Manfaat E-Sourcing pada E-Procurement Procsi demi Proses Bisnis yang Transparan
Sourcing adalah kegiatan yang dilakukan untuk menemukan sumber barang atau jasa yang dibutuhkan dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Sourcing juga merupakan sub-bagian dalam suatu proses pengadaan atau procurement.
Tahapan awal dari kegiatan procurement secara konvensional atau purchasing biasanya dilakukan dengan cara menetapkan barang atau jasa yang hendak dibeli. Lalu dilanjutkan dengan proses pencarian vendor atau penyedia barang dan jasa yang dapat mensuplai kebutuhan tersebut dengan harga terendah.
Sebelum adanya transformasi digital dalam proses pengadaan barang dan jasa, para supplier umumnya menawarkan produk mereka secara online melalui website perusahaan ataupun melalui iklan. Namun, cara tersebut kurang efektif dan efisien karena biaya yang dibutuhkan lebih banyak tetapi hasil yang diperoleh juga belum tentu sesuai dengan keinginan perusahaan.
Dengan ada perkembangan teknologi, proses sourcing kini bisa dilakukan secara online atau menggunakan aplikasi (e-sourcing). Hal ini tentu bermanfaat untuk penyedia barang dan jasa serta bagi mereka yang mencari barang atau jasa.
Tahapan yang dapat dilakukan menggunakan e-sourcing ini mencakup identifikasi dan kualifikasi vendor, penawaran, pemilihan satu atau lebih pemasok, dan kontrak untuk membeli barang atau jasa.
Kini perusahaan dapat memproses penawaran secara elektronik (melalui e-auctions) dari pemasok yang berbeda serta membandingkan hasilnya, sebelum nantinya Anda memutuskan apa yang akan dibeli, barangnya dari siapa, serta berapa harganya.
E-sourcing memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah memeriksa pemasok berbeda, yang menawarkan harga kompetitif serta produk berkualitas tinggi dari seluruh penjuru dunia.
Di beberapa industri, termasuk kontrak usaha dari pemerintah dan komersial, proses tender digunakan untuk mengajukan penawaran dan memilih vendor. E-sourcing dapat digunakan untuk proses tender tersebut.
Untuk memahami proses dalam e-sourcing, berikut langkah-langkah atau tahapan yang terdapat dalam proses e-sourcing, sebagai berikut:
- Menentukan spesifikasi dan persyaratan kontrak pembelian;
- Membuat dan mendistribusikan kuesioner RFI, RFP, atau RFQ kepada pemasok;
- Menyimpan semua dokumen e-sourcing yang dikirim dan diterima secara terpusat melalui portal online;
- Pre-qualifying suppliers;
- Menyelenggarakan e-auctions, jika ada;
- Meninjau tawaran kompetitif dari pemasok yang memenuhi syarat;
- Melakukan analisis dan evaluasi vendor;
- Bernegosiasi dengan pemasok dan memeriksa referensinya;
- Berkomunikasi dengan pemasok potensial;
- Memilih pemasok untuk melakukan kontrak pembelian;
- Membuat kontrak;
- Mengirim kontrak atau pesanan pembelian ke pemasok yang terpilih;
- Meninjau analisis pembelanjaan otomatis menurut vendor dan kategori pembelian;
- Mempertahankan rantai pasokan dan manajemen hubungan dengan pemasok;
- Melakukan evaluasi vendor pasca kontrak.
Manfaat E-Sourcing dalam E-Procurement
- Transparansi
Tahapan e-sourcing dalam proses e-procurement memiliki manfaat yang besar bagi sebuah perusahaan, salah satunya, lebih transparan. Misalnya, hubungan pemasok dan klien akan lebih transparan, karena dengan menggunakan portal atau perangkat lunak online e-sourcing, informasi mengenai barang, waktu pengiriman, status, harga dan lainnya, akan tersedia dengan baik.
E-sourcing juga memainkan peran penting dalam hal administrasi yang mana akan lebih teratur. Misalnya, dokumen atau informasi mengenai barang yang Anda beli, semuanya akan disimpan di satu tempat. Hal ini akan memudahkan Anda saat melakukan audit.
- Kepatuhan pada Sistem
Selain itu, sistem e-sourcing yang transparan ini juga akan membuat kepatuhan pada prosedur peraturan menjadi lebih mudah, dengan informasi mengenai bagaimana pemasok atau vendor dipilih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya
Selanjutnya, manfaat lain e-sourcing bagi perusahaan yaitu dapat meningkatkan efisiensi serta hemat waktu. Dengan bantuan perangkat lunak ini, e-sourcing bisa mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses tender. Dalam hal ini, waktu yang dihabiskan dalam memberi kontrak kepada para pemasok semakin singkat.
Terakhir, penggunaan e-sourcing dapat menghemat biaya. Penghematan yang dimaksud lantaran adanya akses ke kumpulan pemasok yang lebih luas, penawaran serta negosiasi pun menjadi lebih kompetitif. Hingga kemudian akan menghasilkan penemuan harga yang cukup efisien bagi perusahaan Anda.
Itulah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari menggunakan e-sourcing bagi perusahaan Anda. Jika tertarik, Anda bisa menggunakan Procsi sebagai aplikasi dan software pengadaan untuk mempermudah segala keperluan perusahaan Anda.
Procurement System Integration atau Procsi merupakan solusi end-to-end untuk digitalisasi proses pengadaan barang dan jasa dalam bisnis Anda. Hal ini guna mengoptimalkan produktivitas perusahaan melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, digital, interaktif, dan terintegrasi.
Procsi juga menyediakan modul terkait vendor management, tender management, expediting management, invoice management dan dashboard. Selain modul, aplikasi Procsi juga menyediakan fitur-fitur penting yang dapat mendukung proses pengadaan barang dan jasa.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau procurement atau e-sourcing sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan dan transparan, silakan klik di sini.