Kenali Fitur Penting yang Harus Ada dalam Sistem E-Procurement Anda

Setiap perusahaan selalu akan berusaha untuk memaksimalkan keuntungan mereka dengan meningkatkan performa operasi mereka. Salah satu upaya seperti efisiensi yang bisa dilakukan dengan menggunakan proses e-procurement bisa menjadi pilihan yang tepat dan menguntungkan.

Seiring dengan perkembangan zaman, proses procurement yang dulu sangat sulit dan rawan kesalahan sekarang bisa dilakukan dengan jauh lebih mudah dan aman. Solusinya adalah dengan menggunakan software e-procurement. 

Di antara berbagai jenisnya yang banyak bermunculan sekarang, Anda perlu jeli untuk bisa memilih fitur yang benar-benar bermanfaat untuk memudahkan proses procurement perusahaan Anda.

Daftar Fitur Penting dari Software E-Procurement

Pemilihan software yang tepat untuk proses e-procurement seharusnya bisa membantu meningkatkan produktivitas, memperbaiki kontrol pengeluaran perusahaan, membuat setiap transaksi lebih aman dan transparan, dan tentunya mengurangi risiko yang ditimbulkan dari proses procurement manual. 

Berikut adalah beberapa fitur penting yang harus ada dalam software e-procurement:

1. Sourcing 

Fitur sourcing atau pencarian sangatlah penting dalam proses e-procurement. Fitur ini akan bisa memudahkan Anda untuk bisa mencari barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan lebih efisien.

Beberapa software procurement elektronik bahkan memberikan fitur tambahan yang bermanfaat seperti pembagian barang atau jasa sesuai kategori, harga, dan lokasi. Ini bisa menghemat waktu Anda dalam mencari yang Anda butuhkan dari sekian banyak pilihan yang tersedia.

Selain itu, fitur sourcing yang baik juga seharusnya meliputi adanya katalog untuk setiap barang/jasa yang berisi informasi detail seperti nama produk, deskripsi, harga, vendor, dan sebagainya.

2. Interface yang Mudah Digunakan

Dalam prosesnya, software procurement akan digunakan oleh banyak orang di perusahaan, dan akan sangat membantu jika software yang digunakan memiliki interface yang ramah dan mudah digunakan untuk pemula sekalipun. 

Fitur ini bisa mengurangi biaya, waktu, dan tenaga yang digunakan untuk melakukan training dan pelatihan. Interface yang mudah digunakan akan bisa memastikan keseluruhan proses procurement dan transaksi Anda berjalan dengan mulus sehingga bisa menghemat waktu dan biaya.

3. Online Negotiation 

Proses procurement tidak bisa terlepas dari adanya negosiasi harga. Fitur online negotiation atau negosiasi online bisa sangat membantu Anda saat proses negosiasi harga dengan pembeli atau penjual. Melakukan negosiasi secara online akan memudahkan kedua pihak untuk bisa berdiskusi dengan aman dimana saja dan kapan saja.

4. Komunikasi dalam Software E-Procurement

Proses procurement yang masih manual biasanya masih menggunakan sistem lama yang tidak saling terhubung, sehingga akhirnya semua karyawan atau tim menyimpan data masing-masing dari tiap transaksi. Pola seperti ini menyulitkan untuk dilakukan evaluasi secara keseluruhan dan rawan sekali menyebabkan penyelewengan.

Hadirnya procurement elektronik seharusnya bisa menjadi solusi dengan cara:

• Memberikan informasi lengkap tentang pemesanan, approval, invoice, pembayaran, dan status pesanan yang bisa diakses semua orang kapan saja dan di manapun.
• Membuat penjual bisa mengakses dan meng-update sendiri informasi di katalog.
• Menjadikan data hanya perlu dimasukkan satu kali di sistem dan langsung bisa berlaku secara keseluruhan.
• Menyediakan sistem approval yang mudah diakses dan fleksibel sehingga bisa disesuaikan dengan struktur organisasi tiap perusahaan.

Fitur all-in-one seperti ini akan bisa meningkatkan komunikasi dari semua orang di perusahaan yang terlibat dalam proses procurement, termasuk karyawan atau anggota tim, manajer, dan pimpinan perusahaan. Semua orang bisa mengakses setiap tahapan proses procurement sesuai dengan jabatan dan otorisasinya, sehingga secara keseluruhan proses procurement akan berjalan dengan lebih simple dan transparan.

5. 3 Way Matching 

Fitur 3 way matching ini sangat penting untuk bisa memastikan proses procurement berjalan aman dan transparan bagi semua pihak. Software e-procurement dengan fitur ini akan memastikan 3 tahapan penting proses procurement berjalan dengan lancar, yaitu:

• Pembayaran sesuai harga yang sudah disepakati.
• Pengiriman barang oleh penjual.
• Pemberian dan penerimaan invoice.

Selain itu, semua proses juga dijalankan secara otomatis dan up-to-date oleh sistem sehingga bisa meningkatkan akurasi, mengurangi human error, menghemat waktu, dan membuat semua siklus proses procurement bisa berjalan dengan lebih efisien.

6. Bid & Auction

Sebelum melakukan transaksi, penting untuk sebelumnya mencapai harga yang disepakati pihak penjual dan pembeli. Fitur bid & auction ini akan bisa membantu kedua pihak untuk mendapatkan harga yang terbaik melalui proses lelang. Pada akhirnya kesepakatan pun akan lebih mudah dibuat dan proses procurement bisa berjalan dengan lebih cepat.

Setiap software e-procurement seharusnya sudah memiliki standarnya tersendiri untuk bisa menilai pembeli dan penjual yang berkualitas. Ini bisa memastikan kedua pihak bisa melakukan negosiasi harga dengan lebih baik dan menghasilkan transaksi yang lebih aman.

7. Budget Management

Melakukan manajemen penggunaan budget yang tersedia merupakan salah satu yang terpenting dalam proses procurement. Software e-procurement yang baik bisa membantu proses pengaturan budget ini dengan lebih efisien dengan berbagai fitur seperti audit, budget control, dan pengeluaran atau transaksi yang bisa dipantau secara otomatis oleh semua pihak yang terlibat.

Fitur ini bisa memperkecil risiko terjadinya masalah dengan menyesuaikan pengeluaran sesuai dengan prioritas dan kemampuan perusahaan, sehingga semua keputusan yang dibuat bisa lebih bijaksana dari segi budget.

8. Custom Approval 

Fitur ini membuat Anda bisa bebas mengatur tingkat approval sesuai dengan tipe dan nominal pengadaan yang sesuai dengan compliance perusahaan. Tidak semua software e-procurement memiliki fitur penting yang satu ini.

9. Integrasi dengan Software Lain 

Untuk membantu kelancaran proses procurement, ada kemungkinan Anda akan menggunakan software lain, misalnya software sistem akuntansi dan sistem penyimpanan cloud. Akan sangat menghemat waktu dan tenaga jika semua software yang Anda gunakan ini bisa terhubung satu sama lain.

Platform e-procurement yang mudah terintegrasi dengan software lain bisa mengurangi risiko terjadinya human error. Semua data transaksi data Anda juga akan bisa aman tersimpan dan bisa bebas untuk diolah seperti dilihat history-nya, disinkronkan, ataupun di-update.

Pada akhirnya, memilih software yang tepat untuk bisnis Anda adalah proses penting yang butuh kehati-hatian. Berbagai fitur penting di atas bisa membantu Anda untuk mempertimbangkan berbagai opsi dan memilih pilihan yang terbaik.

Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.