Hal yang Perlu Diperhatikan saat Implementasi Aplikasi E-Procurement
Sebelum munculnya implementasi sistem elektronik, pengadaan barang dan jasa (procurement) perusahaan menggunakan sistem konvensional atau manual.
Transformasi dari manual ke elektronik ini dilatarbelakangi oleh beberapa hal, misalnya, untuk meningkatkan produktivitas. Kecepatan dan transparansi atas dukungan teknologi informasi dalam proses pengadaan akan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Penyederhanaan dan pelaksanaan transaksi secara online juga akan meningkatan kecepatan transaksi pengadaan. Pemanfaatan teknologi informasi dalam transaksi pengadaan mengurangi biaya yang timbul dalam proses pengadaan.
Selain itu, transformasi ini juga untuk mengurangi adanya human error. Sajian informasi yang detail dan interaktif akan membantu mengurangi kesalahan dalam transaksi pengadaan.
Sistem e-procurement pun kian tren di dunia bisnis. Banyak aplikasi atau sistem e-procurement yang dapat ditemukan saat ini dengan ragam fitur dan kelebihan atau keunggulan masing-masing. Salah satunya Procurement System Integration (Procsi).
Procsi merupakan solusi untuk digitalisasi proses bisnis procurement yang akan mengoptimalkan produktivitas perusahaan Anda. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Oleh sebab itu, Procsi dapat menjadi solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Procsi memiliki berbagai fitur mulai dari vendor management, tender management, invoice management, cataloging material dan dashboard. Kemudahan dalam akses, kelengkapan dalam fitur adalah dua hal penting yang ditawarkan Procsi.
Namun, sebelum mengimplementasi Procsi, Anda perlu memperhatikan beberapa elemen ini ketika melakukan implementasi procurement elektronik:
- Meningkatkan kualitas sumber daya manusia
Kualitas dari sumber daya manusia adalah kunci utama yang harus Anda perhatikan. Teknologi tak dapat beroperasi tanpa campur tangan manusia, demikian juga e-procurement.
Ketika terdapat sebuah sistem yang baru, meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada di perusahaan adalah salah satu yang sangat diperlukan. Baik dari segi keahlian ataupun kesadaran terhadap proses pengadaan secara elektronik.
Pengembangan skill dan kemampuan dari sumber daya manusia akan membantu dan menentukan sukses tidaknya transformasi digital ke e-procurement. Tim e-procurement yang sukses membutuhkan sumber daya manusia yang ahli dalam mengevaluasi supplier, menyiapkan, menegosiasikan kontrak, dan memastikan produk dan layanan memenuhi spesifikasi dan standar kualitas yang ada di perusahaan.
Oleh sebab itu, penting untuk melakukan edukasi terhadap seluruh sumber daya manusia dan tim manajemen yang berkaitan. Anda juga bisa membuat training agar sumber daya manusia di perusahaan Anda lebih siap menghadapi transformasi digital ini.
- Mempersiapkan Standard Operating Procedure atau SOP
Ketika proses pengadaan barang dan jasa manual bertransformasi menjadi elektronik, Anda juga harus mempersiapkan SOP yang baru guna mendukung proses ini. SOP yang sudah ada perlu ditinjau kembali dan diperbarui sesuai dengan implementasi e-procurement dalam proses pengadaan.
Karena perubahan SOP tidak mudah, maka perlu supervisi secara menyeluruh untuk menghindari kesalahan dalam proses transformasi digital.
- Mengubah struktur dalam Perusahaan
Apabila perusahaan melakukan transformasi digital, maka seluruh struktur organisasi juga harus diubah. Struktur perusahaan harus dirancang untuk mendukung adanya sistem pengadaan barang atau jasa secara elektronik.
Misalnya, proses permintaan-approval-proses pengadaan barang harus disediakan sesuai dengan proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik.
- Menyiapkan infrastruktur yang memadai
Perusahaan yang menjalankan e-procurement memerlukan sarana teknologi dan infrastruktur yang memadai. Mulai dari komponen perangkat keras sampai dengan perangkat lunak.
Untuk menjalankan e-procurement Anda juga perlu memperhatikan proses digital transformation. Dengan begitu aplikasi e-procurement dapat berjalan dengan lancar.
- Budaya Baru di Perusahaan
Bergantinya proses pengadaan barang dan jasa manual menjadi elektronik, akan memberikan kesadaran mengenai pentingnya melakukan proses procurement yang efektif dan efisien.
Perubahan yang dilakukan ini akan menciptakan budaya atau kebiasaan yang baru di perusahaan. Sehingga perubahan teknologi, SOP ataupun struktur perusahaan dapat dilakukan dengan baik.
Inilah lima hal yang harus diperhatikan saat implementasi aplikasi e-procurement termasuk sistem Procsi. Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai e-procurement sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.