Bangun Strategi Pengadaan Digital yang Solid dalam 7 Langkah Sederhana
Umumnya sebuah strategi pengadaan yang komprehensif menentukan bagaimana suatu organisasi secara strategis mengelola kegiatan pengadaannya. Strategi pengadaan yang baik diyakini mampu menjadi rencana jangka menengah hingga panjang yang mencakup kebijakan dan proses yang mendorong pengoptimalan biaya, penciptaan nilai, dan pengelolaan sumber daya.
Melalui strategi pengadaan, Anda dapat menentukan bagaimana barang dan jasa diperoleh dengan biaya optimal dan kualitas terbaik. Namun ini akan dapat berjalan sesuai rencana jika strategi pengadaan ditunjang dengan teknologi digital. Berikut beberapa langkah sederhananya dalam membangun strategi pengadaan digital yang solid:
- Analisa pengeluaran organisasi
Langkah pertama dalam mengembangkan strategi pengadaan adalah menganalisis rutinitas pembelanjaan yang ada di organisasi Anda. Untuk melakukan ini, Anda perlu memperoleh data dari pemangku kepentingan internal, pemasok, dan semua pihak lain yang terlibat dalam proses pengadaan.
Data yang diperoleh pada langkah ini tidak hanya berfungsi sebagai basis pengetahuan dalam organisasi, tetapi juga berfungsi sebagai dasar untuk strategi pengadaan. Data-data seperti total biaya kepemilikan barang dan lainnya dapat digunakan untuk mengidentifikasi serta menganalisis biaya yang sering diabaikan atau tidak diketahui yang ditimbulkan oleh suatu barang/jasa selain harga pembelian awalnya.
- Tentukan kebutuhan bisnis Anda
Untuk merancang strategi pengadaan yang kuat dan memberikan hasil terbaik, penting untuk memahami kebutuhan organisasi Anda dengan jelas. Berdasarkan keakuratan informasi yang terdapat dalam aplikasi digital akan membantu Anda menyelaraskan dan memprioritaskan strategi pengadaan di seluruh fungsi dan sasaran bisnis lainnya.
Diskusikan dengan tim mengenai strategi perencanaan yang tepat untuk mengungkapkan lebih banyak peluang penghematannnya. Anda dapat menggunakan matriks posisi kategori sejauh mana posisi pengadaan perusahaan dapat membantu organisasi melakukan peningkatan bisnis melalui proses pengadaan.
- Nilai kondisi pasar
Setelah analisis internal untuk menentukan kebutuhan bisnis selesai, langkah nyata berikutnya adalah lihat sisi eksternal seperti kondisi pasar. Di sini, Anda perlu mengumpulkan beberapa data terkait pemasok dan pemasok potensial. Untuk memastikan relevansi, organisasi perlu dipastikan bahwa data yang dikumpulkan tetap up to date dari waktu ke waktu. Langkah ini akan memudahkan Anda melihat kondisi pasar secara umum.
- Tetapkan tujuan yang jelas
Setelah identifikasi kebutuhan bisnis, sekarang saatnya untuk menghasilkan visi yang jelas tentang apa yang perlu dicapai. Data yang dikumpulkan pada langkah sebelumnya dapat digunakan untuk menentukan apa saja yang jadi hambatan dalam proses pengadaan Anda. Setelah ditentukan, urutkan dalam urutan menurun dari dampak masing-masing pada keuntungan organisasi Anda. Anda dapat melakukan analisa SWOT untuk mengidentifikasi status fungsi pengadaan Anda saat ini.
- Gunakan aplikasi pengadaan
Kini, Anda tidak perlu khawatir dengan pelaksanaan pengadaan yang rumit dan kompleks. Ada baiknya Anda mempertimbangkan penggunaan aplikasi pengadaan barang dan jasa untuk menunjang hal tersebut. Teknologi ini dirancang untuk mengautomasi interaksi antara perusahaan dengan vendor atau pelanggan untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses procurement.
Manfaat dari aplikasi pengadaan sangat besar sehingga tidak heran sistem ini mulai banyak digunakan oleh instansi pemerintah, BUMN, dan berbagai perusahaan swasta di Indonesia.
- Uraikan strategi pengadaan secara digital
Dengan bantuan data dan informasi yang Anda peroleh, buatlah rancangan strategi pengadaan. Ini perlu mencantumkan tujuan yang diinginkan dan taktik yang akan digunakan untuk mencapainya. Sasaran harus dapat diukur, melihat ketepatan waktu, dan berdasarkan realitas kondisi yang ada. Strategi yang dibuat harus terdiri dari beberapa cara yang akan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Jalankan, kelola, dan sempurnakan strategi
Dengan bantuan data dan informasi yang diperoleh dari langkah sebelumnya, segera jalankan strategi-strategi yang telah dibuat. Menjalankan strategi ini akan menuntut keterlibatan dari fungsi bisnis lainnya (SDM, admin, penjualan, keuangan).
Sesekali Anda perlu melakukan penyempurnaan strategi pengadaan digital yang telah dibuat. Pada langkah ini, organisasi biasanya akan mengubah teknologi, strategi, proses, bakat, keahlian, dan sistem pendukung pengadaan jika diperlukan. Setelahnya, Anda harus melakukan evaluasi dengan mengukur kemajuan dan keberhasilan implementasi terhadap strategi yang telah dijalankan.
Melakukan strategi pengadaan digital akan membantu bisnis mampu menjangkau fungsi strategis dengan lebih cepat dan bisa jadi akan menghasilkan keuntungan yang besar. Dalam melakukan proses pengadaan barang dan jasa, perusahaan umumnya akan melakukan proses yang panjang dan berbelit-belit hingga mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. Namun, hal itu tidak akan terjadi apabila perusahaan menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa elektronik atau e-Procurement seperti Procsi.
Aplikasi Procsi merupakan solusi end-to-end untuk digitalisasi bisnis procurement sehingga dapat meningkatkan efektif, efisien, dan siap memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan. Hubungi kami untuk solusi terbaik bagi bisnis anda!