Apa Faktor Penting dalam Transformasi Digital ke E-Procurement?
Proses pengadaan barang dan jasa memegang peranan penting dalam menjalankan roda perusahaan. Saat ini, e-procurement melibatkan mulai dari evaluasi dan pemilihan pemasok hingga manajemen kontrak, pesanan elektronik, dan pembayaran. E-procurement menggunakan antarmuka web atau beberapa jenis sistem jaringan lain yang menghubungkan pemasok dan pelanggan.
Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan. Procurement sendiri adalah proses yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Sedangkan e-Procurement adalah sistem yang membuat proses procurement jadi lebih efisien.
Sebelum mulai beralih ke e-Procurement yang dilakukan dalam suatu sistem digital, penting sekali untuk memperhatikan faktor-faktor kunci yang dapat mempengaruhi transformasi digital perusahaan Anda. Jangan sampai transformasi tersebut malah menghambat dan gagal di tengah jalan, karena justru akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa.
Berikut adalah faktor-faktor yang harus Anda pahami dalam transformasi digital:
- Sumber Daya Manusia
Memperbaiki kualitas manusia yang ada di perusahaan, baik dari segi keahlian, atau pun kesadaran mengenai proses pengadaan. Pengembangan skill dan kemampuan perorangan akan membantu dan menentukan sukses tidaknya transformasi digital. Sehingga wajib bagi Anda untuk melakukan edukasi kepada seluruh karyawan dan tim manajemen yang berkaitan.
- Proses dan SOP (Standard Operating Procedure)
Transformasi digital membutuhkan perubahan SOP. Sebelum melakukan implementasi aplikasi untuk proses pengadaan, SOP yang ada perlu di-review dan perbarui. Karena perubahaan SOP ini tidak mudah, maka diperlukan supervisi yang sangat ketat dan menyeluruh, untuk menghindari adanya kesalahan fatal dalam proses transformasi.
- Struktur Organisasi
Persiapan yang perlu dilakukan dalam proses transformasi digital ini termasuk melakukan perubahan dalam struktur organisasi perusahaan. Dalam hal ini termasuk mapping dan mereview dan mereview model supply chain management (SCM) yang eksisting, mendesain ulang, dan membuat model baru.
Jika struktur organisasi belum mendukung untuk adanya sistem procurement atau pengadaan yang baru, di mana secara permintaan-approval-proses pengadaan belum tersedia, maka ajukan pembuatan struktur dan model organisasi (SCM). Atau jika sudah ada, akan direview dan dibuat perubahan yang mendukung.
- Teknologi
Fitur yang sesuai ataupun infrastruktur yang mumpuni untuk menjalankan aplikasi pengadaan juga perlu diperhatikan dalam proses transformasi digital. Menemukan aplikasi yang sesuai merupakan hal yang penting, tidak hanya asal pilih modul atau aplikasi pengadaan.
- Budaya Perusahaan
Poin ini menitikberatkan pada bagaimana seluruh pemangku kepentingan dalam perusahaan sadar akan pentingnya melakukan proses procurement yang efektif dan efisien. Sehingga, semua perubahan yang telah dilakukan, baik perubahan teknologi, SOP ataupun struktur organisasi perusahaan dapat dilakukan dengan baik.
Peran pemimpin dalam perusahaan dapat menuntun dan menginspirasi anggota organisasi untuk menjalankan proses dengan baik. Semua tergantung pada pribadi masing-masing, apakah siap menerima perubahan yang sedang atau akan dilakukan.
Dari semua poin tersebut, untuk pelaksanaan e-procurement tetap harus memperhatikan kebutuhan perusahaan. Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Saat ini PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) telah menghadirkan Procsi. Aplikasi e-procurement Procsi ini akan membantu optimalisasi rantai pasik serta meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.