Collaboration Tools, Teknologi Andalan Selama Pandemi

Pandemi virus corona (covid-19) telah membuat banyak pelaku usaha mengalami tekanan dan harus melakukan adaptasi dalam menjalankan bisnis. Dalam upaya menangani wabah virus corona yang semakin meluas, pemerintah menganjurkan untuk melakukan pembatasan jarak fisik atau physical distancing. Akibatnya banyak sekali hal yang harus dilakukan di rumah saja termasuk juga bekerja. Namun terkadang bekerja dari rumah bisa jadi tantangan tersendiri bagian sebagian orang. Untuk mengatasinya, beberapa orang memilih menggunakan collaboration tools agar tetap produktif.

Dengan memanfaatkan teknologi collaboration tools, pekerjaan kantor sekarang tidak lagi harus dilakukan di depan meja kantor masing-masing. Selama terhubung dengan internet, pekerjaan kantor bisa dilakukan di mana saja. Collaboration tools ini mengacu pada sistem yang dirancang untuk lebih memudahkan kerja kelompok, di manapun anggota tim berada.

Terdapat beragam pilihan teknologi collaboration tools yang saat ini banyak tersedia baik gratis maupun berbayar. Namun dalam pemanfaatannya juga perlu memperhatikan konsep pada collaboration tools yang akan digunakan. Konsep ini yang akan menentukan bagaimana sistem dapat dimanfaatkan seperti, pada waktu kapan, di tempat apa, dan oleh berapa orang. Secara umum terdapat 2 konsep teknologi collaboration tools yaitu Kolaborasi Sinkron dan Kolaborasi Asinkron.

Kolaborasi sinkron biasanya bekerja secara real-time tidak ada keterlambatan respons terlepas dari lokasi komunikator. Pengguna dapat menerima jawaban atau mendengar solusi dari lawan bicara secara cepat. Beberapa contoh perangkat lunak kolaborasi sinkron yang bisa kita jumpai saat ini adalah instant messaging, panggilan VoIP, video conference, dan masih banyak lagi.

Berbeda dengan kolaborasi sinkron, kolaborasi asinkron tidak dirancang untuk aktivitas yang membutuhkan respon real-time. Namun tipe kolaborasi ini juga banyak digunakan karena memiliki manfaat utama dalam hal dokumen dan penyimpanan data. Beberapa contoh teknologi kolaborasi asinkron yang sering kita gunakan diantaranya aplikasi pengerjaan dokumen, e-mail, kalender grup, media penyimpanan, dan beberapa sistem manajemen sumber daya perusahaan lainnya.

Namun saat ini juga semakin banyak pengembangan teknologi collaboration tools yang memadukan kedua tipe diatas. Seperti contohnya saat ini telah banyak berkembang produk papan tulis digital. Dengan menggunakan display digital interaktif ini, pengguna dapat bergantian menggambar grafik, memetakan konsep, atau bahkan mencatat dengan cepat di layar bersama selama melakukan video conference. Pengguna juga dapat menyimpan atau menghapus gambar-gambar yang telah dibuat secara real-time.

Selain mengetahui tipenya, dalam menentukan collaboration tools penting juga tentunya memperhatikan detail dari fungsi dari teknologi tersebut, sehingga produktivitas dapat terjaga selama menjalani masa bekerja dari rumah.