Financial Management pada ERP dan Antisipasi Cegah Usaha Anda Merugi

Perusahaan yang terus bertumbuh tentunya bertumpu pada manajemen keuangan yang sehat. Berawal dari bisnis skala kecil berubah menjadi besar, tentunya pengelolaan keuangan yang bisa memaksimalkan pendapatan, efisiensi biaya dan pengalokasian anggaran menjadi kuncinya.

Manajemen keuangan termasuk proses pencatatan, pengolahan, dan analisa data keuangan yang kompleks. Untuk membantu pengelolaan keuangan, dibutuhkan software yang mampu memudahkan proses pencatatan serta menghasilkan informasi keuangan yang akurat secara cepat. Selain itu diperlukan software yang mampu terintegrasi dan terpadu tidak hanya di bagian keuangan saja, ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi jawabannya.

Informasi berbasis data yang dihasilkan software ERP bisa membantu perusahaan mengambil keputusan finansial dengan lebih bijak, sehingga mengurangi risiko permasalahan keuangan yang bisa terakumulasi dan mengakibatkan kebangkrutan.   Berikut manfaat dari ERP yang menjadi kunci pertumbuhan perusahaan:

Memantau Keuangan secara Berkelanjutan 

Pencatatan manual pada arus penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan rawan terjadi kesalahan bila dilakukan secara manual. Sebab, transaksi ini bisa sangat cepat terjadi dan membutuhkan sistem yang rigid. Apabila ada jeda waktu pencatatan karena dilakukan manual, maka sangat rentan terjadi kesalahan (human error). Nah, dengan menggunakan manajemen keuangan pada ERP, informasi arus cash flow bisa dilakukan real time dan bisa dilihat histori untuk mengeceknya. Laporan keuangan bisa lebih rigid dan bila ada masalah bisa terdeteksi lebih awal, pihak manajemen pun bisa mempelajarinya untuk strategi baru.

Meminimalkan Kesalahan

Perangkat lunak ERP sesuai manfaatnya mampu meminimalkan kesalahan akibat human error, karena ada pemberitahuan ke pengguna jika ada ketidaksesuaian hitungan. Tentu saja fungsi ini bisa mengurangi beban kerja karyawan. Salah satu caranya adalah dengan mengingatkan ketika ada invoice yang mendekati due date, sehingga tidak ada pembayaran yang terlewatkan. 

Meningkatkan Keamanan Data Keuangan 

Keuangan menjadi data rahasia dari setiap bisnis, sehingga akan sangat berbahaya apabila bocor. Nah, dengan ERP, data keuangan perusahaan akan lebih terjamin karena hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu dengan batasan yang juga bisa diatur sesuai kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, dalam satu departemen keuangan, ada yang bertugas membuat draf faktur, ada yang diberikan otorisasi untuk melakukan edit dan approval, dan ada yang diberikan otorisasi untuk membatalkan dokumen (void).

Mengingatkan tentang Jatuh Tempo 

Software ERP membantu perusahaan merekam dan melacak utang serta piutang. Tidak hanya itu, dengan menggunakan fitur pengingat (alert), informasi jatuh tempo bisa dengan mudah didapatkan sehingga tidak ada tagihan yang luput ditagihkan.

Pentingnya Penggunaan ERP 

Kini sudah banyak software pengelolaan finansial yang bisa digunakan perusahaan untuk mengelola keuangan dengan baik, salah satunya ERP. Tidak seperti software keuangan lainnya, ERP mampu mengakomodasi seluruh manfaat di atas dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis, baik keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, dan lain-lain. 

Modul manajemen finansial pada ERP dapat memudahkan setiap proses pengelolaan keuangan, mulai dari pencatatan faktur (invoice), pembayaran (payment), dan bank reconciliation (rekonsiliasi bank). 

Di dalam proses pencatatan invoice, ERP dapat digunakan untuk mengelompokkan beberapa invoice dari 1 klien dan mengingatkan jika ada invoice yang mendekati tenggat waktu pembayaran (due date). Hal ini tentu memudahkan proses pembayaran dan menghindarkan perusahaan dari risiko keterlambatan bayar. 

Selain itu, sistem ERP juga dapat mengalokasi pembayaran invoice berdasarkan payment receipt, sehingga menjelaskan untuk invoice manakah pembayaran itu diproses.  

Sistem ERP juga bisa mencatat credit memo, yang merupakan dokumen yang diterbitkan perusahaan untuk vendor, untuk mengurangi biaya pada pembelian selanjutnya, karena kurangnya manfaat dari pembelian sebelumnya. Misalnya, pada pembelian barang di bulan sebelumnya, ada kerusakan yang tidak bisa diperbaiki, maka perusahaan menerbitkan credit memo dengan jumlah yang disepakati kedua belah pihak, untuk mengurangi biaya pembelian selanjutnya.   

Dengan menggunakan sistem ERP, perusahaan juga dapat membuat alur transaksi untuk petty cash. Mengenai petty cash atau kas kecil sendiri adalah akun yang digunakan untuk mencatat pengeluaran di dalam jumlah yang kecil. Seberapa kecilnya jumlah tersebut tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.  

Sedangkan untuk pencatatan yang melibatkan bank, sistem ERP juga bisa memisahkan pembayaran per bank, membantu proses overbook (pemindahan saldo) memperbarui transaksi ke sistem perbankan, seperti e-banking, dan membantu bank reconciliation. 

Bank reconciliation adalah proses penyesuaian atas catatan transaksi atau saldo kas perusahaan dengan catatan bank, karena adanya biaya yang tidak masuk ke invoice, seperti bunga bank atau biaya admin dari kegiatan transfer antar bank.

Beberapa fitur software ERP dalam hal keuangan juga dimiliki oleh FORCA ERP, yang dikembangkan SISI sejak tahun 2016.

Dari dashboard FORCA ERP Financial Reporting ini juga tersedia laporan laba rugi perusahaan. Tentu saja ini memudahkan perusahaan untuk mengevaluasi pendapatan penjualan. Tampilan dashboard ini juga memudahkan pengguna layanan FORCA ERP dalam pengambilan keputusan yang cepat dan tepat, tanpa perlu bersusah payah untuk membuat laporan secara manual.

FORCA ERP hadir mendukung bisnis Anda dengan model SaaS (Software as a Service), yaitu penyediaan software sistem ERP yang difungsikan sebagai layanan secara komprehensif. Mulai dari penyediaan infrastruktur IT berbasis cloud sehingga dapat diakses dengan mudah dari mana pun, support atau helpdesk operasional 24×7, hingga pengembangan fitur-fitur sehingga terjaga tetap up to date.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.