Apa Tujuan Menggunakan E-Procurement dan Bagaimana Prosesnya?

Setiap perusahaan berupaya untuk memaksimalkan profitabilitas melalui peningkatan produktivitas. Salah satunya bisa dilakukan dengan proses e-procurement yang lebih efisien dan efektif. Mempelajari lebih lanjut tentang proses e-procurement ini dapat membantu Anda menerapkannya dalam operasi bisnis Anda sendiri. 

Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan secara online. Meski di Indonesia, e-procurement ini masih dipersepsi hanya dilakukan oleh perusahaan BUMN atau pemerintah. Padahal banyak manfaat yang bisa didapat jika diterapkan oleh perusahaan swasta.

Sebelum menuju pembahasan soal proses yang diperlukan dalam e-procurement, yang tak kalah penting untuk diketahui terkait apa tujuan perusahaan menggunakan e-procurement.

Tujuan Menggunakan E-Procurement

Tujuan dari e-Procurement adalah untuk mempercepat proses pengadaan & pembelian barang kepada vendor. Pada umumnya pembelian barang ini akan bersifat tender. Tujuan atau manfaat dari penggunaan e-procurement akan terlihat selama proses atau tahapan dalam pengadaan. Untuk memudahkan, berikut tahapan-tahapan e-Procurement dan tujuannya masing-masing.

1. Identifikasi Kebutuhan

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mencari tahu kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan. User atau pengguna bertugas menginput ke dalam e-Procurement ke dalam satu database, sedangkan divisi pengadaan atau pembelian yang akan menyetorkan daftar tersebut. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai barang atau jasa yang akan distok, serta memudahkan untuk menentukan anggaran.

2. Persetujuan Supplier dan Buyer

Setelah mengetahui barang atau jasa yang dibutuhkan, tahapan selanjutnya adalah menentukan supplier atau vendor atau penjual. E-procurement membantu mengirim langsung dokumen permintaan tersebut ke pihak yang ditunjuk untuk meminta persetujuan. Supplier yang telah menyetujui akan langsung memproses dan menyediakan barang atau jasa yang diminta secepat mungkin. Tujuan dari tahapan ini adalah mempersingkat waktu perusahaan untuk menghubungi supplier yang diinginkan. Tidak perlu lagi menggunakan media telepon atau email yang memakan waktu.

3. Pemesanan Barang atau Jasa

Sistem dalam e-Procurement dapat secara otomatis memesan barang, sesuai dengan permintaan bagian pembelian. Beberapa akan memesan kepada supplier begitu mengetahui stok telah habis (jika pemesanan bersifat kontinyu). Tujuannya adalah menghemat waktu untuk menghitung stok secara manual dan menghemat waktu untuk menyusun pembelian yang biasanya dilakukan secara manual.

4. Penelusuran atau Progress Tracking

User atau perusahaan dapat menelusuri sampai mana proses pembelian. E-procurement memberikan fasilitas pelacakan barang atau jasa yang dipesan secara real-time. Saat user mulai melacak, maka informasi yang didapat adalah kondisi atau letak barang atau jasa tersebut pada waktu itu juga. Tujuannya adalah untuk memudahkan perusahaan mengontrol pesanan, sehingga dapat memperkirakan kapan produk itu sampai.

5. Pembayaran Lebih Mudah dan Proses Cepat

Tahap ini adalah tahapan akhir dari pengadaan ini. Biasanya sistem pembayaran tertera pada e-Procurement yang dikirim. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun kredit (waktu kredit biasanya 1 bulan sejak diterbitkannya invoice). Keuntungan dari e-procurement adalah langsung terhubung dengan laporan keuangan perusahaan, sehingga ketika terjadi pembayaran akan otomatis memperbarui laporan keuangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk semakin membuat laporan keuangan kredibel dan mewujudkan akuntabilitas.

