Langkah Sukses Implementasi Performance Improvement Plan yang Tepat Sasaran
Setiap perusahaan memiliki ambisi tinggi untuk mendapat karyawan yang bekerja secara produktif dan mencapai target. Untuk mewujudkan hal tersebut, Performance Improvement Plan (PIP) menjadi kunci strategis.
PIP adalah sebuah rencana tindakan kinerja karyawan. Dalam bentuk dokumen, PIP mengidentifikasi bidang-bidang di mana seorang karyawan kurang dan apa yang dapat mereka lakukan untuk memperbaiki kembali performanya.
Tujuan utama dari PIP adalah untuk mengenali masalah kinerja, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan membantu karyawan dalam mengembangkan keterampilan serta pengetahuan yang dibutuhkan untuk mencapai standar kinerja yang diharapkan.
Biasanya, PIP dimulai dengan peninjauan analisis mengenai kelebihan dan kekurangan yang mungkin akan terjadi. Apabila karyawan benar-benar sudah berada di titik kritis, barulah PIP bisa diterapkan. Setelah HR meninjau PIP, langkah selanjutnya HR juga membuat draf perencanaan. Draf ini akan memuat apa saja orientasi yang perlu dipenuhi.
Ketika draf telah difinalisasi, saatnya masuk ke sesi pelaksanaan. HR dapat menilai performa karyawan secara cermat di tahap ini. Implementasi PIP juga perlu diawasi oleh manajemen perusahaan. Terakhir, ketika PIP selesai dilaksanakan, maka manajemen dapat mengadakan pertemuan dengan karyawan terkait. Hal ini dilakukan untuk menyimpulkan dan mengevaluasi hasil dari aktivitas tersebut.
Agar penerapan PIP dapat berjalan efektif, PIP harus ditulis dan dipersiapkan dengan sempurna. Berikut cara untuk mengimplementasikan PIP agar tepat sasaran:
- Identifikasi performa yang dapat diterima
Tentukan performa kinerja yang realistis dan dapat diukur dengan jelas. Perjelas di mana tepatnya karyawan tersebut memiliki nilai kurang, misalnya perilakunya dan juga kinerjanya. Alih-alih melakukan PIP dengan mendadak kepada karyawan, adakan pertemuan khusus untuk membahas masalah kinerja.
- Tentukan tujuan yang terukur
Gunakan kerangka kerja SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan TIme-Bound) untuk menentukan tujuan yang harus dicapai oleh karyawan. Rencana tujuan yang memenuhi elemen-elemen SMART akan lebih mudah dicapai dan dimengerti oleh karyawan.
- Berikan dukungan yang tepat
Inti dari PIP adalah membantu karyawan menjadi lebih baik agar perusahaan dapat tetap mempertahankan mereka. Maka dari itu, HR harus mengetahui cara memberi dukungan untuk karyawan yang tepat, baik itu berbentuk pelatihan, pembinaan, atau penggunaan sumber daya tambahan.
- Tetapkan jadwal check-in yang teratur
Melakukan check-in regular memungkinkan karyawan untuk menyuarakan keresahan maupun kesulitan yang sedang mereka hadapi. Maka dari itu, seorang pemimpin tim harus dapat merangkul seluruh anggota timnya dengan menentukan frekuensi pertemuan untuk memberikan feedback dari masing-masing pekerjaannya.
- Komunikasikan konsekuensi dengan jelas jika tujuan PIP tidak tercapai
Ketika karyawan dihadapkan dengan tes PIP, seringkali mereka khawatir dan panik karena bisa saja mereka menganggap PIP adalah tanda bahwa mereka akan segera dipecat. Penting bagi HR untuk kembali memperjelas tujuan PIP, yakni bukanlah ancaman pemecatan, tetapi kesempatan untuk memperbaiki performa.
Implementasi dari PIP yang berjalan baik mampu memberi banyak manfaat bagi karyawan maupun perusahaan. Bagi karyawan, PIP dapat memberi pandangan yang jelas tentang area yang perlu diperbaiki dan langkah untuk memperbaikinya. PIP bagi karyawan lebih efektif dibanding review biasa.
Bagi perusahaan, PIP dapat menjadi bentuk tanggung jawab terhadap karyawan. Karyawan sadar harus memenuhi harapan dan menghadapi tindakan disipliner. Hal ini berkontribusi pada budaya kerja yang positif di mana karyawan yang bekerja keras akan merasa dihargai. Selain itu, PIP juga menghemat waktu dan uang. Perusahaan dapat menghindari biaya terkait pemecatan pekerja serta biaya untuk perekrutan karyawan baru.
Untuk penerapan PIP yang efektif, dukungan teknologi informasi seperti aplikasi sangat membantu, salah satunya dengan menggunakan FORCA HR. Aplikasi Human Resource Management dari SISI ini dirancang untuk membantu bisnis mengelola karyawan serta melayani kebutuhan mereka. Salah satu fitur FORCA HR, yakni Performance Management pada modul Advance Employee, memberi bisnis kesempatan untuk mengukur, memantau, dan mengelola performa dari karyawan. FORCA HR bisa digunakan terutama untuk merencanakan implementasi PIP sesuai target sasaran. Cari tahu informasi lebih lengkap mengenai aplikasi ini dengan hubungi kami segera!