan dari kata InFORmation CApital ini mampu mengintegrasikan sistem pada beberapa lokasi serta menyediakan cara yang mudah dan cepat untuk menjalankan bisnis. Dengan berbasis cloud, FORCA ERP bisa digunakan dan diakses langsung melalui internet tanpa harus melakukan pembelian lisensi atau investasi pada perangkat keras.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.