Definisi, Manfaat, dan Fokus Pertimbangan Utama E-Procurement bagi Bisnis Anda
Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan pengadaan atau procurement. Sedangkan e-Procurement adalah sistem yang membuat proses procurement menjadi lebih efisien.
Apa itu procurement? Procurement atau pengadaan adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.
Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Ini karena proses procurement adalah sebuah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.
Tujuannya tidak lain adalah untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin. Sehingga procurement adalah sistem yang tepat untuk itu.
Definisi E-Procurement
Berbicara e-Procurement, ingatan kita langsung ingat kepada eproc milik pemerintah. Namun sebenarnya, e-Procurement tidak selalu dilakukan oleh pemerintah atau perusahaan negara. Sudah banyak perusahaan swasta yang juga menggunakan proses ini sebagai bagian dari pengadaan barang atau jasa mereka. Sebab, memang dianggap lebih efisien secara waktu dan upaya.
E-Procurement adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa secara elektronik yang difasilitasi oleh software (perangkat lunak) atau web dan koneksi internet, dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. Tahapannya dimulai dari pelelangan umum, kemudian prakualifikasi dan terakhir sourcing secara elektronik dengan menggunakan modul berbasis website.
Sedangkan menurut ahli, yaitu Chaffey (2009) e-Procurement adalah sebuah integrasi secara elektronik pada pengelolaan semua kegiatan pengadaan, termasuk pembelian, permintaan, otorisasi pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok.
Negara yang menerapkan sistem e-procurement adalah Australia dan Skotlandia yang tentunya meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Indonesia termasuk negara yang mengikuti sistem ini, meski belum lama penerapannya.
Manfaat E-Procurement
E-Procurement merupakan penyempurnaan dari procurement konvensional. Banyak perusahaan yang beralih menggunakan procurement elektronik ini karena memiliki beberapa manfaat yang sangat membantu proses bisnis. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:
- Menekan Biaya Operasional Pengadaan
Sistem e-procurement atau procurement elektronik dapat membantu perusahaan menekan biaya yang tidak diperlukan. Jika menggunakan cara manual, maka dalam proses pengadaan akan dibutuhkan pertemuan fisik atau rapat. Kegiatan tersebut tentu menghabiskan biaya, dimulai dari biaya konsumsi untuk seluruh peserta, kertas-kertas, dan peralatan lainnya. Dengan e-Procurement biaya yang dikeluarkan hanya untuk pembelian perangkat lunak dan satu orang yang menjalankan.
- Meningkatkan Produktivitas
E-Procurement memiliki proses yang singkat, dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pembayaran. Hal ini dapat membantu SDM untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih produktif.
- Transparansi Lebih Tinggi
Semua proses dalam e-procurement akan direkap dalam sebuah sistem, maka seluruh kegiatan di dalam e-Procurement menjadi lebih transparan. Pihak yang ditunjuk dapat mengakses seluruh data yang ada.
Jika ada pihak tertentu yang ingin melakukan kecurangan, misalkan mark up harga, maka akan langsung tertera pada sistem dan hal itu tidak dapat dimanipulasi. Setiap proses yang terjadi akan otomatis di-back up dan disimpan sebagai arsip.
Selain itu, data-data vendor atau supplier yang dituju juga telah terkunci pada perangkat lunak e-Procurement ini. Fungsinya adalah untuk menghindari kolusi dan menjaga pembayaran tepat waktu.
- Memperkecil Human Error
Tampilan e-Procurement sangat sederhana, ditampilkan secara keseluruhan dan memiliki tahapan-tahapan yang menuntun user secara otomatis. Fitur ini dapat menekan kesalahan yang umumnya terjadi, sebab memudahkan user untuk mengoreksi sekali lagi sebelum dikirimkan.
Tahapan yang berjalan otomatis juga menjadi penuntun bagi pengguna untuk dapat mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jadi tidak perlu khawatir ada tahapan yang terlewat.
Selain itu, sistem ini mempunyai fasilitas history, untuk dapat melihat rekapan transaksi sebelumnya. Fungsinya adalah sebagai pembanding dengan pesanan atau pengadaan baru, sehingga menekan adanya kesalahan yang terjadi.
- Efektif dan efisien
Jika dilakukan dengan cara lelang, maka sistem ini sangat efektif dan efisien karena tidak perlu lagi mencari-cari vendor atau bahkan menyerahkan setumpuk kertas penawaran. Sistem pun dapat secara otomatis memenangkan vendor dengan penawaran terendah. Ini akan memotong waktu untuk membaca satu persatu penawaran.
Jika dilakukan dengan cara langsung atau menunjuk langsung vendor, maka akan mempermudah user untuk mengirimkan pengadaan, mencari vendor, serta jangka waktu pengiriman dan pembayaran.
- Meningkatkan Akuntabilitas untuk Laporan Keuangan
E-Procurement dapat secara langsung disambungkan dengan laporan keuangan. Fasilitas history yang ada mempermudah akuntan untuk menyusun laporan keuangan yang kredibel. Data yang ada tentunya merupakan kegiatan yang sudah pasti terjadi dan telah terjadi dan mempengaruhi keuangan perusahaan. Itulah mengapa e-Procurement dapat meningkatkan akuntabilitas pada laporan keuangan.
- Adil, Jujur & Transparan
Bagi pengadaan dengan sistem lelang, akan memberikan keadilan bagi peserta lelang untuk ikut dalam penawaran. Setiap perusahaan atau vendor yang memenuhi syarat bebas mengikuti lelang, tanpa perlu khawatir akan terjadi kecurangan.
Fokus pertimbangan dalam proyek procurement pada umumnya mengacu pada empat hal yang mendasari perusahaan membeli barang. Yakni manfaat, waktu, risiko, & biaya. Secara garis besar, perusahaan yang membeli barang selalu berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, risiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif.
Sebaliknya, perusahaan yang melakukan proses procurement adalah kesempatan untuk supplier atau vendor menjual produk atau jasa mereka dengan harga setinggi mungkin dengan kualitas dan kuantitas serendah mungkin, untuk memaksimalkan keuntungan dan memperkecil modal pengerjaan. Sehingga negosiasi pada proses procurement ini adalah sesuatu yang pasti akan terjadi antara penjual dan pembeli.
Proses procurement adalah proses yang tidak mudah dan cukup rumit karena akan menyangkut banyak pihak, dibutuhkan analisa pasar yang baik, serta metode tender yang transparan dan dapat dipercaya. Kerumitan ini membuat procurement secara manual mulai ditinggalkan, dimana banyak perusahaan yang sudah beralih kepada sistem e-procurement.
PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merilis aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.