Ketahui Cara Kerja Aplikasi e-Procurement, Digitalisasi Proses Pengadaan
Sebagai pemilik bisnis kita tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah e-Procurement. E-Procurement merupakan sebuah digitalisasi proses pengadaan sehingga memperoleh produk atau layanan dengan harga terbaik dari vendor yang terbaik pula. Melalui penggunaan aplikasi, unit kerja yang melakukan pengelolaan pengadaan dapat mengatur proses pembelian barang/jasa dengan lebih mudah. Adapun proses-proses ini meliputi negosiasi kontrak, penetapan pedoman atau batasan seputar anggaran, pengeluaran, dan sebagainya. Lantas bagaimana cara kerja proses e-Procurement ini?
Secara umum adanya teknologi e-procurement dapat menghilangkan praktik manual yang melelahkan seperti Auctions dan Tenders manual, bertukar kontrak dengan pemasok dan mengisi daftar rincian kebutuhan.
Proses kerja aplikasi ini nantinya akan menghubungkan berbagai entitas dan seluruh proses pengadaan melalui satu platform yang terpusat. Dalam aplikasi ini, nantinya akan melibatkan pemasok dalam hal menghimpun informasi terkait kebutuhan yang dapat disediakan oleh pemasok.
Meskipun fungsi dan fitur yang tersedia bervariasi tergantung pada penyedia layanan aplikasi, perangkat lunak satu ini dapat tetap menjadi rujukan aplikasi yang dapat menyederhanakan proses pengadaan dan menghilangkan aktivitas manual atau berbasis kertas. Pemilik bisnis atau yang berkepentingan dalam proses pengadaan ini juga dapat menentukan item mana yang akan tersedia untuk pengguna, mengontrol siapa yang dapat melihat informasi anggaran, mengontrol siapa yang dapat menyetujui permintaan pembelian, dan mengontrol siapa yang dapat melihat dan membayar faktur.
Setelah proses penyetujuan atas kerjasama pengadaan barang/jasa, perangkat lunak e-Procurement ini tetap akan membantu proses pelacakan transaksi yang terpusat dan proses pelaporan akan lebih sederhana. Penggunaan aplikasi yang terpusat ini akan membantu kepatuhan pemasok terhadap kontrak yang berjalan dan membantu mempersingkat siklus pengadaan.
Karena departemen pengadaan dibebaskan dari tugas manual, departemen pengadaan dapat mengalihkan sumber daya ke aktivitas lain sehingga pekerjaan jauh lebih cepat. E-procurement juga memberikan pelaporan tren dan metrik pengadaan yang lebih baik, serta meningkatkan visibilitas ke pengeluaran pengadaan perusahaan.
Karena semua informasi terpusat, manajemen perusahaan atau pemangku kepentingan dapat dengan mudah mengaksesnya untuk meningkatkan pengambilan keputusan. Dengan demikian meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proses dan memungkinkan kontrol yang lebih baik atas fungsi pengadaan.
Sudahkah Anda tertarik dengan proses yang ditawarkan dengan digitalisasi pengadaan yang jauh lebih praktis ini? SISI kini telah meyediakan aplikasi PROCSI untuk memenuhi kebutuhan operasional pengadaan Anda. Apabila Anda ingin mengetahui informasi lebih lengkap terkait dengan layanan yang satu ini, hubungi kami segera dan konsultasikan kebutuhan Anda!