7 Manfaat Implementasi Model Bisnis Shared Services

Pengadopsian Shared Services telah dikenal secara luas dan meningkat di sektor swasta sejak tahun 1980-an, di mana 30% dari perusahaan Fortune 500 di Amerika Serikat telah menerapkan model bisnis tersebut. Pada konsep Shared Service Center ini sebuah organisasi menetapkan satu departemen tertentu untuk melakukan atau memberikan layanan yang sebelumnya telah diberikan oleh lebih dari satu unit dalam organisasi atau grup sebuah bisnis. 

Dalam menjalankan bisnis saat ini, shared service menjadi salah satu pilihan terbaik untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan layanan Teknologi Informasi (IT). Alih-alih ming-masing entitas memiliki departemen SDM dan TI, organisasi dapat menerapkan shared services untuk mengoperasikan semua layanan pada kedua fungsi ini, sehingga proses menjadi lebih terfokus, efektif serta efisien. Dalam penerapannya, beberapa organisasi merujuk shared services sebagai shared service organization (SSO) atau shared service center (SSC). 

Apabila organisasi Anda siap untuk membuat business case yang bertujuan untuk implementasi shared service, berikut adalah sepuluh manfaat bisnis yang ditawarkan oleh shared service, antara lain: 

1. Membantu organisasi mencapai efisiensi secara signifikan 

Banyak perusahaan sektor swasta terbesar di Amerika Serikat, termasuk General Electric, Ford, Pfizer, dan SAP, telah mengadopsi model shared service untuk menurunkan service delivery cost, menghemat jutaan dolar dalam prosesnya. Dalam Survei Global Shared Services 2019 yang dilakukan oleh Deloitte, survei tersebut mengungkapkan bahwa 80% responden dapat memperoleh kembali investasi awal mereka dalam waktu tiga tahun sejak penerapan SSC secara signifikan. 

Pada NASA Shared Services Center (NSSC), yang menyediakan layanan manajemen keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, dan layanan TI, mereka dapat menghemat USD 20 juta per tahun sejak didirikan pada tahun 2006. 

2. Memfasilitasi penerapan Automated Service Delivery

Sentralisasi layanan SDM dan TI sudah merupakan cara yang efektif untuk mengurangi biaya, tetapi bahkan lebih efektif bila dikombinasikan dengan keunggulan teknologi dari portal shared service. Portal shared service menciptakan peluang bagi organisasi untuk memperkenalkan Robotic Process Automation (RPA) ke dalam service delivery process. Investasi dalam otomatisasi proses robotik dapat memiliki dampak yang lebih besar dalam konteks portal shared service karena skala ekonomi, yang mana investasi tersebut akan dimanfaatkan di seluruh departemen dan tidak disimpan dalam satu departemen. RPA dapat digunakan untuk memeriksa kepatuhan lisensi perangkat lunak, mengirim dan menerima pesan, mengotomatisasi keuangan, SDM, dan aktivitas pengadaan, dan banyak lagi. 

3. Mendorong standarisasi service delivery yang lebih andal.

Standarisasi layanan adalah salah satu alasan terpenting organisasi memilih untuk menerapkan model shared service. Pembentukan single point of contact untuk service delivery dalam suatu organisasi menciptakan standarisasi dalam service delivery di seluruh bisnis, menghilangkan perbedaan dalam efisiensi layanan dan metodologi antara unit bisnis, serta menciptakan jalur organisasi yang andal juga efisien pada proses pemenuhan permintaan tertentu pada aktivitas operasi bisnis. 

4. Mengurangi duplikasi layanan & business unit silos

Shared service mengurangi duplikasi layanan dan silo komunikasi pada unit bisnis dalam organisasi dengan mengintegrasikan fungsi layanan ke dalam satu departemen. Ini mencegah silo pengetahuan berkembang dalam unit bisnis dan memastikan bahwa pengetahuan yang dihasilkan melalui service delivery dapat bermanfaat bagi seluruh organisasi. Portal shared service menghubungkan pengguna dalam organisasi ke departemen tunggal, di mana mereka dapat mengakses layanan utama melalui proses yang disederhanakan. 

5. Tingkatkan efektivitas dengan pemusatan layanan data 

Salah satu manfaat utama dari portal shared service adalah bahwa portal tersebut secara efektif menerima service delivery data dari semua unit bisnis dalam organisasi. Ketika sebuah organisasi menyediakan layanan yang sama melalui beberapa unit bisnis (duplikasi layanan), ada sedikit peluang untuk mengintegrasikan data dan berbagi pengetahuan, terutama ketika setiap unit bisnis menggunakan proses dan metode yang berbeda untuk permintaan dan pengiriman layanan. 

