Cara Memilih Aplikasi E-Procurement sesuai Kebutuhan Bisnis Anda
Setiap perusahaan pasti selalu berupaya untuk memaksimalkan keuntungan dan meningkatkan performa operasi mereka. Proses e-procurement dapat menjadi pilihan yang nyaman dan menguntungkan untuk mewujudkannya. Membeli dan menjual barang secara online memungkinkan perusahaan menjangkau audiens yang lebih beragam dan meningkatkan kecepatan transaksi. Mempelajari lebih lanjut tentang proses e-procurement ini dapat membantu Anda untuk menerapkannya kemudian pada operasi bisnis Anda sendiri.
Pada artikel ini, kami membahas bagaimana memilih aplikasi e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Procurement atau pengadaan adalah serangkaian tindakan yang dilakukan untuk tujuan pembelian bahan, mesin, perangkat demi kelancaran proses kerja. Proses pengadaan yang tidak efisien dapat mengakibatkan pembayaran tertunda, hubungan buruk dengan vendor, dan potensi kekurangan persediaan. Menyederhanakan tugas dan siklus pengadaan hingga pembayaran dapat menghemat banyak uang dan waktu bisnis. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi procurement.
Hal-hal yang perlu Anda perhatikan dalam memilih aplikasi e-procurement seperti aksesibilitas selular, kemudahan penggunaan, dan integrasi dengan sistem lain. Selengkapnya dapat Anda simak dalam artikel berikut:
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan saat Memilih Aplikasi E-Procurement
Langkah-langkah dalam Menentukan Aplikasi Procurement:
Langkah 1: Tentukan jenis solusi procurement yang Anda butuhkan
Pertanyaan paling penting untuk ditanyakan saat Anda memulai pencarian adalah, masalah apa yang ingin Anda pecahkan? Jawabannya harus memandu seluruh proses evaluasi Anda. Misalnya, Anda ingin meminimalisir risiko kecurangan pada perusahaan. Pada proses procurement seringkali adanya tindak kecurangan dari oknum yang tidak bertanggung jawab, seperti mark-up harga.
Aplikasi procurement membantu Anda memperoleh kontrol menyeluruh terhadap setiap pembelian, menghubungkan perusahaan dengan aktivitas pembelian antar departemen melalui sistem terpadu. Hal ini menumbuhkan visibilitas dan transparansi dalam kegiatan transaksi sehingga perusahaan dapat melakukan kontrol dan pengoptimalan nilai barang yang lebih komprehensif.
Langkah 2: Mencari pilihan sistem yang sesuai dengan keadaan bisnis
Pertimbangan utama umumnya adalah biaya untuk memperoleh sistem, juga sumber daya IT. Semakin banyak pekerjaan dan manajemen yang ada, semakin banyak personel dan sumber daya yang harus ada untuk menginstal dan memelihara sistem. Lakukan riset menyeluruh dan ketat, temukan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan bisnis.
Cari jawaban dari beberapa pertanyaan yang tepat untuk memastikan kebutuhan tersebut akan terpenuhi dan membantu menelusuri pencarian Anda secara signifikan. Apa Anda akan menggunakan paket perangkat lunak yang terinstal secara lokal atau platform SaaS? Apa aplikasi tersebut memenuhi aturan hukum yang berlaku?
Langkah 3: Merencanakan proses instalasi
Sering kali perusahaan menunggu untuk memulai perencanaan proses instalasi sampai vendor sudah terpilih, untuk mengetahui bahwa mereka telah memilih produk yang tidak dapat mereka implementasikan secara tepat waktu. Proses instalasi perangkat lunak yang terlalu rumit dan memakan waktu lama harus segera Anda alihkan.
Hubungi vendor secara langsung untuk menentukan elemen produk mana yang dapat dikonfigurasi untuk kebutuhan perusahaan dan berapa banyak penyesuaian yang diperlukan. Saat Anda mengevaluasi pilihan software procurement dari beberapa vendor, lakukan identifikasi aplikasi mana yang akan memberikan proses instalasi yang mudah, dan memfasilitasi integrasi tanpa batas dengan infrastruktur yang ada.
Langkah 4: Menentukan pilihan
Strategi pemilihan aplikasi procurement memerlukan upaya tim. Pastikan Anda mendapatkan perspektif dari seluruh karyawan dan pemangku kepentingan yang terlibat sebelum membuat keputusan. Yang terpenting, keputusan pengadaan perangkat lunak akan menjadi keputusan tim dan penggunaanya harus mudah di seluruh departemen dan tim, kolaboratif, serta transparan.
Buat daftar masalah yang ingin Anda selesaikan dengan adanya sistem dan lihat apakah tantangan tersebut akan terselesaikan saat demo software berlangsung. Contohnya, jika merasa membuang banyak waktu pada satu bagian dari proses pengadaan, perusahaan mungkin ingin menyederhanakan proses tersebut dengan solusi yang tepat.
Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.