6. Penyusunan Laporan Lebih Akurat dan Cepat

Karena e-Procurement dilakukan secara digital, maka laporan-laporan yang diinginkan dan dibutuhkan perusahaan akan lebih mudah disusun. Sebab, data-data yang dibutuhkan akan terdokumentasi dengan baik, tanpa takut terjadi kehilangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memudahkan perusahaan menyusun laporan yang nantinya dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Laporan juga akan lebih tepat, karena dilakukan secara digital, maka angka yang diinput akan sesuai dengan nominal aslinya. Mengurangi risiko human error.

7. Evaluasi yang Lebih Efisien dan Mudah

Jangan lupa untuk mengadakan evaluasi setelah transaksi telah selesai. Evaluasi bertujuan untuk mencari apa yang kurang dan harus dibenarkan dari transaksi sebelumnya. Hal ini semakin menekan kemungkinan terjadi kesalahan dalam proses berikutnya, serta mendengar keluhan dari beberapa pihak, sehingga nantinya procurement elektronik ini dapat menguntungkan bagi semua pihak. Dengan menggunakan e-procurement, analisa data dapat dilakukan lebih cepat dan mudah.

Tujuan-tujuan dari setiap tahapan tersebut dapat disederhanakan menjadi satu tujuan, yaitu meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas dalam menjalankan proses pengadaan. Jika dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lebih lama, dan risiko adanya human error lebih besar. Dengan e-Procurement maka segala kesulitan yang ada pada procurement manual telah ditiadakan.

5 Proses dalam E-Procurement

Berikut adalah lima langkah utama dalam proses e-procurement:

1. Transfer informasi online

Transfer informasi online atau e-informing adalah tahap yang sejalan dengan siklus pengadaan konvensional. Ini menggambarkan pertukaran informasi antara dua pihak. Pertukaran ini sering terjadi antara unit internal dalam perusahaan dan pemasok eksternal yang relevan. Langkah pertama ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan dan merampingkan proses e-procurement.

2. E-Sourcing

Sumber online, atau e-sourcing, adalah fase pengadaan di mana perusahaan melakukan pra-kualifikasi dari semua pemasok potensial. Perusahaan bisa melakukan e-sourcing berdasarkan persyaratan pengadaan yang ditentukan, memungkinkan mereka untuk memilih pemasok tersebut untuk langkah evaluasi. Tahap kedua ini bertepatan dengan penetapan kebutuhan bisnis oleh eksekutif perusahaan dan tokoh pengadaan.

3. Tender online

Tender online, atau e-tendering, menjelaskan kapan perusahaan meminta informasi, penawaran, dan proposal dari pemasok terpilih. Tahap ini bertepatan dengan proses evaluasi dan permintaan serta membantu perusahaan menganalisis dan menilai pemasok potensial dengan lebih baik. Selama tahap ketiga ini, perusahaan dapat menerapkan strategi untuk memastikan penilaian mereka transparan.

4. Lelang online

Lelang online, atau e-auctioning, adalah tahap ketika semua pihak yang terlibat menetapkan persyaratan kontrak dan menegosiasikan harga. Setelah kedua belah pihak mencapai kesepakatan, perusahaan pembeli membeli barang atau jasa dari pemasok. Terkadang ada beberapa perusahaan yang mencoba mengamankan kontrak dengan pemasok, seringkali dengan membayar lebih. Alternatif untuk kondisi ini adalah lelang e-reverse, yaitu ketika beberapa pemasok bersaing untuk mendapatkan kontrak dengan satu pembeli dengan menawarkan harga yang lebih rendah kepada mereka.

5. Pemesanan produk online

Pemesanan produk online atau e-ordering, adalah langkah terakhir dalam proses e-procurement yang melibatkan pengembangan dan persetujuan permintaan. Ini adalah saat perusahaan menempatkan pesanannya dan kemudian menerimanya pada tanggal perkiraan. Untuk menyelesaikan proses, perusahaan mengindeks kontrak dalam katalog digital sehingga karyawan dapat mengaksesnya di kemudian hari dan melakukan pemesanan baru.

Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merilis aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.