Pembentukan proses service delivery yang terpusat dan terstandarisasi, bersama dengan penerapan portal shared service berbasis perangkat lunak, dapat menginformasikan praktek terbaik sehubungan dengan service delivery dan bertindak sebagai sumber informasi yang berharga bagi organisasi secara keseluruhan. 

6. Tingkatkan produktivitas organisasi

Survei shared services di tahun 2017, Deloitte meminta responden untuk melaporkan peningkatan produktivitas tahunan rata-rata yang dicapai oleh SSC setiap organisasi. Hanya 9% responden yang menunjukkan bahwa tidak ada peningkatan produktivitas yang dicapai oleh SSC organisasi mereka, dan 17% melaporkan peningkatan produktivitas tahunan rata-rata kurang dari 5%. Namun, 44% melaporkan peningkatan 5 hingga 10% dalam produktivitas secara keseluruhan, dan 29% organisasi melaporkan peningkatan produktivitas 10% atau lebih besar. 

Survei juga menemukan bahwa shared service memberikan peningkatan nilai setiap tahun, dengan 76% responden melaporkan peningkatan produktivitas shared service sebesar 5% atau lebih besar. Keuntungan ini terwujud ketika organisasi meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mereka sambil menyempurnakan pendekatan mereka untuk shared service delivery. Selain itu, penghematan awal rata-rata dari implementasi SSC baru yang signifikan telah meningkat menjadi 15%, dibandingkan dengan 10% dan 13% di tahun-tahun sebelumnya.

7. Peningkatan fungsionalitas yang dapat berkembang seiring berjalannya waktu

Salah satu manfaat utama dari Shared Service Center adalah bahwa mereka menawarkan solusi yang sepenuhnya terukur untuk organisasi yang ingin meningkatkan produktivitas dan efisiensi service delivery mereka. Organisasi tidak perlu melakukan implementasi multi-layanan besar-besaran dari model shared service. Sebagai gantinya, mereka dapat mulai dengan membangun satu SSC dengan satu fungsi dan perlahan-lahan meningkatkan kemampuannya dari waktu ke waktu. 

Fungsi paling umum yang dijalankan oleh SSC adalah keuangan, sumber daya manusia, teknologi informasi, pengadaan, layanan pelanggan, pajak, manajemen properti dan fasilitas, layanan hukum, penjualan/ pemasaran, dan manajemen pasokan. Saat ini semakin banyak organisasi membentuk SSC multifungsi yang dapat menangani beberapa fungsi. Studi Shared service 2017 mengungkapkan bahwa 57% SSC yang sudah mapan melakukan satu fungsi, 15% melakukan dua fungsi, 8% melakukan tiga fungsi, dan 20% SSC melakukan lebih dari tiga fungsi. Ada juga korelasi positif antara kematangan SSC dan jumlah fungsi yang dilakukan.

Sinergi Informatika Semen Indonesia siap melayani setiap transformasi bisnis melalui implementasi Shared Services 

Shared Services SISI menawarkan solusi bagi perusahaan yang ingin mengimplementasi model bisnis ini untuk mencapai efektivitas dan efisiensi pada proses bisnis, serta meningkatkan manfaat teknologi dan sumber daya yang dimiliki organisasi. Beberapa fitur yang kami tawarkan untuk transformasi bisnis melalui penerapan shared services ini, adalah: 

1. Principal Consultant – Dengan Tim yang memiliki pengalaman implementasi dan sertifikasi Global Business Services (GBS), kami menawarkan solusi konsultasi mengenai Shared Services Project Management dan juga best practices yang perlu untuk mempercepat proses implementasi.
2. Workflow Automation – Kami memiliki platform yang dapat menangani keseluruhan proses, mulai dari Procurement sampai dengan Payment yang mengintegrasi antara bisnis, vendor, supplier dan juga third party pada proses supply chain management. Juga proses lainnya seperti journal entry pada proses akuntansi. 
3. Applications Development & Low-Code Development – Tidak perlu khawatir mengenai sumber daya yang terbatas pada coding maupun programming expertise, karena kami memiliki solusi automation yang dapat mengkonfigurasi platform sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Apakah Anda siap untuk memulai transformasi melalui implementasi Shared Services untuk pertumbuhan bisnis yang lebih baik? Hubungi kami dan temukan bagaimana kami dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.