Cara Mudah Menerapkan Procure to Pay dengan E-Procurement

Tuesday, 23 May 2023

Procure to pay adalah proses permintaan, pembelian, penerimaan, pembayaran, dan akuntansi atas barang dan jasa. Istilah procure to pay mengacu kepada proses pembelian hingga pencatatan account payable dan pembayaran dalam suatu kegiatan usaha, bukan teknologi.

Procure to pay hadir untuk solusi dari masalah vendor. Saat melakukan pengadaan barang atau jasa, seringkali perusahaan berhadapan dengan vendor yang cukup banyak dan terjadi kesulitan saat pengumpulan dokumen, kesalahan saat pembuatan dokumen sampai proses pembayaran.

Oleh sebab itu, untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan dengan menerapkan sistem procure to pay. Sistem Procure to Pay sering juga disebut dengan purchase to pay atau yang disingkat P2P. Namun, jangan sampai tertukar dengan P2P yang juga merupakan singkatan dari peer to peer lending.

 

Procure to pay sendiri memiliki beberapa proses yang melibatkan pihak dalam perusahaan. Umumnya proses yang terjadi sebagai berikut:

  1. Identifikasi kebutuhan barang/jasa

Pertama-tama dalam procure to pay, perusahaan perlu mengidentifikasi kebutuhan supply akan barang atau jasa. Hal ini biasanya dilakukan oleh tim pengadaan barang dan jasa atau procurement yang bertugas mengecek supply dan membina hubungan baik dengan para supplier.

  1. Pemilihan supplier

Tahapan procure to pay selanjutnya yaitu pemilihan supplier atau pemasok. Siklus ini mencakup riset dan komparasi sejumlah vendor yang dilakukan perusahaan hingga akhirnya menemukan satu yang paling baik. Proses ini cukup krusial dalam siklus procure to pay. Sebab, supplier biasanya merupakan partner jangka panjang.

  1. Permohonan pembelian barang atau jasa

Di tahapan ini, tim pengadaan barang dan jasa atau pembelian mengajukan permohonan resmi untuk membeli barang atau jasa yang dibutuhkan. Permohonan diajukan kepada kepala departemen atau team leader yang berwenang.

  1. Penerbitan purchase order

Setelah permohonan disetujui secara internal, maka tim procurement akan mengirimkan purchase order atau PO kepada supplier yang dipilih. PO merupakan dokumen pemesanan barang atau jasa yang memuat spesifikasi pesanan perusahaan, mulai dari jenis barang atau jasa, jumlah unit, harga per unit, harga total, tanggal pemesanan, dan lainnya.

  1. Penerimaan barang atau jasa

Tahapan procure to pay kemudian berlanjut dengan penerimaan barang atau jasa dari supplier sesuai PO yang sudah dikeluarkan. Pada tahapan ini, perusahaan wajib mengecek dengan cermat spesifikasi produk yang diterima dengan informasi dalam PO.

Pengecekan ini untuk menghindari terjadinya kekeliruan yang dapat mengakibatkan proses tambahan berupa pengembalian barang atau bahkan kerugian finansial. Pastikan juga Anda membuat surat tanda terima yang memuat spesifikasi barang atau jasa yang telah diterima.

  1. Penerimaan dan rekonsiliasi invoice

Setelah pesanan diterima oleh perusahaan, pemasok kemudian akan mengirimkan invoice tagihan dari pembelian tersebut. Saat invoice diterima, Anda perlu memverifikasi dokumen ini serta mencocokkannya dengan lembar PO dan surat tanda terima. Hal ini untuk memastikan bahwa detail tagihan dalam invoice sama dengan barang atau jasa yang Anda pesan dan terima.

  1. Account payable (utang)

Ini merupakan tahap terakhir dari proses procure to pay. Invoice dari supplier yang sudah disetujui oleh perusahaan kemudian diserahkan kepada tim keuangan atau staff account payable untuk dicatat sebagai utang dagang. Tim ini akan memproses pembayaran kepada pemasok sesuai waktu yang sudah ditentukan atau disepakati. Selanjutnya mencatat transaksi pembayaran tersebut di sistem akuntansi perusahaan.

 

Meski demikian, setiap perusahaan memiliki tahapan procure to pay masing-masing. Namun tujuh tahapan di atas merupakan procure to pay pada umumnya.

Hingga saat ini, masih banyak perusahaan yang masih mengelola proses procure to pay dengan manual dengan pencatatan dokumen pada kertas. Dengan proses procure to pay yang panjang ini, perusahaan perlu melakukan inovasi agar proses tersebut tidak mengganggu kinerja bisnis perusahaan.

Inovasi yang dapat dilakukan agar proses procure to pay berjalan dengan lebih efektif dan efisien adalah dengan menggunakan software e-procurement. Keuntungan procure to pay dengan menggunakan e-procurement sebagai berikut:

  1. Data PO dan invoice adalah data secara digital sehingga mempermudah dalam pembayaran dan dapat dilacak.
  2. Memudahkan dalam memonitoring proses pengadaan secara realtime.
  3. Supplier dapat dengan cepat mengetahui kewajiban yang harus dilaksanakan dan mengetahui proses penerimaan  pembayaran.
  4. Laporan secara realtime akan membantu dalam mencatat data historis dan akan selalu ter-update setiap saat. Oleh sebab itu, perusahaan akan memiliki sistem dengan kontrol yang baik terhadap pengeluaran kas dan modal kerja.
  5. Sistem digital atau online akan mengurangi waktu dan biaya, sehingga perusahaan dapat mengalokasikan karyawan untuk kebutuhan yang lain.

Procure to pay ini membutuhkan software yang tepat seperti e-procurement untuk memastikan proses bisnis tetap lancar. Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau e-procurement sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.