Cara Kerja Layanan Shared Services dan Contohnya demi Kinerja yang Optimal
Persaingan bisnis menuntut perusahaan pelaku bisnis harus meningkatkan kualitas output bisnisnya agar tetap mampu bersaing dengan perusahaan lain. Perusahaan harus mendapatkan cara untuk lebih efisien dan efektif dalam melakukan proses bisnisnya.
Untuk mempertahankan dan meningkatkan daya saing, banyak perusahaan mulai menerapkan model shared services dalam pelaksanaan proses operasional bisnisnya. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas dalam proses pendukung bisnis, dengan harapan proses inti akan lebih lancar dalam pelaksanaannya.
Shared services sendiri adalah sebuah model bisnis yang menempatkan proses-proses pendukung bisnis utama ke dalam sebuat unit (shared services center) untuk memenuhi kebutuhan unit lain yang ada dalam perusahaan. Proses bisnis yang memungkinkan untuk dialihkan pada shared services adalah proses administratif atau transaksi yang berulang, misalnya proses payroll, pendataan SDM, pendataan aset, dll.
Divisi yang paling umum untuk dialihkan prosesnya pada shared services di antaranya seperti divisi akuntansi dan keuangan, HR, pengelolaan aset, divisi IT.
Model shared services dianggap bisa menjadi kunci untuk meningkatkan efektivitas proses pendukung bisnis. Dengan pemusatan proses pada satu unit maka perusahaan akan lebih mudah melakukan kontrol kinerja divisi tersebut.
Selain itu, perusahaan pengguna shared services center juga mendapatkan jaminan kualitas layanan dengan adanya service level agreement (SLA) antara perusahaan penyedia layanan shared services dan perusahaan yang memindahkan proses pendukung bisnisnya pada shared services center.
Hal lain bisa didapat dari model shared services adalah perusahaan dapat menghemat biaya operasional karena setelah penerapan shared services, anak perusahaan ataupun anak cabang tidak lagi memerlukan divisi-divisi yang dipindahkan pada shared services. Dengan demikian anak perusahaan akan bisa lebih fokus pada proses inti bisnis mereka.
Berikut contoh penerapan model shared services:
- Operasional Human Resource (Recruitment, Payroll, dan Training)
Telkom Metra Group sebagai anak perusahaan PT Telkom Indonesia Tbk yang memiliki 18 anak perusahaan ini merasakan benefit berupa meningkatnya efisiensi dan produktivitas setelah menggunakan shared services. Fungsi-fungsi operasional HR dipindahkan ke shared services center yang dijalankan oleh Infomedia, yang juga merupakan salah satu anak perusahaan Telkom Metra Group.
- System Finance (Account Payable, Account Receivable, GL dan Reporting)
Pada awalnya setiap anak perusahaan Telkom Metra Group mempunyai 1 orang dedicated yang mengurus payroll dengan menggunakan sistem payroll sendiri-sendiri. Dengan diimplementasikannya shared services, proses payroll seluruh Telkom Metra Group dipusatkan dan dikelola di shared services center yang ada di Infomedia dengan menggunakan sistem ERP dan hanya dikelola oleh 4 orang.
- General Affair (Corporate Travel Management dan Procurement)
Selain efisiensi dari sisi SDM dan teknologi, konsolidasi akan berdampak pada terjadinya konsolidasi permintaan yang dapat meningkatkan posisi tawar perusahaan dengan pihak ketiga, yakni vendor. Dengan adanya konsolidasi pengelolaan perjalanan dinas, Infomedia mampu mendapatkan diskon korporasi yang jauh lebih tinggi bagi Telkom Metra Group dari suatu maskapai akibat meningkatnya bargaining position dengan membawa potensi demand yang lebih besar.
Saat ini PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) juga hadir sebagai penyedia layanan shared services. Shared Services SISI hadir sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan. Hubungi kami untuk konsultasi kebutuhan bisnis dan informasi lebih lanjut tentang layanan SISI!